Übergabeprotokoll-Vorlage für Fahrzeuge, Geräte und Räume.
Ein Blatt für Übernahme und Rückgabe: Kilometerstand oder Betriebsstunden, Tankfüllung, Sauberkeit, Schäden, Zubehör und Unterschrift, nebeneinander zum Vergleichen. Als PDF fürs Klemmbrett oder als Excel-Datei mit Differenzformel. Darunter steht, was in ein Übergabeprotokoll gehört.
Vorlage zusammenstellen und herunterladen
Wähl eine Vorlage, schalte Zeilen ein oder aus, pass die Zubehörliste an und lade das Protokoll als PDF oder Excel-Datei herunter. Alles läuft im Browser, nichts wird gespeichert.
Ein Formular je Seite, 1 bis 20 Seiten. Ein Stapel fürs Handschuhfach.
Vorschau
Aufbau des Blatts, verkleinert. Auf dem Handy kannst du seitlich scrollen.
Übergabeprotokoll Fahrzeug
| Übernahme | Rückgabe | |
|---|---|---|
| Datum, Uhrzeit | ||
| Name | ||
| Kilometerstand (km) | Differenz | |
| Tankfüllung | voll¾½¼Reserve | voll¾½¼Reservegetanktjanein |
| Sauberkeit | sauberleicht verschmutztstark verschmutzt | sauberleicht verschmutztstark verschmutzt |
| Zweck / Projekt | ||
| Schäden | bekannte Schäden | neue Schäden |
| Zubehör | vorhanden / in Ordnung | vollständig / in Ordnung |
| Schlüssel | Anzahl | Anzahl |
| Fahrzeugschein | ||
| Tankkarte | ||
| Warndreieck | ||
| Verbandkasten | ||
| Warnweste | ||
| Schäden markieren | linksvornehintenrechtsDach (graue Fläche) | |
| Bemerkungen | ||
| Unterschrift | Unterschrift: Übernahme | Unterschrift: Rückgabe |
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PDF zum Ausdrucken, ein Formular je Seite. Excel zum Ausfüllen am Rechner oder Tablet, mit berechneter Differenz. Kostenlos und ohne Anmeldung.
30 Tage kostenlos, keine Kreditkarte nötig.
Was in ein Übergabeprotokoll gehört
Übergabe und Rückgabe sind zwei Hälften desselben Blatts. Aussagekraft hat erst der Vergleich: gefahrene Kilometer, Tankstand, neue Schäden, fehlendes Zubehör. Diese acht Bereiche reichen für Transporter, Beamer und Vereinsheim.
| Bereich | Was hineingehört |
|---|---|
| Identität | Kennzeichen, Inventar- oder Seriennummer und Bezeichnung, einmal oben aufs Blatt. Bei mehreren gleichen Geräten die Seriennummer, sonst weiß später niemand, welcher Akkuschrauber gemeint war. |
| Zeit | Datum und Uhrzeit der Übergabe und der Rückgabe. Die tatsächliche Zeit, nicht die gebuchte: Der Kratzer ist zwischen zwei Uhrzeiten entstanden, nicht zwischen zwei Buchungen. |
| Wer | Name der Person, die übernimmt, und der Person, die zurückgibt. Wer fährt, hat oft nicht selbst gebucht. |
| Zähler | Kilometerstand oder Betriebsstunden bei Übernahme und Rückgabe, dazu die Differenz. Ablesen, nicht schätzen. Wenn eine Angabe Pflicht sein soll, dann diese. |
| Tank oder Akku | Tankfüllung oder Ladestand in groben Stufen: voll, ¾, ½, ¼, Reserve. Bei der Rückgabe zusätzlich, ob getankt oder geladen wurde. Genauer muss es nicht sein. |
| Zustand und Schäden | Bei Übernahme bekannte Schäden und Sauberkeit, bei Rückgabe neue Schäden und Verschmutzung. Den Ort nennen: „Delle Tür hinten links“. Bei Fahrzeugen hilft eine Skizze, auf der man die Stelle ankreuzt. |
| Zubehör | Schlüssel mit Anzahl, Fahrzeugschein, Tankkarte, Warndreieck, Verbandkasten; bei Geräten Netzteil, Fernbedienung, Kabel, Tasche; bei Räumen Schlüssel oder Transponder, Technik, Fenster, Licht, Müll. Eine feste Liste je Fahrzeug oder Gerät spart Diskussionen. |
| Zweck (optional) | Fahrtzweck, Projekt oder Kostenstelle, nur bei der Übernahme. Nur abfragen, wenn jemand die Angabe später auswertet. Jedes Feld mehr erhöht die Chance, dass jemand rät statt abliest. |
So nutzt ihr das ausgedruckte Protokoll
Fünf Regeln, damit das Blatt im Streitfall etwas beweist.
Ein Blatt je Übergabe
Für jede Buchung ein eigenes Formular, Kennzeichen oder Inventarnummer oben eingetragen. Ein Stapel liegt im Fahrzeug oder beim Schlüsselkasten, mit Stift auf dem Klemmbrett.
Bei der Übernahme ausfüllen, nicht danach
Die linke Spalte wird vor dem Losfahren ausgefüllt: Zähler ablesen, Tank ankreuzen, Zubehör abhaken, bekannte Schäden notieren. Was später aus dem Gedächtnis nachgetragen wird, stimmt selten.
Bei der Rückgabe vergleichen
Die rechte Spalte beim Abstellen ausfüllen und mit der linken vergleichen: Differenz ausrechnen, Zubehör gegen die Liste prüfen, neue Schäden mit Ort eintragen und in der Skizze markieren.
Bekannte Schäden einmal je Fahrzeug führen
Statt bei jeder Übergabe alle Kratzer neu abzuschreiben, führt ihr eine Liste je Fahrzeug oder Gerät. Ins Protokoll gehört dann nur, was neu dazugekommen ist.
Abheften und bei Bedarf nachschlagen
Das ausgefüllte Blatt kommt in den Ordner der Ressource, nach Datum sortiert. Taucht eine Schramme auf, findet ihr die Übergabe, zwischen der sie entstanden ist, in einer Minute.
Wann sich die digitale Version lohnt
Das Papierformular funktioniert, solange es wenige Fahrzeuge und wenige Leute sind. Diese vier Zeichen sprechen dafür, Übernahme und Rückgabe an die Buchung zu hängen.
Name und Zeitraum stehen schon fest
Hängt das Protokoll an der Buchung, kommen Name und Zeitraum aus der Buchung. Eingetragen wird nur noch, was sich am Fahrzeug ablesen lässt, und jedes Mitglied kann das tun.
Zähler sind vorbelegt, Differenzen rechnet das System
Bei der Übernahme steht der letzte bekannte Stand schon im Feld, bei der Rückgabe läuft die Differenz beim Tippen mit, etwa „+55 km“. Zahlendreher fallen sofort auf.
Gäste erfassen per Link, ohne Login
Wer ohne Konto über eure öffentliche Buchungsseite gebucht hat, etwa ein Vereinsmitglied, bekommt einen Link per E-Mail und trägt im Browser ein. Für Fahrten ohne Buchung hängt ein QR-Aushang am Fahrzeug.
Erinnerung, wenn die Rückgabe fehlt
Auf Papier fällt eine fehlende Rückgabe erst auf, wenn jemand den Ordner durchblättert. Dispoly markiert offene Übergaben und schickt zwei Stunden nach Buchungsende eine E-Mail, wenn die Rückgabe fehlt.
Häufig gestellte Fragen
Vom Blatt auf dem Klemmbrett zum Protokoll an der Buchung
Dispoly fragt bei Übernahme und Rückgabe jeder Buchung ab, was ihr festlegt, rechnet Differenzen selbst und erinnert, wenn eine Rückgabe fehlt. Für Fahrzeuge, Geräte und Räume, in allen Tarifen enthalten.
30 Tage kostenlos testen. Keine Kreditkarte erforderlich.