Firmenautos, die alle nutzen können. Ein Pool statt fester Zuordnung.
Dispoly macht aus fest zugeordneten Dienstwagen einen buchbaren Pool: Jedes Firmenauto bekommt einen Live-Kalender, das Team bucht per Link oder QR-Code am Schlüsselbrett, mit Kilometerstand, Kostenstelle und Fahrtzweck je Buchung.
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Warum Firmenwagen selten dort stehen, wo sie gebraucht werden
Drei Autos, die niemand fährt
Fest zugeordnete Dienstwagen stehen die halbe Woche auf dem Parkplatz, während die Kollegin nebenan einen Mietwagen bucht.
Kosten ohne Zuordnung
Leasingrate, Sprit und Werkstatt laufen auf, aber wer wie viel gefahren ist, lässt sich nicht sauber belegen.
Kurzfristig nichts frei
Ohne gemeinsame Übersicht wird jede Fahrt zur Rückfrage, und wer zuerst fragt, bekommt den Wagen.
Die Lösung
So wird aus Firmenwagen ein funktionierender Pool
Verfügbarkeit in Echtzeit
Jede Buchung ist sofort für alle sichtbar, und dasselbe Auto kann nicht zweimal vergeben werden.
Kilometerstand, Kostenstelle, Fahrtzweck
Individuelle Felder im Buchungsformular erfassen genau die Angaben, die deine Buchhaltung später braucht, exportierbar als CSV oder Excel.
Buchen ohne Account
Kolleginnen und Kollegen buchen über den Buchungslink mit Name und E-Mail. Nur wer Fahrzeuge verwaltet, braucht ein Konto.
QR-Code am Schlüsselbrett
Ein QR-Code am Schlüsselbrett oder im Handschuhfach. Scannen, Verfügbarkeit sehen, buchen. Ohne App-Installation.
Kein Flottenmanagement-Projekt nötig
Dispoly läuft im Browser und braucht weder Telematik noch Einbau-Hardware. Fahrzeuge anlegen, Buchungslink teilen, fertig.
Aus zugeordneten Dienstwagen einen Pool machen
Der schwierige Teil ist nicht die Software. Es ist die Einigung darüber, was in den Pool kommt. Der Rest dauert einen Nachmittag.
Entscheiden, welche Autos hineingehören
Fang mit den Fahrzeugen an, die nachweislich stehen. Ein oder zwei fest zugeordnete Wagen dürfen bleiben; schon ein Pool aus drei Autos verändert die Rechnung.
Jedem Auto einen eigenen Kalender geben
Trage Kennzeichen, Standort und die Regeln ein, die zählen: etwa ein Fahrzeug, das den Hof nie verlässt, oder eines, das nur die Geschäftsführung bucht. Bestehende Listen lassen sich als CSV oder Excel hochladen.
Erfassen, wonach die Buchhaltung fragen wird
Ergänze Kilometerstand, Kostenstelle und Fahrtzweck als Felder im Buchungsformular. Jede Fahrt trägt dann ihren eigenen Nachweis, und das Monatsende wird ein Download statt einer Recherche.
Einen Link teilen, einen QR-Code drucken
Der Link kommt dorthin, wo euer Team ohnehin hinschaut, der QR-Code ans Schlüsselbrett. Gebucht wird mit Name und E-Mail. Ohne Konto, ohne App, ohne Schulung.
Was sich im ersten Monat ändert
Das Muster ist erstaunlich stabil: Weniger Autos tragen mehr Fahrten, und die Diskussionen hören auf.
Woche 1
Noch wird vorsichtig gebucht. Viele gehen weiter zum Schlüsselbrett, um nachzusehen, und buchen dann direkt vom Handy, weil das schneller ist als zu fragen.
Woche 2
Der erste echte Konflikt: Zwei Personen wollen am Donnerstag dasselbe Auto. Der Kalender zeigt es, bevor jemand losfährt. Geklärt wird es am Schreibtisch statt auf dem Parkplatz.
Woche 3
Jemandem fällt auf, dass der Kombi in drei Wochen nur zweimal gebucht war. Das ist das erste brauchbare Signal dafür, ob der Fuhrpark die richtige Größe hat.
Monatsende
Der Export geht an die Buchhaltung, mit Fahrer, Zeitraum, Kilometerstand und Kostenstelle je Fahrt. Niemand rekonstruiert etwas aus dem Gedächtnis oder aus dem Handschuhfach.
Die Einwände, die wirklich kommen
Niemand gibt seinen festen Dienstwagen ab.
Der Widerstand dreht sich meist um Verlässlichkeit, nicht um Besitz. Die Sorge ist, dass das Auto nicht da ist, wenn man es braucht. Ein Live-Kalender beantwortet genau das: Man sieht drei Wochen im Voraus und bucht vor. Fangt mit den Fahrzeugen an, die nachweislich stehen, und lasst die Zahlen argumentieren.
Ersetzt das unser elektronisches Fahrtenbuch?
Nein, und das sollte es auch nicht behaupten. Dispoly dokumentiert, wer welches Fahrzeug in welchem Zeitraum gebucht hat, plus die Felder, die ihr ergänzt, etwa den Kilometerstand. Ein finanzamtskonformes Fahrtenbuch braucht lückenlose, GPS-gestützte Fahrtaufzeichnungen. Beides ergänzt sich: Dispoly beantwortet, wer das Auto hatte, das Fahrtenbuch, wie gefahren wurde.
Was ist mit Privatnutzung und der 1-%-Regel?
Ein Poolfahrzeug, das für eine Dienstfahrt gebucht und zurückgegeben wird, ist steuerlich eine andere Situation als ein Wagen, der einer Person dauerhaft zur Verfügung steht. Das gehört zu eurer Steuerberatung und nicht zu uns. Der Buchungsnachweis ist aber genau die Dokumentation, die dieses Gespräch braucht.
Häufig gestellte Fragen
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