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Der Kilometerstand wird in einem ungünstigen Moment fällig. Wer den Transporter übernimmt, hat den Schlüssel in der Hand und den Termin im Kopf. Wer ihn zurückbringt, will nach Hause. Das Heft im Handschuhfach und die Buchungs-App auf dem Handy liegen in diesem Moment gleich weit weg.
Seit dem Release vom September hängt die Erfassung deshalb dort, wo der Tacho ist: an einem QR-Aushang im Fahrzeug. Dieser Beitrag zeigt, wie ihr ihn einrichtet, was Fahrerinnen und Fahrer beim Scannen sehen und wie das Logbuch danach Lücken sichtbar macht.
Die Handykamera öffnet eine Seite, ganz ohne Login und ohne App. Oben steht die Frage „Wofür trägst du ein?“. Darunter bietet Dispoly an, was an diesem Fahrzeug gerade fällig ist:
Die passende Option ist schon ausgewählt. Wer das Fahrzeug nur schnell zurückstellt und die Übernahme vergessen hat, tippt direkt auf „Rückgabe“.
Danach kommen nur die Felder, die ihr für diesen Moment eingerichtet habt, meist der Kilometerstand, dazu „Dein Name“. Der Name wird auf dem Handy gemerkt, beim nächsten Mal steht er schon da. Ein Tipp auf „Übernahme speichern“ oder „Rückgabe speichern“, und der Eintrag zählt genauso, als hätte die buchende Person den Button an der Buchung benutzt.
Zwei Dinge macht der Aushang bewusst nicht:
Eingerichtet wird pro Fahrzeug, auf seiner Detailseite im Abschnitt „Übernahme & Rückgabe“.
Für mehrere gleiche Fahrzeuge richtet ihr eines ein und übernehmt die Felder mit „Von Ressource kopieren“. Den QR-Code erstellt ihr pro Fahrzeug, jedes bekommt seinen eigenen Aushang.
Geht ein Aushang verloren oder hängt er am falschen Ort, macht „Code zurücksetzen“ den alten Code ungültig. Bisherige Einträge bleiben erhalten.
So sieht das an einem normalen Werktag aus:
Im Logbuch stehen danach alle drei Einträge, mit Namen, Uhrzeit und der Markierung „Per QR-Code“. Die Übernahme am nächsten Morgen schließt nahtlos an.
Der Aushang ersetzt keinen bestehenden Weg, er ergänzt sie. Mitglieder finden die Buttons „Übernahme“ und „Rückgabe“ weiter an ihrer Buchung. Gäste, die über eure öffentliche Buchungsseite buchen, bekommen den Link in der Buchungs-E-Mail. Alle drei Wege schreiben in dasselbe Logbuch, und die Erinnerungen richten sich danach, ob der Eintrag da ist, nicht danach, auf welchem Weg er kam.
Weil jeder Stand an einer Übergabe hängt, schreibt sich der Zähler von Buchung zu Buchung fort. Liegt die nächste Übernahme über der letzten Rückgabe, zeigt das Logbuch die Differenz als „60 km ohne Buchung“. Damit fällt die Werkstattfahrt vom Freitag am Montag auf und nicht erst bei der Leasingabrechnung. Wer sie nachträgt, klärt die Lücke. Pro Monat zeigt das Logbuch je Zähler den Stand am Monatsende und die Differenz, der Export liefert dasselbe als CSV oder Excel.
Wenn euer Fahrtenbuch heute in Excel oder auf Papier steht, müsst ihr damit nicht bis zur Umstellung warten:
Wie das für ganze Fuhrparks aussieht, zeigt die Seite Kilometerstand erfassen, für Poolfahrzeuge die Seite Fahrtenbuch für Poolfahrzeuge.
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