Zurück zum Blog
Blog
Buchungen in Google, Outlook und Apple Kalender: Sync einrichten
Dispoly Team
Beende das Buchungschaos, noch heute.
30 Tage kostenlos testen. Keine Kreditkarte erforderlich.
Der Seminarraum ist gebucht, der Vereinsbus auch. Nur schaut morgens niemand in den Belegungsplan, sondern in den eigenen Kalender. Und dort steht davon nichts.
Also fängt jemand an, Termine von Hand zu übertragen. Damit gibt es wieder zwei Stände, die sich früher oder später widersprechen. Genau das lässt sich abstellen: Jede Ressource kann ihre Buchungen als Kalender-Feed bereitstellen, den ihr einmal abonniert. Danach erscheinen neue Buchungen von selbst.
Dieser Beitrag zeigt, wie das geht, und sagt offen, wo die Grenzen liegen. Vor allem bei der Frage, wie schnell so ein Abo eigentlich aktualisiert.
Was ein Kalender-Feed ist, und was nicht
Ein Feed ist ein Abonnement, keine Kopie. Euer Kalender fragt in Abständen bei Dispoly nach, ob sich etwas geändert hat, und zeigt den aktuellen Stand an.
Zwei Dinge folgen daraus:
Es ist eine Einbahnstraße. Buchungen fließen von Dispoly in euren Kalender, nicht zurück. Wenn ihr einen Termin im Kalender verschiebt, ändert das an der Buchung nichts. Gebucht und abgesagt wird weiterhin in Dispoly.
Es ist pro Ressource. Jedes Fahrzeug, jeder Raum bekommt seinen eigenen Feed. Das klingt kleinteilig, ist aber praktisch: Der Hausmeister abonniert das Vereinsheim, die Fahrbereitschaft die Fahrzeuge, und niemand hat einen Kalender voller Termine, die ihn nichts angehen.
Schritt 1: Den Feed aktivieren
- In Dispoly die Ressource öffnen, also das Fahrzeug oder den Raum.
- Zum Abschnitt Kalender-Feed gehen.
- Auf Kalender-Feed aktivieren klicken.
- Danach steht dort der Link. Mit Link kopieren landet er in der Zwischenablage.
Daneben gibt es In Kalender-App öffnen. Das ist ein Direktlink, den viele Programme sofort als Abo annehmen. Auf dem Mac und dem iPhone funktioniert das meistens auf Anhieb, in anderen Umgebungen ist der kopierte Link der verlässlichere Weg.
Schritt 2: Abonnieren
Die Menüpunkte heißen je nach Version leicht anders, das Prinzip ist überall gleich: Ihr sucht die Funktion zum Abonnieren eines Kalenders per Internetadresse, nicht die zum Importieren einer Datei. Ein Import ist eine einmalige Momentaufnahme, ein Abo aktualisiert sich.
Google Kalender. Am Rechner im Browser öffnen, links bei „Weitere Kalender“ auf das Plus, dann Per URL wählen und den Link einfügen. In der Handy-App geht das nicht, dort taucht der Kalender erst auf, nachdem ihr ihn am Rechner hinzugefügt habt.
Apple Kalender. Am Mac unter Ablage den Punkt Neues Kalenderabonnement wählen und den Link einfügen. Danach fragt das Programm, wie oft es aktualisieren soll. Stellt das auf den kürzesten angebotenen Wert. Auf dem iPhone findet sich der gleiche Weg in den Einstellungen unter Kalender, Accounts, Account hinzufügen, Andere, Kalenderabo hinzufügen.
Outlook. In der Web-Version im Kalender auf Kalender hinzufügen, dann Aus dem Internet abonnieren und den Link einfügen.
Schritt 3: Erwartungen richtig setzen
An dieser Stelle schweigen die meisten Anleitungen, und genau hier entsteht hinterher die Enttäuschung.
Der Feed teilt eurem Kalender mit, dass er stündlich nachsehen soll. Ob er sich daran hält, entscheidet aber der Kalender, nicht Dispoly.
- Google Kalender ist dabei am trägsten. Es kann mehrere Stunden dauern, bis eine neue Buchung erscheint, im ungünstigen Fall bis zu einem Tag. Google legt das Intervall selbst fest, einstellen lässt es sich nicht.
- Apple Kalender lässt euch das Intervall wählen. Fünf Minuten sind möglich und funktionieren zuverlässig.
- Outlook liegt dazwischen und aktualisiert typischerweise mehrmals am Tag.
Für die Praxis heißt das: Der Feed ist hervorragend, um den Überblick zu behalten. Wer hat diese Woche den Bus, wann ist der Saal belegt. Er ist nicht geeignet, um in letzter Sekunde zu prüfen, ob ein Fahrzeug in zehn Minuten frei ist. Für diese Frage bleibt die Buchungsseite die Wahrheit, weil sie den Stand von jetzt zeigt.
Sagt das eurem Team einmal deutlich, dann bleibt das Vertrauen erhalten.
Was im Kalender ankommt
Jede Buchung wird ein Termin mit dem Namen der buchenden Person und der Ressource, also etwa „Lena Hoffmann – Seminarraum“. Die Notiz aus der Buchung landet in der Beschreibung.
Bestätigte Buchungen erscheinen als feste Termine. Anfragen, die noch auf Freigabe warten, kommen als vorgemerkt herein und werden in vielen Kalendern blasser dargestellt. So seht ihr auf einen Blick, was verbindlich ist und was noch offen. Abgelehnte und stornierte Buchungen tauchen gar nicht erst auf.
Der Feed enthält alle künftigen Buchungen und die Historie der letzten rund 90 Tage. Das reicht, um im Zweifel nachzusehen, wer im letzten Vierteljahr wann unterwegs war, ohne den Kalender mit Jahren voller Altlasten zu fluten.
Der Link ist der Schlüssel
Der Feed hängt an einer langen zufälligen Adresse und ist bewusst ohne Anmeldung erreichbar, sonst könnte kein Kalenderprogramm ihn lesen. Das heißt: Wer den Link hat, sieht die Buchungen dieser Ressource, inklusive Namen und Notizen.
Behandelt ihn deshalb wie ein Passwort. Er gehört in den Kalender der Zuständigen, nicht in einen öffentlichen Aushang und nicht in einen Newsletter.
Falls der Link doch einmal irgendwo landet, wo er nicht hingehört, gibt es Link zurücksetzen. Dispoly erzeugt dann eine neue Adresse, die alte funktioniert sofort nicht mehr. Der Preis dafür: Alle bisherigen Abonnenten müssen den neuen Link eintragen. Wollt ihr den Feed ganz abschalten, gibt es Feed deaktivieren, danach ist die Adresse tot und abonnierte Kalender bekommen keine Aktualisierung mehr.
Weil die Notizen aus den Buchungen mitgehen, lohnt ein kurzer Gedanke daran, was dort hineingeschrieben wird. Für Details dazu, welche Daten bei einer Buchung überhaupt anfallen, gibt es einen eigenen Beitrag zu Buchungsdaten und DSGVO.
Für wen sich das besonders lohnt
- Fuhrpark. Die Fahrbereitschaft hat alle Fahrzeuge nebeneinander im Kalender und sieht sofort, wo noch Luft ist. Mehr dazu auf der Lösungsseite Fuhrpark.
- Vereinsheim und Halle. Der Hausmeister muss nicht in ein weiteres System schauen, sondern sieht die Belegung dort, wo auch seine eigenen Termine stehen. Wie das im Verein insgesamt aussieht, zeigt die Lösungsseite Vereine.
- Kommunen und Verwaltung. Die Belegung des Bürgerhauses liegt neben den Terminen der Verwaltung, ohne dass jemand eine Liste pflegt.
Fazit
Ein Kalender-Abo ist in fünf Minuten eingerichtet und danach nie wieder ein Thema. Wichtig sind zwei Dinge: Der Feed geht nur in eine Richtung, und wie schnell er aktualisiert, entscheidet euer Kalender. Wer das weiß, bekommt genau das, was fehlt, nämlich die Belegung dort, wo ohnehin alle hinschauen.
Und die Frage, ob der Bus jetzt gerade frei ist, beantwortet weiterhin zuverlässig die Buchungsseite selbst. Warum die immer recht behält, steht in Doppelbuchungen vermeiden, und wie sie direkt auf eure Website kommt, in Buchungsseite einbetten. Falls eure Belegung bisher in Excel lebt, hilft vorher der Umzug mit Von Excel zum Belegungsplan.
Ausprobieren kostet nichts: kein Vertrag, keine Einrichtungsgebühr, 30 Tage kostenlos testen.