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„Wir müssten mal ein Fahrtenbuch führen.“ Der Satz fällt in Betrieben regelmäßig, meistens direkt nachdem ein Bußgeldbescheid aufgetaucht ist, den niemand zuordnen kann. Gemeint ist dann fast immer etwas Einfacheres: wissen, wer das Fahrzeug hatte und mit welchem Stand es zurückkam.
Es lohnt sich, die beiden Fragen auseinanderzuhalten, die ein sauberer Nutzungsnachweis beantwortet: wer das Fahrzeug hatte und mit welchem Kilometerstand es zurückkam. Und dann gibt es noch ein Fahrtenbuch, das ihr gar nicht erst haben wollt.
1. Wer hatte das Fahrzeug? Das ist die Halterfrage. Wenn ein Bußgeld kommt, ein Kratzer auftaucht oder ein Unfall geklärt werden muss, braucht ihr eine belastbare Zuordnung von Fahrzeug, Zeitraum und Person. Dafür braucht ihr einen nachvollziehbaren Nutzungsnachweis.
Hier kommt das Fahrtenbuch ins Spiel, das niemand haben will. Lässt sich nach einem Verkehrsverstoß nicht feststellen, wer gefahren ist, kann die zuständige Behörde dem Halter nach § 31a StVZO ein Fahrtenbuch auferlegen. Dann gehören für jede einzelne Fahrt vorher Name, Vorname und Anschrift der fahrenden Person, das Kennzeichen sowie Datum und Uhrzeit des Beginns hinein, nach der Fahrt Datum und Uhrzeit mit Unterschrift. Ein Nutzungsnachweis mit einem Namen an jeder Fahrt hilft, die Frage nach dem Fahrer zu beantworten, bevor es so weit kommt.
2. Wie viele Kilometer sind gelaufen? Das ist die Betriebsfrage: Wartungsintervalle, Leasing-Kilometergrenzen, Kostenverteilung auf Abteilungen. Dafür genügt der Kilometerstand bei Übernahme und Rückgabe, erfasst von der Person, die ohnehin gerade im Fahrzeug sitzt.
Damit beide Fragen dauerhaft beantwortet sind, braucht ihr weniger, als man denkt, aber es muss verlässlich sein:
In einer früheren Fassung dieses Beitrags haben wir empfohlen, den Kilometerstand als Pflichtfeld ins Buchungsformular zu legen. Das war ein Behelf, und zwar ein schwacher: Beim Buchen weiß niemand, mit welchem Stand das Fahrzeug zurückkommt. Seit September 2026 hat Dispoly dafür eine eigene Funktion. Sie heißt Übernahme & Rückgabe und bringt Zähler mit, die sich von Buchung zu Buchung fortschreiben.
Admins richten die Funktion auf der Detailseite der Ressource ein, im Abschnitt „Übernahme & Rückgabe“. Für Fahrzeuge gibt es die Vorlage „Fahrtenbuch“ mit Kilometerstand, Fahrer/in, Fahrtzweck, Tankfüllung, „Getankt?“ und Schäden / Bemerkungen. Der Kilometerstand ist darin schon als Pflichtfeld angelegt. Anpassen lässt sich danach alles. Es gibt die Feldtypen Text, Zahl, Auswahl und Zähler. Jedes Feld wird bei der Übernahme, bei der Rückgabe oder bei beidem abgefragt, optional oder als Pflicht. Die Kostenstelle legt ihr zum Beispiel als Auswahlfeld bei der Übernahme an. Pro Fahrzeug sind bis zu 20 Felder möglich, davon bis zu 8 Zähler. Schäden haltet ihr als Text fest. Fotos und Unterschriften erfasst Dispoly nicht.
Den aktuellen Tachostand tragt ihr gleich beim Einrichten des Zählers ein. Habt ihr mehrere gleiche Fahrzeuge, richtet ihr eines ein und holt die Einstellungen mit „Von Ressource kopieren“ auf die übrigen.
An jeder Buchung stehen die Buttons „Übernahme“ und „Rückgabe“: auf dem Dashboard, in der Reservierungstabelle und auf der Seite der Ressource. Erfassen darf jedes Mitglied der Organisation, nicht nur die Person, die gebucht hat. Gespeichert wird der Name dessen, der einträgt, und das Feld „Fahrer/in“ ist damit vorbelegt.
Gäste, die über eine öffentliche Buchungsseite gebucht haben, brauchen dafür kein Konto. Sie bekommen einen Link in der Bestätigungsmail, in der Freigabemail und in der Erinnerung 24 Stunden vor Beginn und erfassen im Browser, ohne App und ohne Login. Der Link funktioniert bis 90 Tage nach Buchungsende.
Weil Dispoly den letzten Stand kennt, rechnet es die Differenzen je Fahrt und je Monat selbst aus. Passt der Stand bei einer Übernahme nicht zur letzten Rückgabe, erscheint die Lücke im Logbuch als Kilometer „ohne Buchung“. So fällt auf, wenn ein Fahrzeug bewegt wurde, ohne dass jemand gebucht hat. Korrigieren dürfen die erfassende Person, die buchende Person und Admins. Der ursprüngliche Wert bleibt dabei sichtbar.
Nicht jede Fahrt hat eine Buchung. Für die spontane Fahrt in die Werkstatt, einen korrigierten Stand oder den Einsatz bei der Feuerwehr gibt es zwei Wege:
Beide Wege landen im Logbuch mit der Markierung „Ohne Buchung“. Hängt am Schlüsselbrett schon der QR-Code zur Buchungsseite, beschriftet beide Aushänge eindeutig, sonst scannt jemand den falschen.
Wie verbindlich die Erfassung sein soll, stellt ihr pro Fahrzeug unter „Verbindlichkeit“ ein:
Eine Buchungssperre gibt es in keiner Stufe. In den Reservierungen zeigt der Tab „Übergaben“ Admins, was heute abgeholt wird, was unterwegs oder überfällig ist und wo Rückgabe oder Übernahme fehlen. Von dort erfasst ihr stellvertretend, kopiert den Gast-Link oder stoßt mit „Jetzt erinnern“ eine Erinnerung an. Die Karte „Übergaben“ auf dem Dashboard sehen alle Mitglieder.
Jedes Fahrzeug hat ein Logbuch mit Monatsauswahl. Pro Zähler zeigt es den Stand am Monatsende, die Differenz im Monat und die Zahl der Fahrten. Darunter stehen die einzelnen Einträge mit Markierungen wie korrigiert, nachgetragen, storniert, per Link und ohne Buchung.
Exportiert wird als CSV oder Excel, für ein Fahrzeug oder für alle, jeweils für einen Monat. Pro Buchung gibt es eine Zeile, Einträge ohne Buchung bekommen eigene Zeilen. Je Zähler stehen Übernahme, Rückgabe, Differenz und Differenz ohne Buchung nebeneinander, dazu kommt eine Spalte „Fahrer/in“. Die Zahlen kommen als echte Zahlen an, auch im deutschen Excel. Der Reservierungsexport zeigt zusätzlich „Übernommen am“, „Zurückgegeben am“ und ob das Logbuch vollständig ist, der Ressourcenexport den aktuellen Stand je Zähler.
Übernahme & Rückgabe ist in allen Tarifen enthalten, auch im Starter-Tarif, ohne Aufpreis.
| Frage | Was ihr braucht | Mit Dispoly |
|---|---|---|
| Wer hatte das Fahrzeug? | Fahrzeug, Zeitraum und Person in einem Datensatz | Ja: Buchung plus Name bei Übernahme und Rückgabe |
| Wie viele Kilometer sind gelaufen? | Stand bei Übernahme und Rückgabe | Ja: Zähler mit Differenz je Fahrt und Monat, Export als CSV oder Excel |
| Fahrtenbuchauflage nach § 31a StVZO | Name, Anschrift, Uhrzeiten und Unterschrift je Fahrt | Nein, Unterschriften gibt es in Dispoly nicht |
Für die allermeisten Fuhrparks mit Poolfahrzeugen sieht die sinnvolle Reihenfolge so aus:
Wie das im Alltag aussieht, zeigen die Seiten Fahrtenbuch für Poolfahrzeuge und Übergabeprotokoll für geteilte Ressourcen. Den ganzen Fuhrpark mit Anhängern und Geräten deckt die Seite für Fuhrparks ab, geteilte Dienstwagen die Seite für Firmenwagen. Für die organisatorische Seite des Poolmodells lohnt der Beitrag Poolfahrzeuge verwalten.
Ihr habt schon eine Kilometerliste in Excel? Der kostenlose Kilometer-Check zeigt, wo darin Kilometer ohne Eintrag stecken. Wie die Erfassung per QR-Code am Fahrzeug Schritt für Schritt läuft, steht im Beitrag Kilometerstand per QR-Code erfassen.
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