Fahrtenbuch in der Feuerwehr ohne Zettel: auch nach dem Einsatz

Im Türfach des MTW liegt eine Kladde, der Kugelschreiber hängt an einer Schnur. Die ersten Seiten sind sauber geführt, danach wechseln sich drei Handschriften mit leeren Zeilen ab. Beim Einsatz um drei Uhr nachts hat niemand hineingeschrieben, und das nimmt auch niemand übel. Am Quartalsende sitzt der Gerätewart vor dem Heft und versucht, aus Tachostand und Erinnerung eine Liste für die Gemeinde zu bauen.

Am Willen liegt das selten. Der Eintrag wird genau dann fällig, wenn keiner Zeit dafür hat. Dieser Beitrag zeigt, wie ihr den Kilometerstand in dem Moment einsammelt, in dem ohnehin jemand auf den Tacho schaut: bei gebuchten Fahrten und nach dem Einsatz, den niemand bucht. Für den Ortsverband einer Hilfsorganisation gilt dasselbe wie für die Wehr.

Zwei Arten von Fahrten, ein Tacho

Ein Feuerwehrfahrzeug bewegt sich aus zwei Gründen. Die planbaren Fahrten stehen vorher fest: Übungsdienst, Bewegungsfahrt, Ausflug der Jugendfeuerwehr, Lehrgang, TÜV-Termin. Die anderen kündigen sich nicht an: der Einsatz, die Nachalarmierung, die spontane Fahrt in die Werkstatt.

Das Papierfahrtenbuch behandelt beide gleich und verliert bei der zweiten Sorte. Ein Buchungskalender allein verliert dort genauso, weil es für den Einsatz keine Buchung gibt. Ein Fahrtenbuch für die Wehr braucht deshalb zwei Eingänge, die im selben Logbuch landen.

In Dispoly heißt die Funktion „Übernahme & Rückgabe“. Eingerichtet wird sie pro Ressource, also pro Fahrzeug, und nicht pauschal für eine Kategorie. Das passt zur Fahrzeughalle: Beim MTW wollt ihr Kilometerstand und Tankfüllung, beim Stromerzeuger die Betriebsstunden, beim Schulungsraum gar nichts.

Eingang 1: Übernahme und Rückgabe an der Buchung

Wer den MTW für den Übungsdienst oder eine Bewegungsfahrt gebucht hat, findet an der Buchung die Buttons „Übernahme“ und „Rückgabe“: im Dashboard, in der Reservierungstabelle und auf der Seite der Ressource. Die Übernahme lässt sich ab 24 Stunden vor Buchungsbeginn erfassen, der Zähler ist mit dem letzten bekannten Stand vorbelegt. Bei der Rückgabe steht der Übernahmestand daneben, und die Differenz rechnet beim Tippen mit, zum Beispiel „+55 km“.

Was im Alltag der Wehr den Unterschied macht:

• Jedes Mitglied der Organisation darf erfassen, nicht nur die Person, die gebucht hat. Gebucht hat der Jugendwart, gefahren ist jemand anderes: Gespeichert wird der Name dessen, der einträgt.
• Übernahme vergessen? Der Stand lässt sich im Rückgabeformular nachtragen, damit die Differenz der Fahrt stimmt.
• Ein Stand unter dem Vorwert wird nie blockiert. Er muss bestätigt werden, für den Fall, dass sich jemand vertippt hat. Korrigieren dürfen die erfassende Person, die buchende Person und Admins. Der ursprüngliche Wert bleibt sichtbar.
• Die Rückgabe hat in der App keine Frist. Wer erst am nächsten Abend daran denkt, trägt trotzdem ein.

Leiht die Nachbarwehr ein Fahrzeug über eure öffentliche Buchungsseite, hat sie kein Konto bei euch. Sie bekommt den Link zur Erfassung in der Bestätigungsmail, in der Freigabemail und in der Erinnerung 24 Stunden vor Beginn und trägt im Browser ein, ohne App und ohne Login. Der Link funktioniert bis 90 Tage nach Buchungsende.

Eingang 2: QR-Schnellerfassung nach dem Einsatz

Für alles ohne Buchung hängt am Fahrzeug ein Aushang: ein A4-PDF mit QR-Code, das ein Admin pro Ressource erzeugt und ausdruckt. Wenn das HLF nach dem Einsatz wieder in der Halle steht, läuft es so:

1. Der Maschinist scannt den Code mit der Handykamera. Es öffnet sich das Formular genau dieses Fahrzeugs, ohne Login und ohne Buchung.
2. Anlass prüfen. „Einsatz“ ist vorausgewählt, daneben gibt es Werkstatt, Korrektur und Sonstiges.
3. Kilometerstand eintragen. Der letzte bekannte Stand steht als Orientierung dabei.
4. Namen eintragen, absenden.

Pflicht sind der Name und alles, was der Gerätewart als Pflicht eingerichtet hat, mit der Vorlage „Fahrtenbuch“ also der Kilometerstand. Pflichtfelder sind mit einem Sternchen markiert, und fehlt etwas, zeigt das Formular beim Absenden, welches Feld. Den Namen merkt sich der Browser auf dem Handy fürs nächste Mal. Wer zusätzlich die Tankfüllung oder einen Schaden melden will, tut das im selben Formular. Der Eintrag erscheint im Logbuch als „Ohne Buchung“, mit Name und Anlass.

Zwei Dinge solltet ihr wissen. Ist gerade eine Buchung offen, etwa die Fahrt der Jugendfeuerwehr, fragt die Seite zuerst „Wofür trägst du ein?“ und bietet deren Übernahme oder Rückgabe an, ohne zu zeigen, wer gebucht hat. Für den Einsatz tippt ihr dann auf „Ohne Buchung“. Und der Aushang ist ein anderer Code als der Buchungs-QR an der Tür, der auf die Buchungsseite führt. Beschriftet beide eindeutig, sonst scannt jemand den falschen.

Und wenn nach dem Einsatz niemand scannt? Die Kilometer verschwinden nicht. Zähler werden von Buchung zu Buchung fortgeschrieben, und bei der nächsten Übernahme taucht die Lücke im Logbuch auf, etwa als „+38 km ohne Buchung“. Das klappt allerdings nur, wenn dort der echte Tachostand steht. Das Feld ist mit dem letzten bekannten Stand vorbelegt, und wer ihn ungeprüft speichert, schiebt die Einsatzkilometer in die Differenz der nächsten Fahrt. Sagt das im Übungsdienst einmal laut. Wer den Stand nach dem Einsatz kennt, trägt ihn in der App über „Eintrag ohne Buchung“ nach, mit Datum und Uhrzeit auch rückwirkend.

Was der Gerätewart sieht

In den Reservierungen gibt es den Tab „Übergaben“ mit den Gruppen Übernahme fällig, In Nutzung, Überfällig, Rückgabe fehlt und Übernahme fehlt. Von dort aus erfasst ihr als Admin stellvertretend, kopiert den Gast-Link für die Nachbarwehr oder hakt mit „Jetzt erinnern“ nach. Eine Karte „Übergaben“ im Dashboard sehen alle Mitglieder.

Wie viel Nachdruck dahintersteht, legt ihr pro Fahrzeug über die Verbindlichkeit fest:

• Optional: nur Buttons und Logbuch, niemand wird erinnert.
• Erinnern: Fehlende Einträge werden markiert und gelistet. Fehlt die Rückgabe, geht zwei Stunden nach Buchungsende eine Erinnerungsmail an die buchende Person raus.
• Erzwingen: zusätzlich eine Eskalationsmail an die Kontaktperson der Ressource, wenn die Rückgabe nach drei Tagen noch fehlt.

Eine Buchungssperre gibt es in keiner Stufe. Wer die Rückgabe vergessen hat, kann den MTW trotzdem wieder buchen. Im Ehrenamt halten wir das für richtig: Der Übungsdienst soll nicht an einem fehlenden Kilometerstand scheitern.

Das Logbuch pro Fahrzeug zeigt je Monat den Stand am Monatsende, die Differenz im Monat und die Zahl der Fahrten. Darunter stehen die Einträge mit Markierungen wie korrigiert, nachgetragen, storniert, per Link, per QR-Code und ohne Buchung.

Der Monat für die Gemeinde

Will die Gemeinde als Träger die Kilometer sehen, exportiert ihr als Admin das Logbuch als CSV oder Excel, für ein Fahrzeug oder für alle, Monat für Monat. Pro Buchung gibt es eine Zeile, Einträge ohne Buchung bekommen eigene Zeilen. Je Zähler stehen die Spalten Übernahme, Rückgabe, Differenz und Differenz ohne Buchung nebeneinander, dazu kommt eine Spalte „Fahrer/in“. Zahlen kommen als echte Zahlen an, auch im deutschen Excel, sodass die Verwaltung ohne Nacharbeit summieren kann.

Der Reservierungsexport bekommt außerdem die Spalten „Übernommen am“, „Zurückgegeben am“ und „Logbuch“ (vollständig oder fehlt). Der Ressourcenexport zeigt den aktuellen Stand je Zähler. Wer die Kilometerstände aller Fahrzeuge in einer Liste braucht, etwa für die Wartungsplanung, findet sie dort.

Zähler gibt es nicht nur für Kilometer. Die Vorlage „Betriebsstunden“ ist für Aggregate, Pumpen und Maschinen gedacht, also für Stromerzeuger oder Tragkraftspritze. Ein Fahrzeug kann mehrere Zähler führen, etwa Kilometerstand und Betriebsstunden der Pumpe. Pro Ressource sind bis zu 20 Felder möglich, davon höchstens 8 Zähler.

Was Dispoly hier nicht ist

• Keine Telematik. Kein GPS, keine Hardware im Fahrzeug. Der Stand kommt von dem Menschen, der auf den Tacho schaut.
• Kein Ersatz für die Einsatzdokumentation. Anlass, Kilometerstand und Name ergeben einen Logbucheintrag, keinen Einsatzbericht. Der bleibt in eurer Verwaltungssoftware. Wie sich die Systeme aufteilen, steht im Überblick zur Feuerwehr-Software.
• Kein finanzamtkonformes Fahrtenbuch. Einträge lassen sich korrigieren, Strecke, Adresse und Geschäftspartner werden nicht erzwungen, und manipulationssicher ist das Logbuch nicht. Es ist ein Nutzungsnachweis für gemeinsam genutzte Fahrzeuge und Geräte. Wo die Grenze zum steuerlichen Fahrtenbuch verläuft, erklärt der Beitrag Kilometerstand und Fahrtenbuch. Wann ein Fahrtenbuch überhaupt Pflicht ist, steht im Beitrag Fahrtenbuch fürs Poolfahrzeug. Ob und in welcher Form eure Gemeinde ein Fahrtenbuch verlangt, klärt ihr am besten vorab mit ihr. Das ist eine allgemeine Einordnung, keine Rechts- oder Steuerberatung.
• Die Schnellerfassung prüft keine Identität. Wer den Aushang scannt, tippt seinen Namen ein. Die Zahl der Einträge ist technisch begrenzt, und ein Admin kann den Code zurücksetzen oder deaktivieren. Alte Ausdrucke funktionieren dann nicht mehr.
• Eine automatische Erinnerungsmail pro fehlender Rückgabe, keine Mahnkette. Dazu: keine Fotos, keine Unterschriften, Feldtypen nur Text, Zahl, Auswahl und Zähler. Eine native App gibt es nicht, alles läuft im Browser.

Checkliste: an einem Abend eingerichtet

1. Fahrzeug öffnen, Abschnitt „Übernahme & Rückgabe“, Vorlage „Fahrtenbuch“ wählen. Sie bringt Kilometerstand, Fahrer/in, Fahrtzweck, Tankfüllung, „Getankt?“ und Schäden / Bemerkungen mit.
2. Die Vorlage fragt den Kilometerstand bei Übernahme und Rückgabe als Pflicht ab, alles andere ist optional. Streicht, was ihr nicht braucht. Welche Angaben sich bei Übergaben allgemein bewähren, steht in der Checkliste fürs Übergabeprotokoll.
3. Den aktuellen Tachostand als Anfangsstand eintragen. Das geht direkt beim Einrichten des Zählers.
4. Verbindlichkeit prüfen. Die Vorlage startet mit „Erinnern“, für den MTW ein guter Anfang.
5. Für die übrigen Fahrzeuge „Von Ressource kopieren“ nutzen und jeweils den eigenen Anfangsstand setzen.
6. Unter „QR-Schnellerfassung“ pro Fahrzeug den QR-Code erstellen, den Aushang als PDF drucken, laminieren und am Stellplatz aufhängen, wo der Maschinist nach dem Einsatz ohnehin vorbeikommt.
7. Einmal selbst scannen, mit dem eigenen Handy und bei dem Licht, das in der Halle herrscht.
8. Im nächsten Übungsdienst zwei Minuten zeigen: Button an der Buchung, Aushang am Fahrzeug.

Wer noch gar keinen gemeinsamen Belegungsplan hat, fängt einen Schritt früher an: Geräteverwaltung in der Feuerwehr digitalisieren. Wie Dispoly in der Wehr und im Ortsverband zusammenspielt, steht auf der Seite für Feuerwehren und der Seite für Hilfsorganisationen. Die Funktion im Detail findet ihr auf der Lösungsseite zum Fahrtenbuch.

Übernahme & Rückgabe ist in allen Tarifen enthalten, auch im Starter, ohne Aufpreis. Ausprobieren kostet nichts: kein Vertrag, keine Einrichtungsgebühr, 30 Tage kostenlos testen.