Nutzungsvereinbarung für Poolfahrzeuge als PDF und Word, kostenlos.
Wer darf fahren, was gilt bei privater Nutzung und Mitnahme nach Hause, wer zahlt Bußgelder, wie wird ein Schaden gemeldet: Stellt den Kfz-Nutzungsvertrag für eure Poolfahrzeuge in drei Schritten zusammen und ladet ihn als PDF zum Unterschreiben oder als Word-Datei zum Anpassen herunter. Darunter steht, was jede Klausel regelt.
Vereinbarung zusammenstellen und herunterladen
Wählt die Vorlage, tragt Namen ein und klickt die Regeln an. Der Text baut sich in der Vorschau auf; nichts wird hochgeladen.
Jede Auswahl ändert den Text der Klausel. Die Vorschau unten zeigt das Ergebnis.
Vorschau
So sieht die Vereinbarung aus. Zum Lesen scrollen; PDF und Word enthalten denselben Text.
Nutzungsvereinbarung für Poolfahrzeuge
zwischen
Unternehmen: ______________________
______________________
(im Folgenden „das Unternehmen“)
und
Mitarbeiter/in: ______________________
______________________
(im Folgenden „die nutzende Person“)
§ 1 Gegenstand und Geltungsbereich
Diese Vereinbarung regelt die Nutzung der Poolfahrzeuge, die das Unternehmen zur gemeinsamen Nutzung bereitstellt. Sie gilt für alle diese Fahrzeuge, auch für Fahrzeuge, die später hinzukommen.
Die Fahrzeuge sind keiner Person fest zugeordnet. Ein Anspruch auf ein bestimmtes Fahrzeug oder auf ein Fahrzeug zu einer bestimmten Zeit besteht nicht.
§ 2 Fahrberechtigung
Fahren dürfen nur Mitarbeitende, die diese Vereinbarung unterschrieben haben und eine gültige Fahrerlaubnis für die jeweilige Fahrzeugklasse besitzen.
Die nutzende Person legt die Fahrerlaubnis vor der ersten Nutzung und danach alle sechs Monate im Original vor. Das Unternehmen hält die Prüfung mit Datum fest.
Wird die Fahrerlaubnis entzogen, beschlagnahmt oder ein Fahrverbot verhängt, meldet die nutzende Person das unverzüglich dem Unternehmen und fährt bis zur Klärung nicht mehr. Dasselbe gilt, wenn die Fahrtüchtigkeit eingeschränkt ist, etwa durch Krankheit, Medikamente, Alkohol oder andere Drogen.
Die nutzende Person überlässt das Fahrzeug keiner Person, die nicht fahrberechtigt ist.
§ 3 Buchung, Übergabe und Rückgabe
Fahrten werden vorher im Buchungssystem „Buchungskalender“ gebucht. Gebucht wird der tatsächlich benötigte Zeitraum. Wird ein Fahrzeug nicht gebraucht, storniert die nutzende Person die Buchung so früh wie möglich.
Schlüssel und Fahrzeugpapiere werden an folgendem Ort abgeholt und dort wieder abgegeben: ______________________
Vor der Abfahrt prüft die nutzende Person das Fahrzeug auf sichtbare Schäden und offensichtliche Mängel (Reifen, Beleuchtung, Scheiben, Warnleuchten). Schäden, die noch nicht dokumentiert sind, meldet sie vor der Abfahrt, damit sie nicht ihrer Nutzung zugerechnet werden.
Zum Ende der Buchung stellt die nutzende Person das Fahrzeug am vereinbarten Stellplatz ab, schließt es ab und hinterlässt es ohne Abfall und persönliche Gegenstände. Verzögert sich die Rückgabe, informiert sie so früh wie möglich die nächste buchende Person oder die Ansprechperson nach § 10.
§ 4 Zulässige Nutzung
Die Fahrzeuge werden für dienstliche Fahrten genutzt.
Private Fahrten sind nicht erlaubt. Dazu zählen auch Umwege für private Erledigungen.
Nach der Fahrt wird das Fahrzeug an den Stellplatz zurückgebracht. Es wird nicht über Nacht mit nach Hause genommen.
Personen, die nicht dem Unternehmen angehören, dürfen mitfahren, wenn die Mitnahme zum Zweck der Fahrt gehört, etwa Gäste, Kundinnen und Kunden oder Teilnehmende einer Veranstaltung.
Fahrten ins Ausland sind nur mit vorheriger Zustimmung des Unternehmens erlaubt, damit Versicherungsschutz, Grüne Karte und Mautregeln geklärt sind.
Im Fahrzeug wird nicht geraucht. Tiere werden nicht mitgenommen.
Nicht erlaubt sind außerdem: Beförderung von Gefahrgut, Überladung, Anhängerbetrieb ohne Freigabe, Fahrübungen sowie Rennen und Geschwindigkeitstests jeder Art.
§ 5 Nutzungsnachweis
Für jede Fahrt trägt die nutzende Person Datum, Name, Kilometerstand bei Übernahme und Rückgabe sowie den Zweck der Fahrt in das Fahrtenbuch im Fahrzeug ein, und zwar direkt bei Übernahme und Rückgabe, nicht im Nachhinein.
Der Nachweis dient der Fahrzeugverwaltung: Fahrten, Kilometer, Tankvorgänge und Schäden lassen sich damit Personen und Buchungen zuordnen.
§ 6 Pflichten während der Nutzung
Die nutzende Person
- hält die Verkehrsregeln ein und fährt so, wie es Verkehrslage, Fahrzeug und Ladung zulassen,
- behandelt das Fahrzeug sorgfältig und sichert die Ladung,
- schließt das Fahrzeug bei jedem Verlassen ab und lässt keine Wertsachen sichtbar liegen,
- achtet auf Warnleuchten, Reifen, Füllstände und Beleuchtung und meldet Mängel unverzüglich,
- fährt bei einem sicherheitsrelevanten Mangel nicht weiter, bis er behoben ist,
- nimmt keine Veränderungen am Fahrzeug vor und lässt Reparaturen nur nach Absprache mit dem Unternehmen ausführen,
- nutzt das Telefon während der Fahrt nur über eine Freisprecheinrichtung.
Die Pflicht, festgestellte Mängel zu melden, folgt auch aus der Unfallverhütungsvorschrift DGUV Vorschrift 70 (Fahrzeuge).
§ 7 Kraftstoff und Laden
Im Fahrzeug liegt eine Tankkarte. Sie wird nur für dieses Fahrzeug verwendet. Die PIN wird nicht im Fahrzeug aufbewahrt. Belege bleiben im Fahrzeug oder werden mit der Rückgabe abgegeben.
Das Fahrzeug wird mit mindestens einem Viertel Tankfüllung beziehungsweise mindestens 25 % Ladung zurückgegeben.
Die nutzende Person achtet auf die richtige Kraftstoffsorte beziehungsweise das passende Ladekabel.
§ 8 Schäden, Unfälle und Verstöße
Jeden Schaden, Unfall, Diebstahl und jede Panne meldet die nutzende Person unverzüglich, auch wenn kein Schaden an fremden Sachen entstanden ist, an: ______________________
Bei Unfällen mit Personenschaden, mit Beteiligung Dritter oder bei unklarer Schuldfrage ruft die nutzende Person die Polizei. Sie gibt kein Schuldanerkenntnis ab. Sie notiert Namen, Kennzeichen und Versicherung der Beteiligten sowie Kontaktdaten von Zeugen und fotografiert die Unfallstelle.
Für Schäden am Fahrzeug haftet die nutzende Person nach den Grundsätzen des innerbetrieblichen Schadensausgleichs: bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit in voller Höhe, bei mittlerer Fahrlässigkeit anteilig, bei leichter Fahrlässigkeit nicht.
Bußgelder, Verwarnungsgelder und Gebühren, die während der Nutzung entstehen (etwa für Geschwindigkeitsverstöße, Falschparken oder Maut), trägt die fahrende Person.
Die nutzende Person ist damit einverstanden, dass das Unternehmen sie gegenüber Behörden als fahrende Person benennt, wenn eine Anhörung, ein Bußgeldbescheid oder eine Anfrage zu einer Fahrt in ihrer Nutzungszeit eingeht.
§ 9 Datenverarbeitung
Das Unternehmen verarbeitet zur Verwaltung der Fahrzeuge: Buchungsdaten (Name, Zeitraum, Fahrzeug), Kilometerstände und Tankvorgänge, Schadensmeldungen sowie Nachweise der Führerscheinkontrolle. Zugriff haben nur die Personen, die Fahrzeuge oder Buchungen verwalten. Die Daten werden gelöscht, sobald sie für Verwaltung, Abrechnung oder die Bearbeitung von Schäden und Verstößen nicht mehr gebraucht werden.
Die Fahrzeuge sind nicht mit Telematik oder GPS-Ortung ausgestattet. Fahrten werden nicht aufgezeichnet.
Weitere Informationen stehen in den Datenschutzhinweisen des Unternehmens.
§ 10 Laufzeit und Änderungen
Diese Vereinbarung gilt ab ______________________. Sie endet mit dem Ende des Arbeitsverhältnisses oder wenn das Unternehmen die Fahrberechtigung widerruft. Das Unternehmen kann die Fahrberechtigung widerrufen, wenn die nutzende Person gegen diese Vereinbarung verstößt.
Änderungen und Ergänzungen werden schriftlich oder in Textform (etwa per E-Mail) festgehalten.
Ansprechperson für Fragen zu dieser Vereinbarung und für Schadensmeldungen: ______________________
Regelungen in Betriebs- oder Dienstvereinbarungen und Kfz-Richtlinien des Unternehmens gehen dieser Vereinbarung vor.
Sollte eine Regelung dieser Vereinbarung unwirksam sein, bleiben die übrigen Regelungen wirksam.
Herunterladen
PDF zum Drucken und Unterschreiben, Word zum Anpassen. Kostenlos und ohne Anmeldung; nichts wird hochgeladen.
30 Tage kostenlos, keine Kreditkarte nötig.
Die Vorlage ist ein allgemeines Muster und keine Rechtsberatung; prüft sie vor dem Einsatz, bei Mitarbeitenden auch mit dem Betriebsrat.
Was in einer Nutzungsvereinbarung für Poolfahrzeuge steht
Zehn Paragrafen reichen. Jeder beantwortet eine Frage, die sonst erst nach dem ersten Kratzer oder dem ersten Blitzerfoto gestellt wird.
| Klausel | Was drinsteht |
|---|---|
| § 1 Gegenstand und Geltungsbereich | Für welche Fahrzeuge die Vereinbarung gilt: alle Poolfahrzeuge oder eine Liste in der Anlage. Und dass niemand Anspruch auf ein bestimmtes Fahrzeug hat. |
| § 2 Fahrberechtigung | Nur wer unterschrieben und eine gültige Fahrerlaubnis vorgelegt hat, darf fahren. Dazu der Rhythmus der Führerscheinkontrolle und die Pflicht, einen Entzug oder ein Fahrverbot sofort zu melden. |
| § 3 Buchung, Übergabe und Rückgabe | Fahrten werden vorher gebucht, nicht gebrauchte Buchungen storniert. Wo die Schlüssel liegen, dass vor der Abfahrt nach Schäden geschaut wird und wie das Fahrzeug zurückkommt. |
| § 4 Zulässige Nutzung | Die Fragen, die am häufigsten Streit auslösen: private Fahrten, Mitnahme über Nacht, fremde Mitfahrende, Auslandsfahrten, Rauchen und Tiere. Jede davon stellt ihr im Formular ein. |
| § 5 Nutzungsnachweis | Was je Fahrt festgehalten wird: Datum, Name, Kilometerstand bei Übernahme und Rückgabe, Zweck. Im Fahrtenbuch im Fahrzeug oder im Buchungssystem. |
| § 6 Pflichten während der Nutzung | Verkehrsregeln, Sorgfalt, abschließen, Mängel melden und bei sicherheitsrelevanten Mängeln nicht weiterfahren. Die Meldepflicht steht so auch in der DGUV Vorschrift 70. |
| § 7 Kraftstoff und Laden | Tankkarte im Fahrzeug oder Erstattung gegen Beleg, und mit welchem Tank- oder Ladestand das Fahrzeug zurückkommt. |
| § 8 Schäden, Unfälle und Verstöße | Sofort melden, bei Personenschaden oder unklarer Schuld die Polizei rufen, kein Schuldanerkenntnis. Wer für Schäden haftet, wer Bußgelder zahlt und dass die Organisation die fahrende Person gegenüber Behörden benennen darf. |
| § 9 Datenverarbeitung | Welche Daten für die Fahrzeugverwaltung gespeichert werden, wer sie sieht und ob die Fahrzeuge Telematik haben. Ohne diesen Absatz fragt spätestens der Betriebsrat nach. |
| § 10 Laufzeit und Änderungen | Ab wann die Vereinbarung gilt, dass sie mit dem Arbeitsverhältnis oder der Mitgliedschaft endet, dass Änderungen schriftlich festgehalten werden und wer die Ansprechperson ist. |
So setzt ihr die Vorlage ein
Fünf Schritte vom Muster zur unterschriebenen Vereinbarung.
Vorlage ausfüllen
Vorlage wählen, Organisation und Ansprechperson eintragen, die Regeln anklicken. Die Vorschau zeigt sofort den fertigen Text. Lasst Felder leer, wenn ihr sie lieber von Hand ausfüllt.
Anpassen, was bei euch anders läuft
Ladet die Word-Datei, wenn ihr Formulierungen ändern wollt. Streicht, was nicht passt, und ergänzt, was bei euch schon Regel ist, etwa eine Betriebsvereinbarung oder die Ordnung fürs Vereinsheim.
Prüfen lassen
Bei Mitarbeitenden liest der Betriebsrat mit, vor allem bei Führerscheinkontrolle, Nutzungsnachweis und Telematik. Bei Fragen zu Haftung oder Datenschutz fragt jemanden, der sich damit auskennt.
Unterschreiben und ablegen
Jede fahrende Person unterschreibt einmal, vor der ersten Fahrt. Das Original kommt in die Personal- oder Mitgliederakte, eine Kopie an die Person.
Bei neuen Regeln neu verteilen
Kommt ein Fahrzeug mit Telematik dazu oder ändert sich die Regel zur Mitnahme nach Hause, wird die Vereinbarung ergänzt und neu unterschrieben. Ein Aushang im Fahrzeug ersetzt das nicht.
Wann die digitale Buchung dazugehört
Die Vereinbarung regelt, was erlaubt ist. Ob sich jemand daran hält, steht nicht darin. Vier Stellen, an denen ein Buchungssystem die Regeln erst wirksam macht.
Die Vereinbarung verhindert keine Doppelbuchung
Wenn zwei Leute am Montag um acht denselben Transporter brauchen, hilft kein Paragraf. Mit einem Buchungskalender sieht jede Person vorher, ob das Fahrzeug frei ist, und § 3 hat eine Adresse.
Buchung und Übergabe in einem Datensatz
Wer gebucht, wer übernommen und wer zurückgegeben hat, hängt an derselben Buchung. Kommt das Blitzerfoto sechs Wochen später, ist die fahrende Person in einer Minute gefunden.
Kilometerstand je Buchung
Dispoly fragt bei Übernahme und Rückgabe den Kilometerstand ab und rechnet die Differenz. Der Nutzungsnachweis aus § 5 entsteht so nebenbei, auch ohne Login.
Der Aushang im Fahrzeug
Ein QR-Aushang am Armaturenbrett führt zur Schnellerfassung: scannen, Stand eintragen, fertig. Auch für Fahrten ohne Buchung, etwa nach dem Werkstattbesuch.
Häufig gestellte Fragen
Von der Vereinbarung zur Buchung, in der sie gilt
Dispoly ist der Buchungskalender für eure Poolfahrzeuge: Buchung, Übergabe mit Kilometerstand und Schadensmeldung an einem Ort, für Mitarbeitende, Mitglieder und Gäste.
30 Tage kostenlos testen. Keine Kreditkarte erforderlich.