Zurück zum Blog
Blog
Beende das Buchungschaos, noch heute.
30 Tage kostenlos testen. Keine Kreditkarte erforderlich.
Blog
30 Tage kostenlos testen. Keine Kreditkarte erforderlich.
Im Türfach des MTW liegt eine Kladde, der Kugelschreiber hängt an einer Schnur. Die ersten Seiten sind sauber geführt, danach wechseln sich drei Handschriften mit leeren Zeilen ab. Beim Einsatz um drei Uhr nachts hat niemand hineingeschrieben, und das nimmt auch niemand übel. Am Quartalsende sitzt der Gerätewart vor dem Heft und versucht, aus Tachostand und Erinnerung eine Liste für die Gemeinde zu bauen.
Am Willen liegt das selten. Der Eintrag wird genau dann fällig, wenn keiner Zeit dafür hat. Dieser Beitrag zeigt, wie ihr den Kilometerstand in dem Moment einsammelt, in dem ohnehin jemand auf den Tacho schaut: bei gebuchten Fahrten und nach dem Einsatz, den niemand bucht. Für den Ortsverband einer Hilfsorganisation gilt dasselbe wie für die Wehr.
Ein Feuerwehrfahrzeug bewegt sich aus zwei Gründen. Die planbaren Fahrten stehen vorher fest: Übungsdienst, Bewegungsfahrt, Ausflug der Jugendfeuerwehr, Lehrgang, TÜV-Termin. Die anderen kündigen sich nicht an: der Einsatz, die Nachalarmierung, die spontane Fahrt in die Werkstatt.
Das Papierfahrtenbuch behandelt beide gleich und verliert bei der zweiten Sorte. Ein Buchungskalender allein verliert dort genauso, weil es für den Einsatz keine Buchung gibt. Ein Fahrtenbuch für die Wehr braucht deshalb zwei Eingänge, die im selben Logbuch landen.
In Dispoly heißt die Funktion „Übernahme & Rückgabe“. Eingerichtet wird sie pro Ressource, also pro Fahrzeug, und nicht pauschal für eine Kategorie. Das passt zur Fahrzeughalle: Beim MTW wollt ihr Kilometerstand und Tankfüllung, beim Stromerzeuger die Betriebsstunden, beim Schulungsraum gar nichts.
| Gebuchte Fahrt | Fahrt ohne Buchung | |
|---|---|---|
| Beispiele | Übungsdienst, Bewegungsfahrt, Jugendfeuerwehr | Einsatz, Werkstatt |
| Erfassung | Buttons „Übernahme“ und „Rückgabe“ an der Buchung oder QR-Aushang am Fahrzeug | QR-Schnellerfassung am Fahrzeug oder „Eintrag ohne Buchung“ in der App |
| Zugang | Mitglieder in der App, Gäste per Link aus der E-Mail, alle per QR ohne Login | per QR ohne Login, der Name wird eingetippt; in der App als Mitglied |
| Im Logbuch | Übernahme und Rückgabe, bei der Rückgabe mit der Differenz der Fahrt | „Ohne Buchung“ mit Name und Anlass |
Wer den MTW für den Übungsdienst oder eine Bewegungsfahrt gebucht hat, findet an der Buchung die Buttons „Übernahme“ und „Rückgabe“: im Dashboard, in der Reservierungstabelle und auf der Seite der Ressource. Die Übernahme lässt sich ab 24 Stunden vor Buchungsbeginn erfassen, der Zähler ist mit dem letzten bekannten Stand vorbelegt. Bei der Rückgabe steht der Übernahmestand daneben, und die Differenz rechnet beim Tippen mit, zum Beispiel „+55 km“.
Was im Alltag der Wehr den Unterschied macht:
Leiht die Nachbarwehr ein Fahrzeug über eure öffentliche Buchungsseite, hat sie kein Konto bei euch. Sie bekommt den Link zur Erfassung in der Bestätigungsmail, in der Freigabemail und in der Erinnerung 24 Stunden vor Beginn und trägt im Browser ein, ohne App und ohne Login. Der Link funktioniert bis 90 Tage nach Buchungsende.
Für alles ohne Buchung hängt am Fahrzeug ein Aushang: ein A4-PDF mit QR-Code, das ein Admin pro Ressource erzeugt und ausdruckt. Wenn das HLF nach dem Einsatz wieder in der Halle steht, läuft es so:
Pflicht sind der Name und alles, was der Gerätewart als Pflicht eingerichtet hat, mit der Vorlage „Fahrtenbuch“ also der Kilometerstand. Pflichtfelder sind mit einem Sternchen markiert, und fehlt etwas, zeigt das Formular beim Absenden, welches Feld. Den Namen merkt sich der Browser auf dem Handy fürs nächste Mal. Wer zusätzlich die Tankfüllung oder einen Schaden melden will, tut das im selben Formular. Der Eintrag erscheint im Logbuch als „Ohne Buchung“, mit Name und Anlass.
Zwei Dinge solltet ihr wissen. Ist gerade eine Buchung offen, etwa die Fahrt der Jugendfeuerwehr, fragt die Seite zuerst „Wofür trägst du ein?“ und bietet deren Übernahme oder Rückgabe an, ohne zu zeigen, wer gebucht hat. Für den Einsatz tippt ihr dann auf „Ohne Buchung“. Und der Aushang ist ein anderer Code als der Buchungs-QR an der Tür, der auf die Buchungsseite führt. Beschriftet beide eindeutig, sonst scannt jemand den falschen.
Und wenn nach dem Einsatz niemand scannt? Die Kilometer verschwinden nicht. Zähler werden von Buchung zu Buchung fortgeschrieben, und bei der nächsten Übernahme taucht die Lücke im Logbuch auf, etwa als „+38 km ohne Buchung“. Das klappt allerdings nur, wenn dort der echte Tachostand steht. Das Feld ist mit dem letzten bekannten Stand vorbelegt, und wer ihn ungeprüft speichert, schiebt die Einsatzkilometer in die Differenz der nächsten Fahrt. Sagt das im Übungsdienst einmal laut. Wer den Stand nach dem Einsatz kennt, trägt ihn in der App über „Eintrag ohne Buchung“ nach, mit Datum und Uhrzeit auch rückwirkend.
In den Reservierungen gibt es den Tab „Übergaben“ mit den Gruppen Übernahme fällig, In Nutzung, Überfällig, Rückgabe fehlt und Übernahme fehlt. Von dort aus erfasst ihr als Admin stellvertretend, kopiert den Gast-Link für die Nachbarwehr oder hakt mit „Jetzt erinnern“ nach. Eine Karte „Übergaben“ im Dashboard sehen alle Mitglieder.
Wie viel Nachdruck dahintersteht, legt ihr pro Fahrzeug über die Verbindlichkeit fest:
Eine Buchungssperre gibt es in keiner Stufe. Wer die Rückgabe vergessen hat, kann den MTW trotzdem wieder buchen. Im Ehrenamt halten wir das für richtig: Der Übungsdienst soll nicht an einem fehlenden Kilometerstand scheitern.
Das Logbuch pro Fahrzeug zeigt je Monat den Stand am Monatsende, die Differenz im Monat und die Zahl der Fahrten. Darunter stehen die Einträge mit Markierungen wie korrigiert, nachgetragen, storniert, per Link, per QR-Code und ohne Buchung.
Will die Gemeinde als Träger die Kilometer sehen, exportiert ihr als Admin das Logbuch als CSV oder Excel, für ein Fahrzeug oder für alle, Monat für Monat. Pro Buchung gibt es eine Zeile, Einträge ohne Buchung bekommen eigene Zeilen. Je Zähler stehen die Spalten Übernahme, Rückgabe, Differenz und Differenz ohne Buchung nebeneinander, dazu kommt eine Spalte „Fahrer/in“. Zahlen kommen als echte Zahlen an, auch im deutschen Excel, sodass die Verwaltung ohne Nacharbeit summieren kann.
Der Reservierungsexport bekommt außerdem die Spalten „Übernommen am“, „Zurückgegeben am“ und „Logbuch“ (vollständig oder fehlt). Der Ressourcenexport zeigt den aktuellen Stand je Zähler. Wer die Kilometerstände aller Fahrzeuge in einer Liste braucht, etwa für die Wartungsplanung, findet sie dort.
Zähler gibt es nicht nur für Kilometer. Die Vorlage „Betriebsstunden“ ist für Aggregate, Pumpen und Maschinen gedacht, also für Stromerzeuger oder Tragkraftspritze. Ein Fahrzeug kann mehrere Zähler führen, etwa Kilometerstand und Betriebsstunden der Pumpe. Pro Ressource sind bis zu 20 Felder möglich, davon höchstens 8 Zähler.
Wer noch gar keinen gemeinsamen Belegungsplan hat, fängt einen Schritt früher an: Geräteverwaltung in der Feuerwehr digitalisieren. Wie Dispoly in der Wehr und im Ortsverband zusammenspielt, steht auf der Seite für Feuerwehren und der Seite für Hilfsorganisationen. Die Funktion im Detail findet ihr auf der Lösungsseite zum Fahrtenbuch.
Übernahme & Rückgabe ist in allen Tarifen enthalten, auch im Starter, ohne Aufpreis. Ausprobieren kostet nichts: kein Vertrag, keine Einrichtungsgebühr, 30 Tage kostenlos testen.