Für Fuhrparks & Poolfahrzeuge
Poolfahrzeuge für dein Team. Verteilt per Kalender statt per Schlüsselkasten-Roulette.
Dispoly gibt jedem Poolfahrzeug einen Live-Kalender: Kolleginnen und Kollegen buchen per Link oder QR-Code am Schlüsselkasten und tragen bei Übernahme und Rückgabe den Kilometerstand ein. Daraus entsteht das Fahrtenbuch je Fahrzeug.
Kein Vertrag. Keine Einrichtungsgebühren. 30 Tage kostenlos testen.
Kommt dir bekannt vor?
Alltag rund um den Fuhrpark
Der Schlüssel ist weg, das Auto auch
Wer den Transporter hat, weiß nur der Schlüsselkasten, und der sagt nichts.
Die Fahrzeugliste in Excel
Die Belegung lebt in einer geteilten Tabelle, die drei Leute pflegen und der niemand vertraut.
Fahrten ohne Nachweis
Kilometerstand, Fahrer und Zweck stehen nirgends, bis die Abrechnung kommt.
Die Lösung
So verwalten Teams ihre Poolfahrzeuge mit Dispoly
Verfügbarkeit in Echtzeit
Jede Buchung ist sofort sichtbar. Doppelbuchungen sind technisch unmöglich.
Fahrtenbuch je Fahrzeug
Das Logbuch zeigt je Monat den Kilometerstand am Monatsende, die gefahrenen Kilometer und die Zahl der Fahrten. Der Export als CSV oder Excel liefert je Fahrt Fahrer/in, Zeitraum, Differenz und Fahrtzweck.
QR-Code am Schlüsselkasten
Ein QR-Code am Schlüsselkasten oder im Fahrzeug. Scannen, Verfügbarkeit sehen, buchen.
Mehrere Standorte
Bilde Niederlassungen als Standorte ab und gib jedem Standort seine eigene Buchungsseite.
Übernahme & Rückgabe mit Kilometerstand
Bei der Übernahme ist der letzte Kilometerstand vorbelegt, bei der Rückgabe steht die gefahrene Strecke sofort da. Gäste ohne Konto tragen über den Link aus ihrer Buchungs-E-Mail ein. Fehlt eine Rückgabe, erinnert Dispoly auf Wunsch per E-Mail.
Mehr zum Thema: Fahrtenbuch für Poolfahrzeuge · Kilometerstand & Zählerstände erfassen · Übergabe- & Rückgabeprotokoll · Fahrtenbuch-Vorlage (kostenlos) · Belegungs-Check (kostenlos) · Nutzungsvereinbarung Poolfahrzeug (kostenlos)
Auch für ähnliche Branchen: Dienstwagen & Firmenwagen · Stadtwerke & Eigenbetriebe · Pflegedienste & ambulante Pflege
In 10 Minuten startklar
Kein Flottenmanagement-Projekt nötig
Dispoly läuft im Browser und braucht keine Telematik und keine Installation. Fahrzeuge anlegen, Link teilen, fertig.
So funktioniert's
Vom Schlüsselkasten zum Kalender, an einem Nachmittag
Fahrzeuge einmal anlegen
Leg jedes Auto, jeden Transporter und jeden Anhänger mit Kennzeichen und Standort an. Wenn ihr schon eine Liste führt, lade die CSV- oder Excel-Datei hoch. Kategorien und Standorte entstehen automatisch.
Festlegen, was bei Übernahme und Rückgabe erfasst wird
Richte am ersten Fahrzeug die Vorlage „Fahrtenbuch“ ein und trag den aktuellen Kilometerstand gleich mit ein, dann ist schon die erste Übernahme vorbelegt. Die übrigen Fahrzeuge bekommen die Felder per „Von Ressource kopieren“, den jeweiligen Kilometerstand trägst du dazu ein. Pro Fahrzeug legst du fest, was Pflicht ist und ob Dispoly an fehlende Rückgaben erinnert. Eine Kostenstelle ergänzt du als eigenes Feld, dann steht sie im Export neben den Kilometern.
Den Link dorthin bringen, wo die Schlüssel hängen
Teile den Buchungslink dort, wo euer Team ohnehin hinschaut, und drucke den QR-Code für den Schlüsselkasten. Kollegen scannen, sehen was frei ist, und buchen. Niemand legt ein Konto an.
Freigeben oder laufen lassen
Entweder bestätigen sich Buchungen selbst, oder die Disposition gibt sie frei. Werkstatt- und TÜV-Termine kommen als Sperrzeiten rein, damit niemand ein Fahrzeug bucht, das gar nicht da ist.
Eine Woche mit sechs Poolfahrzeugen
- Montag, 06:50
- Ein Monteur braucht am Donnerstag den Transporter mit Anhängerkupplung. Er scannt den QR-Code am Schlüsselkasten, sieht dass Donnerstag noch frei ist, und bucht in unter einer Minute, vom Hof aus, per Handy, ohne Login.
- Dienstag, 09:15
- Der Vertrieb fragt, ob Freitagnachmittag etwas frei ist. Statt drei Telefonaten öffnet die Disposition den Kalender: zwei Fahrzeuge frei, eines wegen TÜV gesperrt. Die Antwort dauert zehn Sekunden.
- Donnerstag, 17:40
- Der Monteur bringt den Transporter zurück, öffnet den Link aus seiner Buchungsbestätigung und trägt den Kilometerstand ein. Die gefahrene Strecke seit der Übernahme am Morgen steht sofort daneben. Die Zahl hängt jetzt an seiner Fahrt, nicht an einem Zettel im Handschuhfach.
- Monatsende
- Die Buchhaltung fragt, wer was gefahren ist. Das Logbuch geht als Excel-Datei raus: je Fahrt Fahrer/in, Zeitraum, Kilometerstand bei Übernahme und Rückgabe und die Differenz, dazu die Kilometer, die zwischendurch ohne Buchung gefahren wurden. Ohne Rekonstruktion aus dem Gedächtnis.
Was in der Runde zuerst kommt
Unsere Fahrer nutzen keine weitere App.
Es gibt keine App. Die Buchungsseite öffnet sich im Browser, der ohnehin auf dem Handy ist, und eine Buchung braucht Name und E-Mail. Genau die Leute, die sich nie einloggen, sind der Grund für diesen Weg. Ein Konto braucht nur, wer die Fahrzeuge verwaltet.
Wir haben dafür schon einen gemeinsamen Kalender.
Ein geteilter Kalender zeigt Einträge, er verhindert keine Konflikte. Dispoly lehnt eine zweite Buchung auf einem belegten Zeitraum ab und hält bei Übernahme und Rückgabe den Kilometerstand fest, ohne dass jemand eine Liste pflegt. Wer die Einträge trotzdem in Outlook will, abonniert den iCal-Feed. Die Daten fließen in diese Richtung.
Wir sind zu klein für Fuhrparkverwaltung.
Die meisten Teams hier haben zwischen drei und fünfzehn Fahrzeugen. Darunter reicht der Schlüsselkasten, darüber reicht er nicht mehr. Es gibt kein Rollout, keine Hardware und keine Mindestlaufzeit. Wenn es nicht passt, hört ihr auf.
FAQ
Häufig gestellte Fragen
Jedes Fahrzeug. Ein Kalender.
30 Tage kostenlos testen. Keine Kreditkarte erforderlich.