Übungsdienst und Trainingsplan: wiederkehrende Sperrzeiten richtig anlegen

Der Übungsdienst ist jeden Dienstag um 18 Uhr. Seit Jahren. Trotzdem fragt alle paar Wochen jemand, ob die Halle am Dienstagabend frei ist, und irgendwer muss antworten.

Das liegt nicht an den Leuten, sondern daran, dass diese feste Belegung nirgends steht. Sie existiert nur als Wissen im Kopf derer, die lange dabei sind.

Wiederkehrende Sperrzeiten lösen das. Einmal angelegt, ist der Termin für die ganze Saison sichtbar und blockiert, ohne dass jemand Woche für Woche etwas einträgt.

Sperrzeit oder Buchung, was ist der Unterschied?

Beides blockiert die Ressource, aber sie sind für verschiedene Dinge gedacht.

Eine Buchung ist eine konkrete Nutzung durch eine Person: Name, Zeitraum, Zweck. Sie kann angefragt, bestätigt oder abgelehnt werden, damit keine Doppelbuchungen entstehen.

Eine Sperrzeit ist eine Aussage über die Ressource selbst: In diesem Zeitraum steht sie nicht zur Verfügung. Dafür braucht es keinen Namen und keine Freigabe. Genau das passt zu Trainingszeiten, Übungsdiensten, Wartung, Ferien oder Feiertagen.

Faustregel: Wenn ihr die Frage „Wer hat gebucht?“ nicht sinnvoll beantworten könnt oder wollt, ist es eine Sperrzeit.

Eine wiederkehrende Sperrzeit anlegen

1. In Dispoly auf Sperrzeiträume gehen und Sperrzeitraum hinzufügen wählen.
2. Unter Ressourcen auswählen alles anhaken, was betroffen ist. Mehrere gleichzeitig sind möglich, etwa wenn Halle und Geräteraum zusammen belegt sind.
3. Zeitraum eintragen. Für den Übungsdienst also Start 18:00 und Ende 20:00. Wenn die Ressource den ganzen Tag wegfällt, gibt es Ganztägig.
4. Bei Wiederholung von „Keine Wiederholung“ auf Wöchentlich wechseln. Für tägliche Fälle gibt es auch Täglich.
5. Unter An Wochentagen die betroffenen Tage anhaken. Mehrere sind erlaubt, etwa Dienstag und Donnerstag.
6. Bei Wiederholen bis das Ende der Saison eintragen.
7. Einen Grund angeben, zum Beispiel „Training Handball Herren“ oder „Übungsdienst Löschzug 2“.

Das Enddatum darf höchstens zwei Jahre in der Zukunft liegen. Das ist selten eine echte Einschränkung, im Gegenteil: Eine Saison oder ein Kalenderjahr sind ohnehin die sinnvolleren Zeiträume, weil sich Trainingszeiten öfter ändern, als man denkt.

Was Besucher davon sehen

Auf der öffentlichen Buchungsseite tauchen gesperrte Zeiten sofort auf. Im Monatskalender bekommen betroffene Tage eine Markierung, und die Legende darunter erklärt, was gemeint ist: teilweise belegt, voll belegt oder gesperrt.

Wer den Tag antippt, sieht das Zeitband und darin die freien Fenster. Beim Dienstag mit Training von 18 bis 20 Uhr bleibt der Nachmittag also buchbar, nur der Abend nicht. Das ist der Vorteil gegenüber einer ganztägigen Sperre: Ihr blockiert genau so viel, wie tatsächlich belegt ist.

Ist eine Ressource komplett gesperrt, steht das direkt an der Ressourcenkarte, inklusive des Zeitpunkts, bis wann.

Anfragen trotz Sperrung, ja oder nein?

Pro Buchungsseite legt ihr fest, ob Besucher eine Anfrage stellen dürfen, obwohl der Zeitraum gesperrt ist.

Anfragen erlauben ist sinnvoll, wenn Ausnahmen vorkommen. Wenn das Training in den Ferien ausfällt, kann jemand die Halle trotzdem anfragen, und ihr entscheidet. So verliert ihr keine Nutzung, nur weil eine Regel im Weg steht.

Anfragen sperren ist sinnvoll, wenn die Sperrung wirklich unverhandelbar ist, etwa bei Wartung oder wenn das Fahrzeug in der Werkstatt steht. Dann gibt es auch keine Diskussion darüber.

Ändern und beenden

Trainingszeiten verschieben sich, Abteilungen tauschen Slots. Beim Löschen einer Serie gilt: Zukünftige Sperrzeiträume verschwinden, vergangene bleiben erhalten. Eure Historie bleibt also intakt, und ihr könnt im Nachhinein noch sehen, wann die Halle im letzten Halbjahr belegt war.

Praktisch heißt das: Wenn sich ab Januar der Trainingsplan ändert, beendet ihr die alte Serie und legt eine neue an. Ihr müsst nichts rückwirkend aufräumen.

Ein Detail am Rande, das im Herbst relevant wird: Die Uhrzeit ist als Wanduhrzeit hinterlegt. Nach der Zeitumstellung im Oktober ist das Training weiterhin um 18 Uhr und nicht plötzlich um 17 oder 19 Uhr.

Typische Fälle aus der Praxis

• Verein. Trainingszeiten je Abteilung, Vorstandssitzung am ersten Montag, Reinigung am Freitagvormittag.
• Feuerwehr. Übungsdienst der Löschzüge, Jugendfeuerwehr am Freitagabend, Atemschutzstrecke an festen Terminen.
• Fuhrpark. Ein Fahrzeug, das montags fest für die Auslieferung reserviert ist, oder wiederkehrende Werkstatttermine.
• Kommune und Bürgerhaus. Wochenmarkt, Ratssitzung, Reinigungsfenster zwischen zwei Vermietungen.
• Werkstatt. Betreute Öffnungszeiten, in denen die Maschinen nur mit Aufsicht laufen.

Für die Verteilung der Trainingszeiten selbst, also die Frage, wer welchen Slot bekommt, gibt es einen eigenen Beitrag: Hallenbelegung nach den Sommerferien.

Fazit

Feste Termine gehören nicht in den Kopf einzelner Personen, sondern in den Plan. Eine wiederkehrende Sperrzeit ist in zwei Minuten eingerichtet und beantwortet danach jede Woche dieselbe Frage von allein.

Und wer die Belegung zusätzlich im eigenen Kalender sehen will, abonniert den Kalender-Feed der Ressource. Dann steht der Übungsdienst auch dort, wo ohnehin alle hinschauen.

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