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Ende August kommt die Nachricht von der Gemeinde: Diese Hallenzeiten hat euer Verein für die neue Saison. Danach beginnt jedes Jahr dasselbe Ritual.
Die Handballer brauchen den Dienstagabend, weil da immer Training war. Die Volleyballer auch, aus demselben Grund. Das Kinderturnen bekommt den Freitag um 17 Uhr, obwohl kaum ein Kind vor 16:30 Uhr aus der Betreuung kommt. Irgendwer telefoniert mit irgendwem, am Ende entscheidet, wer am hartnäckigsten nachfragt, und drei Abteilungsleiter sind bis Weihnachten sauer.
Das Unangenehme daran: Die Entscheidung gilt ein ganzes Jahr. Wer im September einen schlechten Slot bekommt, ärgert sich bis zum nächsten Sommer. Entsprechend hoch hängt jeder die Sache, und entsprechend emotional wird die Diskussion.
Das Angebot ist fix. Die Halle hat so viele Abende, wie sie hat. Anders als bei fast allen anderen Vereinsproblemen lässt sich das nicht durch mehr Einsatz lösen: Was die eine Abteilung bekommt, bekommt die andere nicht.
Dazu kommt, dass alle Ansprüche berechtigt sind. Die Handballer haben Pflichtspiele, die Turnabteilung hat die meisten Mitglieder, die Leichtathleten trainieren im Winter nun mal drinnen, und das Kinderturnen bringt die Neumitglieder von morgen. Keine Abteilung hat einfach unrecht.
Und es fehlt ein etabliertes Kriterium. Wo keines ist, entscheidet Gewohnheit oder Lautstärke. Für die Verlierer fühlt sich das ungerecht an, weil es das auch ist.
Klingt banal, wird aber regelmäßig übersprungen. Bevor irgendjemand einen Anspruch anmeldet, sollte auf dem Tisch liegen:
Erst wenn dieser Rahmen steht, lohnt das Gespräch über die Verteilung. Sonst verhandelt ihr über Zeiten, die es gar nicht gibt.
Kein Kriterium allein löst das Problem. Eine Kombination aus diesen fünf ist aber deutlich belastbarer als „das war schon immer so“.
Alter vor Gewohnheit ist das stärkste objektive Kriterium. Kinder können nicht um 21 Uhr trainieren, Erwachsene sehr wohl um 20 Uhr. Wer die frühen Slots konsequent an die Jugend gibt und die späten an den Erwachsenenbereich, hat die halbe Diskussion hinter sich, weil sich dagegen kaum argumentieren lässt.
Der Wettkampfbetrieb hat den engeren Rahmen. Wer Pflichtspiele hat, braucht planbare Trainingszeiten und muss Hallenzeiten für Heimspiele blocken. Der Breitensport steht deshalb nicht hinten an, aber bei einem echten Konflikt geht der Spielbetrieb vor.
Personen pro Hallenstunde gehört auf den Tisch, auch wenn es kein Totschlagargument ist. Eine Abteilung mit 40 aktiven Kindern nutzt eine Hallenstunde anders aus als eine Gruppe von sechs Leuten. Rechnet dabei nach aktiven Teilnehmern, nicht nach Mitgliedern auf dem Papier.
Rotation entschärft den Streit um die begehrten Zeitfenster. Wenn ein Slot objektiv besser ist als alle anderen und mehrere Abteilungen ihn gleich gut begründen können, wechselt er halbjährlich oder jährlich. Das ist unbequemer als eine feste Zuteilung und nimmt dem Konflikt dauerhaft die Schärfe.
Nachgewiesene Auslastung ist der unbequemste Punkt und der wirksamste: Wer eine Hallenzeit regelmäßig nicht nutzt, gibt sie ab. Das setzt voraus, dass ihr die Nutzung überhaupt seht, und genau daran scheitert es meistens.
Ein Termin, alle Abteilungen, vor den Sommerferien. Nicht danach, sonst steht ihr unter Zeitdruck.
Auf den Tisch kommen die verfügbaren Zeiten, die Anmeldungen der Abteilungen mit Begründung und die aktiven Teilnehmerzahlen. Verteilt wird nach den vorher vereinbarten Kriterien, nicht nach Verhandlungsgeschick. Das Ergebnis haltet ihr schriftlich fest und veröffentlicht es, samt Begründung, warum welcher Slot wohin gegangen ist. Eine dokumentierte Entscheidung mit nachvollziehbarer Begründung wird deutlich seltener angefochten als eine, die irgendwie zustande kam.
Im Herbst wird hart um Hallenzeiten gestritten, und im Januar steht die Halle am Dienstagabend leer, weil die Handballer ein Auswärtsspiel haben. Niemand weiß davon. Die Turnabteilung, die diese Stunde gut hätte gebrauchen können, erfährt es nie.
Über eine Saison summiert sich das: Ferien, Auswärtsspiele, ausgefallene Übungsleiter, Krankheit, Turniere. Zwanzig bis dreißig ungenutzte Hallenstunden im Jahr sind schnell zusammen, um die vorher gekämpft wurde.
Der größere Hebel liegt deshalb nicht in einer noch feiner austarierten Verteilung, sondern darin, sichtbar zu machen, was tatsächlich frei ist, und die Nachnutzung so einfach zu machen, dass sie stattfindet. Dafür braucht ihr einen Belegungsplan, den alle sehen, und einen Weg, kurzfristig eine freie Stunde zu übernehmen, der nicht über drei Telefonate läuft.
Die Saison tragt ihr einmal ein. Feste Trainingszeiten legt ihr als wiederkehrende Sperrzeiten an, Dienstag 18 bis 20 Uhr Handball, Freitag 17 bis 18:30 Uhr Kinderturnen. Die gelten dauerhaft, ohne dass jemand sie Woche für Woche pflegt.
Halle, Gymnastikraum, Kraftraum und Vereinsheim liegen in einem gemeinsamen Belegungsplan. Wer wissen will, ob am Donnerstag etwas frei ist, schaut nach, statt zu fragen. Zwei Abteilungen können dieselbe Stunde nicht gleichzeitig belegen, das lässt das System nicht zu.
Fällt ein Training aus, gebt ihr die Zeit frei, und sie ist sofort für alle als verfügbar sichtbar. Wer sie braucht, bucht sie selbst, über einen Link oder den QR-Code an der Hallentür. Ohne App und ohne Benutzerkonto, was im Verein darüber entscheidet, ob ein solches Angebot genutzt wird.
Über den iCal-Feed landen die Zeiten automatisch im Kalender der Übungsleiter, in Google, Outlook oder Apple Kalender. 24 Stunden vor Beginn geht zusätzlich eine Erinnerung per E-Mail raus.
Am Ende der Saison exportiert ihr die Buchungen als CSV oder Excel. Damit führt ihr die nächste Verteilungsdiskussion über Zahlen statt über Gefühle.
Wie ihr die Belegung insgesamt organisiert, steht in Vereinsheim-Buchung organisieren. Warum sich Konflikte technisch ausschließen lassen, in 5 Regeln für geteilte Ressourcen. Und wenn im Sommer das Vereinsfest ansteht, hilft Sommerfest im Verein planen.
Ihr könnt Dispoly 30 Tage kostenlos und ohne Zahlungsdaten testen. Eine ganze Saison Trainingszeiten ist in einer knappen Stunde eingetragen, und danach fragt niemand mehr, ob am Donnerstag die Halle frei ist. Mehr dazu auf den Seiten für Sportstätten und Vereine.