Fahrtenbuch fürs Poolfahrzeug: Wann es Pflicht ist und was hineingehört

Auf dem Schreibtisch liegt ein Zeugenfragebogen der Bußgeldstelle. Der Transporter wurde vor drei Wochen geblitzt, und die Behörde möchte wissen, wer gefahren ist. Im Outlook-Kalender steht für den Tag „Transporter, Baustelle“, sonst nichts. Und dann fragt jemand, ob ihr nicht längst ein Fahrtenbuch führen müsstet.

Die Antwort hängt davon ab, wer das Fahrtenbuch verlangt. Das Finanzamt, die Straßenverkehrsbehörde und eure eigene Organisation meinen jeweils etwas anderes. Dieser Beitrag sortiert die drei, zeigt, welche Angaben ein Nutzungsnachweis für Poolfahrzeuge enthalten sollte, und liefert dafür eine Vorlage zum Kopieren. Er ist allgemeine Information und keine Rechts- oder Steuerberatung. Für euren Einzelfall ist eure Steuerberatung die richtige Adresse.

Ist ein Fahrtenbuch für Firmenfahrzeuge Pflicht?

Nicht generell. Nötig wird ein Fahrtenbuch in drei Situationen:

1. Steuer: Ein Fahrzeug darf auch privat oder für den Arbeitsweg genutzt werden, und ihr wollt den Vorteil nicht pauschal nach der 1-%-Regelung versteuern. Dann ist ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch die Voraussetzung für die Alternative.
2. Behörde: Die Straßenverkehrsbehörde ordnet nach § 31a StVZO ein Fahrtenbuch an, weil sich nach einem Verstoß nicht feststellen ließ, wer gefahren ist.
3. Eigene Regeln: Eine Dienstanweisung, Betriebsvereinbarung oder Richtlinie schreibt es vor. Die Richtlinien für die Nutzung von Dienstkraftfahrzeugen in der Bundesverwaltung (DKfzR) etwa sehen in § 8 ein Fahrtenbuch für jedes Dienstkraftfahrzeug vor. Wer im öffentlichen Dienst arbeitet, schaut deshalb zuerst in die eigenen Vorschriften.

Bei einem reinen Poolfahrzeug mit Privatnutzungsverbot greift Punkt 1 in der Regel nicht und Punkt 2 erst, wenn es schon zu spät ist. Einen Nutzungsnachweis solltet ihr trotzdem führen.

Wann das Finanzamt ein Fahrtenbuch sehen will

Dürfen Beschäftigte einen Firmenwagen auch privat nutzen, ist das ein geldwerter Vorteil (§ 8 Abs. 2 EStG). Der Normalfall ist die 1-%-Regelung: jeden Monat 1 % des Bruttolistenpreises, dazu 0,03 % des Listenpreises je Entfernungskilometer, wenn der Wagen auch für den Weg zur Arbeit genutzt wird. Wer stattdessen nur den tatsächlichen privaten Anteil versteuern will, braucht ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch und die Belege über die gesamten Kosten des Fahrzeugs.

Was hineingehört, steht in den Lohnsteuer-Richtlinien (R 8.1 Abs. 9 Nr. 2 LStR). Für jede dienstliche Fahrt:

• Datum und Kilometerstand zu Beginn und am Ende
• Reiseziel, bei Umwegen auch die Route
• Reisezweck
• aufgesuchte Geschäftspartner

Für Privatfahrten genügen die Kilometerangaben, für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte ein kurzer Vermerk.

Genauso wichtig ist die Form. Nach dem Bundesfinanzhof muss ein Fahrtenbuch zeitnah und in geschlossener Form geführt werden und die Fahrten vollständig und im fortlaufenden Zusammenhang wiedergeben (Urteil vom 9. November 2005, VI R 27/05). Bei einer elektronischen Lösung müssen nachträgliche Änderungen technisch ausgeschlossen oder zumindest in der Datei selbst dokumentiert sein. Eine Excel-Tabelle erfüllt das nicht (Urteil vom 16. November 2005, VI R 64/04), ein nachträglich aus Kalender und Erinnerung zusammengesetztes Heft ebenso wenig.

Reine Poolfahrzeuge: meistens kein steuerliches Fahrtenbuch

Die Steuerfrage stellt sich nur, wenn Privatfahrten oder der Arbeitsweg erlaubt sind. Ein Poolfahrzeug, das ausschließlich dienstlich gefahren werden darf, löst keinen geldwerten Vorteil aus. Wo nichts zu bewerten ist, braucht ihr auch kein Fahrtenbuch zur Bewertung.

Das Verbot muss allerdings belegbar sein. Nach dem BMF-Schreiben vom 3. März 2022 zur Überlassung betrieblicher Kraftfahrzeuge an Arbeitnehmer (Rn. 19) wird es durch Unterlagen nachgewiesen, etwa eine arbeitsvertragliche oder andere arbeits- oder dienstrechtliche Grundlage, und diese Unterlagen gehören zum Lohnkonto. Eine mündliche Ansage im Teammeeting reicht dafür nicht.

Der Bundesfinanzhof nimmt solche Verbote ernst. Es gibt keinen allgemeinen Erfahrungssatz, dass Fahrzeuge aus dem Fuhrpark des Arbeitgebers stets einem oder mehreren Beschäftigten zur privaten Nutzung zur Verfügung stehen (Urteil vom 21. April 2010, VI R 46/08). Selbst beim angestellten Geschäftsführer lässt sich nicht unterstellen, dass ein Privatnutzungsverbot nur zum Schein ausgesprochen ist (Urteil vom 21. März 2013, VI R 42/12).

Unsere Einschätzung: Ein Verbot auf Papier ist das eine. Fragt in einer Lohnsteuer-Außenprüfung jemand nach, ob die Fahrzeuge wirklich nur dienstlich unterwegs waren, hilft ein Nachweis, der zeigt, wer wann welches Fahrzeug hatte und wie viele Kilometer dabei zusammenkamen. Das ist kein steuerliches Fahrtenbuch, zeigt aber, dass ihr euer Verbot ernst nehmt.

Anders liegt der Fall, sobald ein Poolfahrzeug über Nacht mit nach Hause darf, etwa für die Rufbereitschaft. Dann können Arbeitsweg oder Privatnutzung steuerlich eine Rolle spielen. Für Fahrzeugpools gibt es eine eigene Rechnung: pauschal 1 % der Listenpreise aller Poolfahrzeuge, aufgeteilt auf die Zahl der Nutzungsberechtigten (BMF-Schreiben vom 3. März 2022, Rn. 14, und H 8.1 (9-10) LStH, Stichwort „Fahrzeugpool“). Das klärt ihr mit eurer Steuerberatung, bevor der erste Schlüssel über Nacht wegbleibt.

Warum ihr trotzdem einen Nutzungsnachweis führt

Bußgeld und Fahrtenbuchauflage. Lässt sich nach einem Verkehrsverstoß nicht feststellen, wer gefahren ist, kann die Behörde dem Halter nach § 31a StVZO ein Fahrtenbuch für ein oder mehrere Fahrzeuge auferlegen. Vor jeder Fahrt sind dann Name, Vorname und Anschrift der fahrenden Person, das Kennzeichen sowie Datum und Uhrzeit des Beginns einzutragen, nach der Fahrt unverzüglich Datum und Uhrzeit des Endes mit Unterschrift. Das Buch muss sechs Monate über das Ende der Auflage hinaus aufbewahrt werden. Mit Steuern hat diese Pflicht nichts zu tun. Auf „Wir wissen nicht, wer gefahren ist“ sollten sich Betriebe nicht verlassen: Das OVG Nordrhein-Westfalen hält es für sachgerechtes kaufmännisches Verhalten, Fahrten mit Firmenwagen längerfristig zu dokumentieren (Beschluss vom 30. Juni 2015, 8 B 1465/14).

Halt- und Parkverstöße. Bleibt die fahrende Person unbekannt, trägt der Halter die Kosten des Verfahrens (§ 25a StVG).

Schäden und Unfallverhütung. Die DGUV Vorschrift 70 „Fahrzeuge“ verpflichtet in § 36 die fahrende Person, festgestellte Mängel der zuständigen Aufsicht mitzuteilen, beim Fahrerwechsel auch der nächsten Person. Ein Feld für Schäden bei der Rückgabe hält diese Meldung fest. Und wenn nach einem Unfall die Versicherung fragt, wer am Steuer saß, habt ihr die Antwort.

Kosten und Wartung. Kilometer je Abteilung oder Kostenstelle, Leasing-Kilometergrenzen, Wartungsintervalle: Alles hängt am Kilometerstand bei Übernahme und Rückgabe.

Name, Zeitraum und Kilometerstand sind personenbezogene Daten. Legt fest, wie lange ihr sie aufbewahrt. Was dabei zu beachten ist, steht im Beitrag DSGVO bei Buchungsdaten.

Vorlage: Fahrtenbuch fürs Poolfahrzeug als Nutzungsnachweis

Übernehmt die Tabelle in Excel, Word oder euer Buchungssystem. Die Spalte „Empfehlung“ ist unsere Einschätzung für reine Poolfahrzeuge, keine gesetzliche Vorgabe. Fertig zum Ausdrucken oder als Excel-Datei gibt es sie als kostenlose Fahrtenbuch-Vorlage.

Zwei Ergänzungen, je nach Lage:

• Steuerliches Fahrtenbuch: Pro dienstlicher Fahrt sind Reiseziel, Reisezweck und aufgesuchte Geschäftspartner Pflicht, Privatfahrten gehören mit ihren Kilometern ebenfalls hinein, und nachträgliche Änderungen dürfen nicht unbemerkt möglich sein. Als Tabelle geführt, erfüllt die Vorlage das nicht.
• Fahrtenbuchauflage: Nach § 31a StVZO zusätzlich die Anschrift der fahrenden Person, der Eintrag vor Fahrtbeginn und nach jeder Fahrt eine Unterschrift.

So füllt Dispoly die Vorlage aus der Buchung

Fahrzeug, Zeitraum und buchende Person stehen schon in der Buchung. Es fehlt, was im Moment der Schlüsselübergabe passiert. In Dispoly heißt die Funktion dafür „Übernahme & Rückgabe“. Admins richten sie pro Fahrzeug ein, auf der Detailseite im gleichnamigen Abschnitt. Die Vorlage „Fahrtenbuch“ bringt Kilometerstand, Fahrer/in, Fahrtzweck, Tankfüllung, „Getankt?“ und Schäden / Bemerkungen mit. Pflicht ist darin nur der Kilometerstand, weitere Pflichtfelder legt ihr selbst fest. Die übrigen Fahrzeuge übernehmen die Einstellung mit „Von Ressource kopieren“.

Erfassen. An jeder Buchung erscheinen die Buttons „Übernahme“ und „Rückgabe“: im Dashboard, in der Reservierungstabelle und auf der Seite des Fahrzeugs. Erfassen darf jedes Mitglied der Organisation, denn wer fährt, hat oft nicht selbst gebucht. Bei der Rückgabe steht der Übernahmestand daneben, und die Differenz rechnet beim Tippen mit, etwa „+55 km“. Gäste, die über eine öffentliche Buchungsseite gebucht haben, bekommen einen Link per E-Mail und erfassen im Browser, ohne Konto.

Fahrten ohne Buchung. Die Zähler laufen von Buchung zu Buchung weiter. Wurde der Wagen zwischendurch bewegt, zeigt das Logbuch die Lücke als Kilometer „ohne Buchung“. Für solche Fahrten gibt es die QR-Schnellerfassung: einen Aushang als A4-PDF mit QR-Code pro Fahrzeug, der das Formular ohne Buchung und ohne Login öffnet. Ist gerade eine Buchung fällig, nimmt derselbe Aushang auch deren Übernahme oder Rückgabe auf. In der App gibt es dazu den „Eintrag ohne Buchung“, auch rückwirkend.

Nachhaken. Pro Fahrzeug stellt ihr die Verbindlichkeit ein. Bei „Erinnern“ werden fehlende Einträge markiert, und fehlt die Rückgabe, geht zwei Stunden nach Buchungsende eine Erinnerungsmail raus. „Erzwingen“ schickt zusätzlich eine Mail an die Kontaktperson des Fahrzeugs, wenn die Rückgabe nach drei Tagen noch fehlt. Für die Buchung gesperrt wird niemand. Den Überblick gibt der Tab „Übergaben“ in den Reservierungen.

Auswerten. Das Logbuch zeigt je Fahrzeug und Monat den Stand am Monatsende, die gefahrenen Kilometer und die Zahl der Fahrten. Der Export als CSV oder Excel liefert eine Zeile pro Buchung, dazu Zeilen für Einträge ohne Buchung, mit den Spalten „Gebucht von“, „Fahrer/in“, Übernahme- und Rückgabezeit sowie je Zähler Übernahme, Rückgabe, Differenz und Differenz ohne Buchung.

Was Dispoly hier nicht ist

• Kein steuerliches Fahrtenbuch. Einträge lassen sich korrigieren, Admins können sie löschen, und Reiseziel oder Geschäftspartner werden nicht erzwungen. Manipulationssicher ist das Logbuch nicht. Für Fahrzeuge mit Privatnutzung, die nach der Fahrtenbuchmethode versteuert werden, braucht ihr ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch, handschriftlich oder elektronisch.
• Keine Unterschrift. Wenn ihr eine Fahrtenbuchauflage erfüllen müsst, klärt vorher mit der Behörde, in welcher Form sie das Fahrtenbuch akzeptiert.
• Keine Telematik. Kein GPS, keine Hardware im Fahrzeug, keine Fotos. Der Kilometerstand kommt von der Person, die auf den Tacho schaut.
• Eine Erinnerungsmail pro fehlender Rückgabe, keine Mahnkette. Eine native App gibt es nicht, alles läuft im Browser.

Weiterlesen

Wo die Grenze zwischen Buchungsnachweis und elektronischem Fahrtenbuch verläuft, vertieft der Beitrag Kilometerstand und Fahrtenbuch. Was bei Übergaben sonst noch festgehalten werden sollte, steht in der Checkliste zum Übergabeprotokoll. Wer die Buchungen selbst noch in Excel oder Outlook pflegt, fängt einen Schritt früher an: Poolfahrzeuge verwalten. Die Funktion im Überblick zeigt die Lösungsseite zum Fahrtenbuch.

Übernahme & Rückgabe ist in allen Tarifen enthalten, auch im Starter, ohne Aufpreis. Ausprobieren kostet nichts: kein Vertrag, keine Einrichtungsgebühr, 30 Tage kostenlos testen.