Dispoly
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Übergabe- & Rückgabeprotokoll

Übergabeprotokoll für Fahrzeuge und Geräte. An der Buchung statt auf dem Klemmbrett.

Dispoly fragt bei Übernahme und Rückgabe ab, was ihr festlegt: Kilometerstand oder Betriebsstunden, Tankfüllung, Schäden, Zubehör. Jeder Eintrag hängt an der Buchung, mit Namen und Uhrzeit. Erfasst wird im Browser, auch am Handy: Mitglieder direkt an der Buchung, Gäste über den Link aus ihrer Buchungs-E-Mail.

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Kommt dir bekannt vor?

Alltag mit dem Übergabeprotokoll auf Papier

Das Formular liegt im Handschuhfach

Ausgefüllt wird es, wenn jemand daran denkt. Abgeheftet wird es selten, gesucht erst, wenn der Kratzer schon da ist.

Wer hatte das Gerät zuletzt?

Die Rüttelplatte kommt mit leerem Tank zurück, der Beamer ohne Kabel. Wann das passiert ist und bei wem, steht nirgends.

Zählerstände werden per Rundmail erfragt

„Wie war der Kilometerstand?“ Die Frage geht am Monatsende per Mail oder Messenger herum. Die Antworten tippt jemand in Excel ab, samt Zahlendrehern und Lücken.

Die Lösung

So laufen Übernahme und Rückgabe mit Dispoly

Eigene Felder je Ressource

Pro Fahrzeug, Gerät oder Raum legst du fest, was abgefragt wird: Text, Zahl, Auswahl oder Zähler, bei Übernahme, Rückgabe oder beidem, optional oder Pflicht. Startpunkt sind die Vorlagen „Fahrtenbuch“ und „Betriebsstunden“ oder „Von Ressource kopieren“.

Zählerstände, die sich fortschreiben

Kilometerstand, Betriebsstunden, Strom- oder Wasserzähler oder ein eigener Zähler mit eigener Einheit. Bei der Übernahme ist der letzte Stand vorbelegt, die Rückgabe zeigt die Differenz schon beim Tippen, etwa +55 km. Ein Wert unter dem Vorwert wird nie blockiert, er muss nur bestätigt werden.

Gäste erfassen per Link

Wer ohne Konto über eine öffentliche Buchungsseite bucht, findet den Link in der Bestätigungs-E-Mail, in der Freigabe-E-Mail und in der Erinnerung 24 Stunden vor Beginn. Erfasst wird im Browser, ohne App und ohne Login. Der Link gilt bis 90 Tage nach Buchungsende.

Erinnerung, wenn die Rückgabe fehlt

Steht eine Ressource auf „Erinnern“, werden fehlende Übernahmen und Rückgaben markiert und im Tab „Übergaben“ gelistet. Fehlt die Rückgabe zwei Stunden nach Buchungsende noch, bekommt die buchende Person eine E-Mail. Bei „Erzwingen“ geht zusätzlich eine E-Mail an die Kontaktperson der Ressource, wenn die Rückgabe nach drei Tagen noch fehlt.

Ein Logbuch je Ressource

Pro Monat zeigt das Logbuch je Zähler den Stand am Monatsende und die Differenz im Monat, dazu die Zahl der Rückgaben. Darunter steht jeder Eintrag mit Namen und Markierungen wie „Korrigiert“, „Nachgetragen“, „Per Link“ oder „Per QR-Code“. Läuft ein Zähler zwischen zwei Buchungen weiter, weist das Logbuch die Differenz als „ohne Buchung“ aus. Einträge ohne Buchung, etwa über den QR-Aushang, stehen dort als eigene Zeile.

Export als CSV oder Excel

Je Ressource oder für alle, je Monat: eine Zeile je Buchung mit Übernahme, Rückgabe und Differenz je Zähler, dazu eine Spalte Fahrer/in und Zeilen für Einträge ohne Buchung. Zahlen bleiben Zahlen, auch im deutschen Excel. Im Reservierungsexport steht zusätzlich, ob das Logbuch vollständig ist.

Mehr zum Thema: Fahrtenbuch für Poolfahrzeuge · Kilometerstand & Zählerstände erfassen · Fuhrparks & Poolfahrzeuge · Übergabeprotokoll-Vorlage (kostenlos)

In allen Tarifen enthalten

Kein Zusatzmodul, kein zweites Formular

Übernahme & Rückgabe gehört zu jedem Tarif, auch zum Starter-Tarif, ohne Aufpreis. Wer gebucht hat, wer übernommen hat und was bei der Rückgabe eingetragen wurde, steht an einer Stelle. Es gibt keine App zum Installieren, und in Fahrzeug oder Gerät wird nichts verbaut.

So funktioniert's

Vom Papierformular zum Protokoll an der Buchung

Eingerichtet wird pro Ressource, auf ihrer Detailseite im Abschnitt „Übernahme & Rückgabe“. Eine Einstellung für ganze Kategorien gibt es nicht, dafür übernimmt „Von Ressource kopieren“ eine fertige Einrichtung für die nächste Ressource.

  1. Vorlage wählen oder leer starten

    Die Vorlage „Fahrtenbuch“ bringt Kilometerstand, Fahrer/in, Fahrtzweck, Tankfüllung, „Getankt?“ und „Schäden / Bemerkungen“ mit. „Betriebsstunden“ ist für Aggregate, Pumpen und Maschinen gedacht: Stundenzähler plus Schäden. In beiden Vorlagen ist der Zähler Pflicht und alles andere optional, die Verbindlichkeit steht auf „Erinnern“. Alles lässt sich danach ändern.

  2. Felder an euer Papierformular anpassen

    Geh euer bisheriges Übergabeprotokoll Zeile für Zeile durch: Was eine Zahl ist, wird ein Zahl- oder Zählerfeld, was angekreuzt wurde, eine Auswahl, der Rest Text. Für Unterschrift und Fotos gibt es keinen Feldtyp. Pro Feld legst du fest, ob es bei Übernahme, Rückgabe oder beidem gefragt wird und ob es Pflicht ist. Möglich sind bis zu 20 Felder je Ressource, davon bis zu 8 Zähler.

  3. Verbindlichkeit festlegen

    „Optional“ heißt: Buttons und Logbuch, niemand wird erinnert. „Erinnern“ markiert und listet fehlende Einträge und schickt der buchenden Person zwei Stunden nach Buchungsende eine E-Mail, wenn die Rückgabe fehlt. „Erzwingen“ meldet sich zusätzlich bei der Kontaktperson der Ressource, wenn die Rückgabe nach drei Tagen noch fehlt. Eine Buchungssperre gibt es in keiner Stufe.

  4. Anfangsstand eintragen, Aushang drucken

    Trag beim Anlegen des Zählers den aktuellen Stand ein, damit schon die erste Differenz stimmt. Wer will, druckt zusätzlich den QR-Aushang als A4-PDF und hängt ihn an Fahrzeug oder Gerät. Wer ihn scannt, erfasst ohne Login die fällige Übernahme oder Rückgabe der Buchung; angezeigt wird nur deren Zeitraum, nicht wer gebucht hat. Für Einsatz, Werkstattfahrt oder Korrektur gibt es dort „Ohne Buchung“.

Eine Woche, vier Übergaben

Eine Gemeinde: Transporter und Minibagger im Bauhof, das Bürgerhaus zum Mieten, eine Lautsprecherbox, die an Vereine verliehen wird. Keine dieser Übergaben braucht ein Formular auf Papier, und niemand sammelt hinterher Zettel ein.
Montag, 07:10
Eine Mitarbeiterin des Bauhofs übernimmt den Transporter, den ihr Vorarbeiter gebucht hat. An der Buchung tippt sie auf „Übernahme“, der Kilometerstand ist mit dem letzten Stand vorbelegt. Sie trägt sich unter „Fahrer/in“ ein, wählt bei der Tankfüllung „½“ und speichert. Im Logbuch steht die Buchung ihres Vorarbeiters, dazu „erfasst von“ mit ihrem Namen.
Mittwoch, 16:30
Der Minibagger kommt von der Baustelle zurück. Das Rückgabeformular zeigt den Betriebsstundenstand von der Übernahme, beim Tippen erscheint die Differenz: +6 h. Ins Feld „Schäden / Bemerkungen“ kommt ein Satz zum Riss in der Gummikette.
Samstag, 10:00
Eine Familie hat das Bürgerhaus für eine Feier über die öffentliche Buchungsseite gebucht, ohne Konto. Über den Link aus der Bestätigungs-E-Mail trägt sie bei der Übernahme den Stromzähler ein, am Sonntag bei der Rückgabe noch einmal. Die Differenz in kWh steht danach im Logbuch des Bürgerhauses.
Montag darauf, 08:00
Im Tab „Übergaben“ steht die Lautsprecherbox, die ein Verein fürs Wochenende gebucht hatte, unter „Überfällig“: übernommen, aber keine Rückgabe erfasst. Die Box steht auf „Erinnern“, die E-Mail an den Verein ging schon zwei Stunden nach Buchungsende raus. Die Verwaltung fasst mit „Jetzt erinnern“ nach. Am Monatsende geht das Logbuch als Excel-Datei an die Kämmerei.

Was in der Runde zuerst kommt

Ein Übergabeprotokoll braucht doch eine Unterschrift.

Wenn ihr ein unterschriebenes Dokument braucht, etwa bei der Überlassung eines Dienstwagens an eine Person oder bei der Vermietung an Dritte gegen Kaution, bleibt dafür das Papier oder ein Signatur-Tool. Dispoly erfasst keine Unterschriften und keine Fotos. Es hält fest, wer wann welchen Stand und welchen Zustand eingetragen hat. Beim Poolfahrzeug und beim geteilten Gerät ist oft genau das der Teil, der fehlt.

Bei der Übergabe hat keiner Zeit für ein Protokoll.

Deshalb ist es kein zweites Formular, sondern ein Button an der Buchung, im Browser auf dem Handy. Bei der Übernahme ist der Zähler vorbelegt, Pflicht ist nur, was du als Pflicht markierst, und erfassen darf jedes Mitglied, auch wenn jemand anderes gebucht hat. Mit „Erinnern“ steht, was fehlt, im Tab „Übergaben“, und eine fehlende Rückgabe löst eine E-Mail aus. Ehrlich dazu: Automatisch gibt es genau eine Erinnerung an die buchende Person, und gesperrt wird niemand.

Wir haben dafür schon eine Vorlage in Word oder Excel.

Die Vorlage regelt, was abgefragt wird. Sie sagt nicht, ob sie ausgefüllt wurde, zu welcher Buchung sie gehört und wo die Datei oder das Blatt liegt. In Dispoly entsteht der Eintrag an der Buchung, mit Namen und Zeitpunkt, und der Zählerstand läuft von Buchung zu Buchung weiter. Excel bekommt ihr trotzdem: als Export, eine Zeile je Buchung.

FAQ

Häufig gestellte Fragen

Bei der Fahrzeugübergabe zählen meist Kilometerstand, Tankfüllung, Schäden und Bemerkungen, dazu wer das Fahrzeug übernimmt und wann. Die Vorlage „Fahrtenbuch“ in Dispoly bringt diese Felder mit: Kilometerstand, Fahrer/in, Fahrtzweck, Tankfüllung, „Getankt?“ und „Schäden / Bemerkungen“. Name und Zeitpunkt speichert Dispoly bei jedem Eintrag automatisch. Punkte wie Zubehör, Warndreieck oder Sauberkeit ergänzt du als Auswahl- oder Textfeld.

Ja. Eingerichtet wird pro Ressource, also genauso für die Rüttelplatte mit Betriebsstunden, die Lichtanlage, die ihr verleiht, die Vereinsausrüstung oder die Halle mit Stromzähler. Als Zähler gibt es Kilometerstand, Betriebsstunden, Stromzähler in kWh, Wasserzähler in m³ oder einen eigenen Zähler mit eigener Einheit. Wer ohne Konto über eine öffentliche Buchungsseite bucht, erfasst per Link.

Die Rückgabe ist der zweite Teil desselben Protokolls. Das Formular zeigt den Stand von der Übernahme und rechnet die Differenz beim Tippen aus, etwa +55 km. Abgefragt wird, was du für die Rückgabe festgelegt hast, zum Beispiel Tankfüllung, „Getankt?“ und „Schäden / Bemerkungen“. Erfassen lässt sie sich ab Buchungsbeginn, für Mitglieder ohne Frist, über den Gast-Link bis 90 Tage nach Buchungsende, und auch nach einer Stornierung, wenn schon übernommen war. Eine vergessene Übernahme trägst du im selben Formular nach, und bei Korrekturen bleibt der ursprüngliche Wert sichtbar.

Nein. Erfasst wird im Browser, auch am Handy. Mitglieder nutzen die Buttons „Übernahme“ und „Rückgabe“ an der Buchung. Gäste, die ohne Konto über eine öffentliche Buchungsseite gebucht haben, finden den Link in der Bestätigungs-E-Mail, in der Freigabe-E-Mail und in der Erinnerung 24 Stunden vor Beginn und erfassen ohne Login. Der Link gilt bis 90 Tage nach Buchungsende. Admins können ihn auch kopieren und weitergeben oder die Übergabe stellvertretend erfassen. Hängt am Fahrzeug oder Gerät der QR-Aushang, geht die Erfassung auch per Scan, ebenfalls ohne Login.

Nein. Dispoly erfasst Text, Zahlen, Auswahlfelder und Zählerstände, aber keine Fotos und keine Unterschriften. Schäden beschreibst du im Feld „Schäden / Bemerkungen“. Ein unterschriebenes Übergabeprotokoll als rechtliches Dokument ersetzt Dispoly nicht. Wer das braucht, führt es zusätzlich.

Das hängt von der Verbindlichkeit der Ressource ab. Bei „Optional“ wird niemand erinnert. Bei „Erinnern“ wird die fehlende Rückgabe markiert und im Tab „Übergaben“ gelistet, und zwei Stunden nach Buchungsende geht eine E-Mail an die buchende Person. Bei „Erzwingen“ bekommt zusätzlich die Kontaktperson der Ressource eine E-Mail, wenn die Rückgabe nach drei Tagen noch fehlt. An die buchende Person geht automatisch nur diese eine Erinnerung, Admins können mit „Jetzt erinnern“ nachfassen, und weitere Buchungen werden nie gesperrt.

Nein. Einträge lassen sich korrigieren, Felder für Route, Adresse oder Geschäftspartner sind nicht vorgeschrieben, und manipulationssicher ist das Logbuch nicht. Damit ist es kein finanzamtkonformes Fahrtenbuch für privat genutzte Dienstwagen, sondern ein Nutzungsnachweis für Poolfahrzeuge und geteilte Geräte. GPS und Telematik gibt es nicht.

Übernahme & Rückgabe ist ohne Aufpreis in allen Tarifen enthalten. Der Starter-Tarif kostet $19/Monat und deckt bis zu 50 Mitglieder und 25 Ressourcen ab. Jeder Tarif beginnt mit 30 Tagen kostenlosem Test, ohne Zahlungsdaten.

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