Release: Übernahme & Rückgabe mit Logbuch

Bisher wusste Dispoly, wer eine Ressource wann gebucht hat. Mit welchem Kilometerstand der Transporter vom Hof fuhr, ob er vollgetankt zurückkam und wer am Ende am Steuer saß, stand im Heft im Handschuhfach, in einer Excel-Liste oder nirgends. Dieses Release holt diese Angaben in die Buchung. Die neue Funktion heißt Übernahme & Rückgabe und bringt Zählerstände mit, die sich von Buchung zu Buchung fortschreiben.

Einrichtung je Ressource

Admins richten die Funktion auf der Detailseite einer Ressource ein, im Abschnitt „Übernahme & Rückgabe“. Die Einstellung gilt für genau diese Ressource, weil ein Transporter andere Angaben braucht als ein Notstromaggregat. Zum Start gibt es zwei Vorlagen:

Fahrtenbuch für Fahrzeuge: Kilometerstand, Fahrer/in, Fahrtzweck, Tankfüllung, „Getankt?“ und Schäden / Bemerkungen.
Betriebsstunden für Aggregate, Pumpen und Maschinen.

Wer mehrere gleiche Fahrzeuge hat, richtet eines ein und holt die Einstellungen mit „Von Ressource kopieren“ auf die übrigen.

Anpassen lässt sich danach alles. Es gibt vier Feldtypen: Text, Zahl, Auswahl und Zähler. Für jedes Feld legen Sie fest, ob es bei der Übernahme, bei der Rückgabe oder bei beidem abgefragt wird und ob es ein Pflichtfeld ist. Pro Ressource sind bis zu 20 Felder möglich, davon bis zu 8 Zähler. Welche Angaben sich in der Praxis bewähren, zeigt unsere Checkliste zum Übergabeprotokoll.

Zähler, die mitrechnen

Ein Zähler unterscheidet sich von einem Zahlenfeld dadurch, dass Dispoly den letzten Stand kennt. Vorbereitet sind Kilometerstand (km), Betriebsstunden (h), Stromzähler (kWh) und Wasserzähler (m³). Eigene Zähler mit eigener Einheit legen Sie selbst an. Jeder Zähler rechnet wahlweise in ganzen Zahlen oder mit einer Nachkommastelle. Den aktuellen Stand können Sie gleich beim Einrichten eintragen.

So läuft eine Fahrt ab:

Bei der Übernahme ist der Zähler mit dem letzten bekannten Stand vorbelegt. Stimmt er, genügt Speichern.
Bei der Rückgabe steht der Stand von der Übernahme daneben, und die Differenz läuft beim Tippen mit, zum Beispiel „+55 km“.
Liegt ein Stand unter dem Vorwert, fragt Dispoly nach, ob er stimmt. Blockiert wird die Eingabe nie, denn ein getauschter Tacho oder ein Tippfehler von gestern kommt vor.
Wurde die Übernahme vergessen, lässt sich ihr Stand im Rückgabe-Formular nachtragen. So bekommt auch diese Fahrt ihre Differenz.

Die Differenzen je Fahrt und je Monat rechnet Dispoly selbst aus. Liegt der Stand bei einer Übernahme über dem letzten bekannten Stand, zeigt das Logbuch die Lücke als Kilometer „ohne Buchung“. So fällt auf, wenn ein Fahrzeug bewegt wurde, ohne dass jemand gebucht hat.

Korrekturen sind möglich: durch die Person, die erfasst hat, durch die buchende Person oder durch einen Admin. Der ursprüngliche Wert bleibt dabei sichtbar.

Mitglieder erfassen in der App, Gäste per Link

Mitglieder finden an der Buchung die Buttons „Übernahme“ und „Rückgabe“: auf dem Dashboard, in der Reservierungstabelle und auf der Seite der Ressource. Erfassen darf jedes Mitglied der Organisation, denn wer fährt, hat oft nicht selbst gebucht. Der Name der erfassenden Person wird gespeichert.

Die Übernahme lässt sich ab 24 Stunden vor Buchungsbeginn erfassen, die Rückgabe ab Buchungsbeginn. Eine Frist für die Rückgabe gibt es in der App nicht. Wird eine Buchung storniert, nachdem das Fahrzeug schon übernommen war, bleibt die Rückgabe möglich.

Gäste, die über eine öffentliche Buchungsseite gebucht haben, brauchen weiterhin kein Konto und keine App. Diese Gäste bekommen einen Link in der Bestätigungs-E-Mail, in der Freigabe-E-Mail und in der Erinnerung 24 Stunden vor Beginn. Der Link öffnet eine Seite im Browser, auf der sie erst die Übernahme und später die Rückgabe erfassen. Er funktioniert bis 90 Tage nach Buchungsende.

QR-Schnellerfassung: der Aushang am Fahrzeug

Für jede Ressource können Sie einen Aushang als A4-PDF mit QR-Code drucken. Gescannt wird ohne Login. Ist bei einer Buchung gerade die Übernahme oder Rückgabe fällig, bietet die Seite genau diese an: die Felder dieses Moments und den eigenen Namen. Der Eintrag zählt dann wie über die Buttons oder den Gast-Link. Angezeigt wird dabei nur der Zeitraum der Buchung, nicht wer gebucht hat, und eine schon erfasste Übernahme oder Rückgabe überschreibt der Aushang nicht.

Daneben gibt es „Ohne Buchung“ mit dem vollständigen Formular. Als Anlass stehen Einsatz, Werkstatt, Korrektur und Sonstiges zur Wahl. Felder, die Sie als Pflicht eingerichtet haben, sind auch hier Pflicht und im Formular markiert. Dazu kommt der eigene Name. Solche Einträge landen als „Ohne Buchung“ im Logbuch.

Gebaut ist das für alle, die am Fahrzeug stehen und nicht erst die App oder die E-Mail suchen wollen, und für Fälle, in denen niemand vorher bucht: der Einsatz bei der Feuerwehr, die Fahrt in die Werkstatt, der korrigierte Zählerstand. Wie eine Wehr damit ihr Fahrtenbuch führt, beschreibt der Beitrag Fahrtenbuch in der Feuerwehr ohne Zettel.

Admins können den Code jederzeit zurücksetzen oder deaktivieren, alte Aushänge funktionieren dann nicht mehr. Die Seite ist gegen massenhafte Eingaben begrenzt.

In der App gibt es dasselbe als „Eintrag ohne Buchung“ mit Datum und Uhrzeit. Der Eintrag darf in der Vergangenheit liegen, etwa für einen Anfangsstand oder eine Werkstattfahrt von letzter Woche.

Verbindlichkeit: optional, erinnern oder erzwingen

Wie streng erfasst werden soll, stellen Sie pro Ressource ein:

Optional: Buttons und Logbuch, sonst nichts. Niemand wird automatisch erinnert.
Erinnern: Fehlende Einträge werden markiert und gesammelt angezeigt. Fehlt die Rückgabe, bekommt die buchende Person zwei Stunden nach Buchungsende eine Erinnerung per E-Mail.
Erzwingen: Fehlt die Rückgabe drei Tage nach Buchungsende immer noch, erhält zusätzlich die Kontaktperson der Ressource eine E-Mail.

Eine Buchungssperre gibt es in keiner Stufe. Wer eine Rückgabe vergessen hat, kann weiter buchen. Auch bei „Erzwingen“ bleibt es bei Markierung, Erinnerung und Eskalation.

Übergaben im Blick

In den Reservierungen gibt es den neuen Tab Übergaben. Er sortiert in fünf Gruppen: Übernahme fällig, In Nutzung, Überfällig, Rückgabe fehlt, Übernahme fehlt. Von dort aus lässt sich stellvertretend für jemanden erfassen. Admins kopieren dort außerdem den Gast-Link oder stoßen mit „Jetzt erinnern“ eine Erinnerung an. Auf dem Dashboard zeigt eine Karte „Übergaben“ allen Mitgliedern, was ansteht.

Logbuch und Excel-Export

Jede Ressource mit Übernahme & Rückgabe hat jetzt ein Logbuch mit Monatsauswahl. Pro Zähler zeigt es den Stand am Monatsende, die Differenz im Monat und die Zahl der Fahrten. Darunter stehen die einzelnen Einträge mit Markierungen: korrigiert, nachgetragen, storniert, per Link, per QR-Code, ohne Buchung.

Admins exportieren das Logbuch als CSV oder Excel, für eine Ressource oder für alle, jeweils für einen Monat. Jede Buchung ist eine Zeile, Einträge ohne Buchung bekommen eigene Zeilen. Pro Zähler gibt es die Spalten Übernahme, Rückgabe, Differenz und Differenz ohne Buchung, dazu eine Spalte „Fahrer/in“. Zahlen bleiben echte Zahlen, damit das deutsche Excel damit rechnen kann.

Auch die bestehenden Exporte wachsen mit. Der Reservierungs-Export bekommt die Spalten „Übernommen am“, „Zurückgegeben am“ und „Logbuch“ (vollständig oder fehlt), der Ressourcen-Export den aktuellen Stand je Zähler.

Gut zu wissen

Kein GPS, keine Telematik, keine Hardware im Fahrzeug. Die Stände tippt ein Mensch ein.
Keine Fotos und keine Unterschriften.
Pro fehlender Rückgabe verschickt Dispoly genau eine automatische Erinnerung. Weitere stoßen Admins bei Bedarf von Hand an.
Die Feldtypen beschränken sich auf Text, Zahl, Auswahl und Zähler.
Es gibt keine native App. Erfasst wird im Browser, auch am Handy.

Wie das im Alltag aussieht, zeigen zwei neue Seiten: Fahrtenbuch für Poolfahrzeuge und Übergabeprotokoll für geteilte Ressourcen.

Dazu: zwei kostenlose Tools

Für alle, die heute noch mit Heft oder Excel-Liste arbeiten, gibt es zwei Werkzeuge ohne Anmeldung:

Der Kilometer-Check prüft eine bestehende Liste. Zeilen aus Excel oder Google Sheets einfügen oder die Datei importieren, und der Check zeigt Kilometer ohne Eintrag, Überschneidungen und die Summen je Person und Monat. Die Daten bleiben im Browser.
Die Fahrtenbuch-Vorlage gibt es als PDF zum Ausdrucken und als Excel-Datei, mit Vorlagen für Poolfahrzeuge, Einsatzfahrzeuge und Maschinen mit Betriebsstunden.

In allen Tarifen

Übernahme & Rückgabe ist in allen Tarifen enthalten, auch im Starter-Tarif, ohne Aufpreis. Zähler, QR-Schnellerfassung, Logbuch und Export gehören dazu.

Außerdem: Business-Tarif und Preise in US-Dollar

Zwei Änderungen sind schon seit August auf der Preisseite zu sehen, standen aber noch in keinem Release:

Zwischen Team und Enterprise gibt es den Business-Tarif für 99 € pro Monat, bei jährlicher Zahlung 83 € pro Monat. Er umfasst 1.000 Mitglieder, 25 Standorte und 250 Ressourcen. Die Gebühr für Online-Zahlungen sinkt im Business-Tarif von 4 % auf 1,5 % pro Transaktion. Die Gebühren von Stripe kommen wie bisher dazu.
Die Preisseite zeigt die Tarife wahlweise in US-Dollar, zu denselben Beträgen: 19, 49 und 99 US-Dollar pro Monat. Besucher aus den USA und Kanada sehen Dollar als Voreinstellung, umschalten lässt sich jederzeit. Neue Organisationen wählen ihre Abrechnungswährung beim Anlegen. Später ändern lässt sie sich nicht.

Alle Details finden Sie auf der Preisseite.

Ausprobieren kostet nichts: kein Vertrag, keine Einrichtungsgebühr, 30 Tage kostenlos testen.

Fragen oder Feedback? Schreiben Sie uns an hello@dispoly.net.