Kleinbus, Gruppenraum, Beratungszimmer. Über alle Einrichtungen in einem Kalender.
Dispoly bringt Fahrzeuge und Räume aller Einrichtungen in einen gemeinsamen Live-Kalender: Teams buchen per Link, die Leitung gibt frei und die Verwaltung sieht, was wo belegt ist.
Kein Vertrag. Keine Einrichtungsgebühren. 30 Tage kostenlos testen.
Alltag zwischen den Einrichtungen
Der Bus wird am Telefon vergeben
Wer den Kleinbus für die Gruppenfahrt braucht, ruft in der Geschäftsstelle an. Wer zuerst anruft, bekommt ihn, und der Rest erfährt es zu spät.
Jede Einrichtung führt ihre eigene Liste
Kita, Wohngruppe und Beratungsstelle planen jede für sich. Dass in der Nachbareinrichtung ein Bus stillsteht, sieht niemand.
Der Beratungsraum ist doppelt belegt
Zwei Termine im selben Zimmer, gemerkt in dem Moment, in dem beide Klienten im Flur stehen.
Die Lösung
So nutzen Träger Dispoly
Ein Link für alle Mitarbeitenden
Honorarkräfte, Ehrenamtliche und Mitarbeitende im Bundesfreiwilligendienst buchen über denselben Link. Ein Konto und eine Lizenz braucht dafür niemand.
Freigabe durch die Einrichtungsleitung
Der Gruppenraum bestätigt sich selbst, der Kleinbus geht über die Leitung. Wer freigibt, wird pro Ressource festgelegt und automatisch benachrichtigt.
Einrichtungen als Standorte
Kita, Wohngruppe, Beratungsstelle und Geschäftsstelle sind je ein Standort. Teams sehen zuerst die eigene Einrichtung und finden trotzdem den freien Bus nebenan.
Individuelle Felder je Buchung
Frag ab, was ihr für die Abrechnung braucht: Kostenstelle, Maßnahme, Projektnummer oder Kilometerstand. Steht neben jeder Buchung, statt am Monatsende zusammengesucht zu werden.
Niemand bei euch ist für Fahrzeugdisposition eingestellt
Die Buchungen macht heute die Verwaltungsleitung zwischen zwei Terminen. Dispoly ist so gebaut, dass genau diese Person es einrichten kann: ohne IT-Projekt, ohne Schulungstag und ohne dass jemand für die Pflege abgestellt werden muss.
Vom Aushang zum Kalender, an einem Vormittag
Kein IT-Projekt und keine Schulung. Wer weiß, welche Fahrzeuge und Räume es gibt, ist in einer halben Stunde durch.
Einrichtungen als Standorte anlegen
Trag Kita, Wohngruppe, Beratungsstelle und Geschäftsstelle als Standorte ein und häng Kleinbusse, Dienstfahrzeuge, Gruppen- und Beratungsräume daran. Eine vorhandene Liste lädst du als CSV oder Excel hoch.
Festlegen, wer allein buchen darf
Der Gruppenraum bestätigt sich selbst, der Kleinbus geht über die Einrichtungsleitung. Pro Ressource entscheidest du, ob eine Buchung sofort gilt oder erst freigegeben wird. Wer anfragt, sieht den Stand jederzeit.
Den Link in die Teams geben
Der Buchungslink geht an alle Einrichtungen, der QR-Code hängt am Schlüsselbrett und an der Tür des Gruppenraums. Auch Honorarkräfte und Ehrenamtliche buchen darüber, ohne dass ihr für sie Konten anlegt.
Feste Zeiten und Werkstatt eintragen
Die Gruppenstunde am Dienstag wird einmal als wiederkehrende Buchung hinterlegt, Werkstatttermine und Ferienschließzeiten kommen als Sperrzeiten dazu. Danach plant niemand mehr eine Fahrt mit einem Bus, der nicht da ist.
Eine Woche beim Träger
Nichts davon braucht eine zusätzliche Stelle. Es braucht nur, dass alle Einrichtungen in denselben Kalender schauen. Auffällig wird der Unterschied meist in der zweiten Woche, wenn die Anrufe in der Geschäftsstelle ausbleiben.
Montag, 08:30
Die Wohngruppe will den Kleinbus für den Ausflug am Freitag. Statt in der Geschäftsstelle anzurufen, öffnet die Erzieherin den Link, sieht Freitag frei und fragt an. Die Leitung gibt zwischen zwei Terminen frei.
Dienstag, 11:05
Die Beratungsstelle braucht kurzfristig ein zweites Zimmer. Im Kalender ist zu sehen, dass der Gruppenraum in der Nachbareinrichtung frei ist. Vorher hätte der Termin verschoben werden müssen.
Donnerstag, 09:00
Der zweite Bus muss zur Inspektion. Der Termin kommt als Sperrzeit in den Kalender, und das Fahrzeug verschwindet für diese Tage aus der Auswahl. Niemand verplant es versehentlich für eine Fahrt.
Freitag, 07:45
Der Bus steht bereit, der Schlüssel liegt da, wo er liegen soll, und niemand musste am Vorabend noch telefonieren. Die Buchung stand seit Montag im Kalender, den alle Einrichtungen sehen.
Was in der Leitungsrunde zuerst kommt
Unsere Einrichtungen arbeiten sehr unterschiedlich. Ein gemeinsames System passt nicht.
Es zwingt euch auch keines auf. Jede Einrichtung ist ein eigener Standort mit eigenen Ressourcen, eigenen Regeln und eigenem Buchungslink und arbeitet weiter für sich. Gemeinsam ist nur der Kalender, in dem sichtbar wird, dass nebenan ein Bus steht.
Das Geld fehlt an anderer Stelle.
Der Vergleich ist nicht Software gegen null, sondern Software gegen die Zeit, die heute in Anrufe und Rückfragen geht. Es gibt keine Hardware, keine Mindestlaufzeit und keinen Vertrag. Ihr könnt 30 Tage ohne Zahlungsdaten testen und danach entscheiden.
Wir haben Mitarbeitende, die keine E-Mail-Adresse im Dienst haben.
Für eine Buchung genügen Name und eine E-Mail-Adresse, auch eine private. Wer gar keine hat, sagt in der Einrichtung Bescheid und wird eingetragen. Der Unterschied ist, dass die Buchung danach im selben Kalender steht wie alle anderen.
Häufig gestellte Fragen
Ein Kalender für alle Einrichtungen.
30 Tage kostenlos testen. Keine Kreditkarte erforderlich.