Der Kilometerstand wird in einem ungünstigen Moment fällig. Wer den Transporter übernimmt, hat den Schlüssel in der Hand und den Termin im Kopf. Wer ihn zurückbringt, will nach Hause. Das Heft im Handschuhfach und die Buchungs-App auf dem Handy liegen in diesem Moment gleich weit weg.
Seit dem Release vom September hängt die Erfassung deshalb dort, wo der Tacho ist: an einem QR-Aushang im Fahrzeug. Dieser Beitrag zeigt, wie ihr ihn einrichtet, was Fahrerinnen und Fahrer beim Scannen sehen und wie das Logbuch danach Lücken sichtbar macht.
Was beim Scannen passiert
Die Handykamera öffnet eine Seite, ganz ohne Login und ohne App. Oben steht die Frage „Wofür trägst du ein?“. Darunter bietet Dispoly an, was an diesem Fahrzeug gerade fällig ist:
- Übernahme, wenn eine Buchung läuft oder in den nächsten zwei Stunden beginnt und noch niemand den Stand erfasst hat.
- Rückgabe, wenn das Fahrzeug übernommen und noch nicht zurückgegeben wurde, oder wenn die Buchung in den letzten Tagen geendet hat und die Rückgabe fehlt.
- Ohne Buchung, zum Beispiel nach einem Einsatz oder einer Werkstattfahrt.
Die passende Option ist schon ausgewählt. Wer das Fahrzeug nur schnell zurückstellt und die Übernahme vergessen hat, tippt direkt auf „Rückgabe“.
Danach kommen nur die Felder, die ihr für diesen Moment eingerichtet habt, meist der Kilometerstand, dazu „Dein Name“. Der Name wird auf dem Handy gemerkt, beim nächsten Mal steht er schon da. Ein Tipp auf „Übernahme speichern“ oder „Rückgabe speichern“, und der Eintrag zählt genauso, als hätte die buchende Person den Button an der Buchung benutzt.
Zwei Dinge macht der Aushang bewusst nicht:
- Er zeigt keine Namen. Angezeigt wird nur der Zeitraum der Buchung, etwa „Buchung 19.09.2026, 07:30–16:00 Uhr“. Wer das Fahrzeug gebucht hat, sieht man am Aushang nicht.
- Er überschreibt nichts. Ist eine Übernahme oder Rückgabe schon erfasst, bietet der Aushang sie nicht noch einmal an. Korrigieren können weiterhin die buchende Person, wer erfasst hat, und Admins.
Einrichten in fünf Minuten
Eingerichtet wird pro Fahrzeug, auf seiner Detailseite im Abschnitt „Übernahme & Rückgabe“.
- Vorlage wählen. „Fahrtenbuch“ bringt Kilometerstand, Fahrer/in, Fahrtzweck, Tankfüllung und Schäden mit. Für Aggregate und Maschinen gibt es „Betriebsstunden“. Alles lässt sich danach anpassen, weitere Zähler kommen über „Zähler hinzufügen“ dazu.
- Aktuellen Stand eintragen. Im Feld „Aktueller Stand (optional)“ steht, was der Tacho heute zeigt. Dann ist schon die erste Übernahme vorbelegt, und die erste Differenz stimmt.
- Verbindlichkeit festlegen. „Optional“ sammelt nur. „Erinnern“ markiert fehlende Einträge und schickt der buchenden Person zwei Stunden nach Buchungsende eine E-Mail, wenn die Rückgabe fehlt. „Erzwingen“ schreibt nach drei Tagen zusätzlich der Kontaktperson des Fahrzeugs. Gesperrt wird in keiner Stufe etwas.
- QR-Code erstellen. Im Bereich „QR-Schnellerfassung“ auf „QR-Code erstellen“ klicken, dann „Aushang als PDF“ herunterladen.
- Aufhängen. Ausdrucken und dorthin kleben, wo ohnehin jemand hinschaut: Sonnenblende, Armaturenbrett, Schlüsselbrett.
Für mehrere gleiche Fahrzeuge richtet ihr eines ein und übernehmt die Felder mit „Von Ressource kopieren“. Den QR-Code erstellt ihr pro Fahrzeug, jedes bekommt seinen eigenen Aushang.
Geht ein Aushang verloren oder hängt er am falschen Ort, macht „Code zurücksetzen“ den alten Code ungültig. Bisherige Einträge bleiben erhalten.
Ein Tag mit dem Transporter
So sieht das an einem normalen Werktag aus:
- 07:25 Die Kollegin hat den Transporter von 07:30 bis 16:00 gebucht. Sie scannt den Aushang, „Übernahme“ ist ausgewählt, im Feld steht der letzte Stand 48.312 km. Er passt, sie tippt ihren Namen, fertig.
- 15:40 Sie ist zurück, scannt und bekommt „Rückgabe“ angeboten. Sie tippt 48.401 ein, das Formular zeigt die Differenz der Fahrt: 89 km.
- 17:30 Ein Kollege braucht das Fahrzeug noch kurz für eine Besorgung, ohne Buchung. Nach der Fahrt scannt er, wählt „Ohne Buchung“ mit dem Anlass „Sonstiges“ und trägt den Stand ein.
Im Logbuch stehen danach alle drei Einträge, mit Namen, Uhrzeit und der Markierung „Per QR-Code“. Die Übernahme am nächsten Morgen schließt nahtlos an.
Gäste und Mitglieder erfassen wie bisher
Der Aushang ersetzt keinen bestehenden Weg, er ergänzt sie. Mitglieder finden die Buttons „Übernahme“ und „Rückgabe“ weiter an ihrer Buchung. Gäste, die über eure öffentliche Buchungsseite buchen, bekommen den Link in der Buchungs-E-Mail. Alle drei Wege schreiben in dasselbe Logbuch, und die Erinnerungen richten sich danach, ob der Eintrag da ist, nicht danach, auf welchem Weg er kam.
Lücken, die das Logbuch findet
Weil jeder Stand an einer Übergabe hängt, schreibt sich der Zähler von Buchung zu Buchung fort. Liegt die nächste Übernahme über der letzten Rückgabe, zeigt das Logbuch die Differenz als „60 km ohne Buchung“. Damit fällt die Werkstattfahrt vom Freitag am Montag auf und nicht erst bei der Leasingabrechnung. Wer sie nachträgt, klärt die Lücke. Pro Monat zeigt das Logbuch je Zähler den Stand am Monatsende und die Differenz, der Export liefert dasselbe als CSV oder Excel.
Ihr habt schon eine Liste?
Wenn euer Fahrtenbuch heute in Excel oder auf Papier steht, müsst ihr damit nicht bis zur Umstellung warten:
- Der kostenlose Kilometer-Check prüft eine bestehende Liste. Zeilen aus Excel oder Google Sheets kopieren und einfügen oder die Datei importieren, und der Check zeigt Kilometer ohne Eintrag, Überschneidungen und die Summen je Person und Monat. Die Daten bleiben dabei im Browser.
- Wer bis zur Umstellung auf Papier weitermacht, findet eine kostenlose Fahrtenbuch-Vorlage als PDF und Excel mit denselben Spalten, die später im Export stehen.
Wie das für ganze Fuhrparks aussieht, zeigt die Seite Kilometerstand erfassen, für Poolfahrzeuge die Seite Fahrtenbuch für Poolfahrzeuge.
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