Zurück zum Blog
Blog
Vereinsheim vermieten: Nutzungsgebühr, Kaution, Reinigungspauschale und wie ihr das Geld wirklich bekommt
Dispoly Team
Beende das Buchungschaos, noch heute.
30 Tage kostenlos testen. Keine Kreditkarte erforderlich.
Blog
30 Tage kostenlos testen. Keine Kreditkarte erforderlich.
Der Termin läuft prima. Ein Mitglied hat das Vereinsheim für den 60. Geburtstag seines Vaters gebucht, 40 Gäste, alles bestens. Drei Wochen später sitzt der Kassenwart über den Belegen und stellt die Frage, die im Ehrenamt am unangenehmsten ist: „Sagt mal, sind die 80 Euro dafür eigentlich je angekommen?“
Niemand weiß es. Der Schlüssel wurde am Freitagabend übergeben, da war von Geld keine Rede, und hinterher hat sich keiner getraut zu fragen.
Bei der Vermietung von Vereinsräumen scheitert es selten an der Frage, ob man Geld nehmen darf. Es scheitert daran, dass das Einsammeln im Ehrenamt sozial unangenehm ist. Man kennt sich, man will nicht kleinlich wirken, und am Ende zahlt der Verein die Heizkosten.
Eine Vermietung besteht selten aus einer einzigen Zahl. Bewährt hat sich eine Aufteilung in vier Posten.
Die Nutzungsgebühr ist der Kern, gestaffelt nach Mitglied und Nichtmitglied. Eine Staffelung ist fair und gleichzeitig ein Argument für die Mitgliedschaft. Viele Vereine nehmen von Mitgliedern deutlich weniger oder für kleine Anlässe gar nichts.
Die Reinigungspauschale vermeidet den meisten Ärger. Entweder wird sauber übergeben, oder es kostet. Das ist ehrlicher als die übliche Variante, bei der der Platzwart am Sonntagmorgen schweigend den Boden wischt und sich ärgert.
Die Kaution deckt Schäden und die Schlüsselrückgabe ab. Wichtig ist weniger die Höhe als die Klarheit: Wann wird sie zurückgezahlt, wer entscheidet über Abzüge, und bis wann muss der Schlüssel zurück sein.
Die Nebenkosten werden fast immer vergessen. Eine Feier im Januar mit voller Heizung kostet euch ein Vielfaches einer Feier im Juni. Entweder ihr rechnet das ein, oder ihr staffelt nach Saison.
Der häufigste Fehler ist, zu schauen, was der Nachbarverein nimmt. Rechnet stattdessen von euren echten Kosten hoch.
Nehmt die jährlichen Betriebskosten des Vereinsheims: Heizung, Strom, Wasser, Versicherung, Reinigung, Instandhaltung und anteilig die Abschreibung fürs Inventar. Teilt das durch die Zahl der realistisch vermietbaren Tage im Jahr. Das sind nicht 365, sondern eher die Wochenenden, die nicht ohnehin durch den Vereinsbetrieb belegt sind. Das Ergebnis ist eure Untergrenze. Darunter zahlt der Verein bei jeder Vermietung drauf.
Was ihr darüber hinaus verlangt, ist eine Entscheidung und keine Rechnung, und die trifft die Mitgliederversammlung, nicht der Vorstand allein. Schreibt das Ergebnis in eine Nutzungsordnung und veröffentlicht sie. Sobald die Preise öffentlich und für alle gleich sind, muss niemand mehr verhandeln, und die meisten Diskussionen erledigen sich von selbst.
Bar bei der Schlüsselübergabe. Funktioniert, solange sich alle erinnern. Es gibt aber keinen Beleg, keinen Nachweis, wer wie viel gezahlt hat, und das Geld liegt bis zur nächsten Vorstandssitzung in irgendeiner Jackentasche. Für den Kassenwart ist das die unangenehmste Variante.
Rechnung und Überweisung. Sauber dokumentiert, aber jemand muss die Rechnung schreiben, und jemand muss nachhaken, wenn nach vier Wochen nichts kommt. Mahnen unter Vereinskameraden macht niemand gern, und deshalb bleibt Geld liegen.
Bezahlung direkt bei der Buchung. Wer bucht, zahlt, und zwar im selben Vorgang, bevor der Termin überhaupt feststeht. Damit gibt es nichts mehr nachzuhalten: kein Nachhaken, kein unangenehmes Gespräch, und der Kassenwart sieht jederzeit, was eingegangen ist.
Seit dem August-Release könnt ihr Preise direkt an eure Ressourcen hängen und das Geld bei der Buchung einsammeln.
Preise legt ihr pro Ressource fest, als Festpreis, pro Stunde oder pro Tag. Der Preis steht auf der Buchungsseite, und während jemand den Zeitraum auswählt, läuft die Gesamtsumme live mit. Niemand bucht mehr, ohne zu wissen, was es kostet.
Wie kassiert wird, entscheidet ihr pro Buchungsseite. Bei Zahlung vor Ort oder per Rechnung sieht der Gast den Preis und bezahlt wie gehabt, bar bei der Übergabe oder per Überweisung. Dafür ist keinerlei Einrichtung nötig und es kostet euch nichts. Der Unterschied zu heute: Der Betrag steht verbindlich in der Buchung, und ihr hakt Barzahlungen mit einem Klick als erhalten ab.
Bei Kartenzahlung zahlt der Gast direkt beim Buchen. Das Geld geht unmittelbar auf euer Vereinskonto, Dispoly hält es zu keinem Zeitpunkt, und auf der Kartenabrechnung eurer Gäste steht euer Vereinsname statt unserem. Dafür braucht ihr einmalig ein Stripe-Konto. Die Einrichtung führt euch in drei Schritten durch und sagt jeweils, was noch fehlt.
Bei Vereinsheimen muss meistens erst der Vorstand zustimmen. Für genehmigungspflichtige Buchungen lässt sich die Zahlung deshalb aufschieben: Der Gast bekommt den Zahlungslink erst nach eurer Freigabe. So bezahlt niemand für einen Termin, den ihr am Ende ablehnt.
Für den Kassenwart gibt es den Bereich Umsätze mit bezahlten Beträgen, offenen Posten und Erstattungen, dazu Monatswerte, Filter und Export nach CSV oder Excel. Damit landet die Vermietung ohne Abtippen in der Vereinsbuchhaltung.
Wird eine online bezahlte Buchung storniert oder abgelehnt, stößt Dispoly die vollständige Erstattung der Kartenzahlung an. Unseren Anteil erstatten wir mit; die ursprüngliche Bearbeitungsgebühr von Stripe bleibt bei euch. Gäste können eine bezahlte Buchung selbst stornieren, wenn ihr das an der Buchungsseite erlaubt. Wie ihr Frist und Erstattung einstellt, steht im Beitrag Buchung absagen ohne Anruf.
Zahlung vor Ort und per Rechnung ist kostenlos. Für Kartenzahlungen behalten wir 4 % pro Transaktion ein, ab dem Business-Tarif 1,5 %, dazu kommen die Gebühren von Stripe. Es gibt keine Grundgebühr und keinen Mindestumsatz. Wenn ihr dreimal im Jahr vermietet, zahlt ihr auch nur dafür. Alle Zahlen stehen auf der Preisseite.
Preise sind nur die halbe Miete. Wie ihr die Belegung selbst in den Griff bekommt, steht in unserem Leitfaden Vereinsheim-Buchung organisieren. Warum sich Doppelbuchungen technisch ausschließen lassen, steht in 5 Regeln für geteilte Ressourcen. Und wenn ihr Gastdaten erhebt, bei Vermietung an Externe unvermeidlich, lohnt vorher ein Blick auf DSGVO bei Buchungsdaten.
Ihr könnt Dispoly 30 Tage kostenlos und ohne Zahlungsdaten testen. Preise anlegen und die Buchungsseite scharf schalten dauert keine halbe Stunde, und beim nächsten 60. Geburtstag muss niemand mehr nachrechnen, ob die 80 Euro angekommen sind. Mehr dazu auf der Seite für Vereine.