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Übergabeprotokoll für Fahrzeuge und Geräte: Checkliste zum Kopieren
Dispoly Team
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Am Montagmorgen steht der Transporter mit einer frischen Schramme am Stoßfänger auf dem Hof, die Tankanzeige steht auf Reserve. Übers Wochenende war er zweimal gebucht. Wer die Schramme mitgebracht hat, lässt sich nicht mehr klären, und wie voll der Tank am Freitag war, weiß auch niemand. Beides bleibt an euch hängen.
Mit einem Übergabeprotokoll wüsstet ihr, zwischen welcher Übernahme und welcher Rückgabe die Schramme entstanden ist. Dieser Beitrag enthält eine Checkliste zum Kopieren für Poolfahrzeuge und Leihgeräte, vergleicht drei Wege, sie zu führen, und zeigt, wie ihr das Protokoll in Dispoly an die Buchung hängt. Die Wohnungsübergabe beim Umzug ist ein eigenes Thema und kommt hier nicht vor.
Übergabe- und Rückgabeprotokoll sind zwei Hälften desselben Dokuments. Die Übergabe hält fest, in welchem Zustand das Fahrzeug oder Gerät losging, die Rückgabe, wie es zurückkam. Aussagekraft hat erst der Vergleich: gefahrene Kilometer, Tankstand, neue Schäden, fehlendes Zubehör. Fehlt eine Hälfte, beweist die andere wenig.
Für die interne Übergabe eines Poolfahrzeugs oder des Vereinsbeamers schreibt kein Gesetz ein Protokoll oder eine bestimmte Form vor. Das Protokoll ist ein Nachweis für euch selbst, und ihr entscheidet, wie viel hineingehört. Mit dem steuerlichen Fahrtenbuch hat es wenig zu tun. Das verlangt für jede Dienstfahrt neben Datum und Kilometerständen auch Reiseziel, Reisezweck und aufgesuchte Geschäftspartner. Eine Rolle spielt es erst, wenn ein Fahrzeug auch privat oder für den Arbeitsweg genutzt werden darf und ihr diese Nutzung nach dem tatsächlichen Anteil statt pauschal nach der 1-%-Regel versteuern wollt. Was ein Fahrtenbuch fürs Finanzamt genau leisten muss, steht in Kilometerstand und Fahrtenbuch, ob eure Poolfahrzeuge eines brauchen, in Fahrtenbuch beim Poolfahrzeug. Das hier ist allgemeine Information, keine Rechts- oder Steuerberatung.
Die Tabelle passt für den Transporter genauso wie für den Beamer oder das Notstromaggregat. Kopiert sie in eure Vorlage und streicht, was bei euch nicht vorkommt. Fertig zum Ausdrucken gibt es sie als kostenlose Übergabeprotokoll-Vorlage, mit Varianten für Fahrzeuge, Geräte und Räume mit Schlüsseln, als PDF oder Excel.
| Bereich | Bei Übergabe | Bei Rückgabe | Worauf achten |
|---|---|---|---|
| Identität | Kennzeichen oder Inventarnummer, Bezeichnung | dieselbe Angabe | Bei mehreren gleichen Geräten die Seriennummer |
| Zeit | Datum und Uhrzeit der Übergabe | Datum und Uhrzeit der Rückgabe | Die tatsächliche Uhrzeit, nicht die gebuchte |
| Wer | Name der Person, die übernimmt | Name der Person, die zurückgibt | Wer fährt, hat oft nicht selbst gebucht |
| Zähler | Kilometerstand oder Betriebsstunden | Stand bei Rückgabe, Differenz | Ablesen, nicht schätzen |
| Tank oder Akku | Tankfüllung oder Ladestand | Füllstand, getankt oder geladen (ja/nein) | Grobe Stufen reichen: voll, ¾, ½, ¼, Reserve |
| Zustand und Schäden | bekannte Schäden, Sauberkeit | neue Schäden, Verschmutzung, Auffälligkeiten | Den Ort nennen: „Delle Tür hinten links“ |
| Zubehör | Schlüssel (Anzahl), Fahrzeugschein, Tankkarte, Warndreieck, Verbandkasten; bei Geräten Netzteil, Fernbedienung, Kabel, Tasche | vollständig oder was fehlt | Eine feste Liste pro Fahrzeug oder Gerät spart Diskussionen |
| Zweck (optional) | Fahrtzweck, Projekt oder Kostenstelle | entfällt | Nur abfragen, wenn jemand die Angabe auswertet |
Haltet das Formular kurz. Mit jedem zusätzlichen Pflichtfeld steigt die Wahrscheinlichkeit, dass jemand rät, statt abzulesen. Pflicht sollte der Zählerstand sein, der Rest darf optional bleiben. Bekannte Schäden führt ihr am besten einmal pro Fahrzeug, statt sie bei jeder Übergabe neu abzuschreiben. Ins Protokoll gehört dann nur, was neu dazugekommen ist.
Viele Vorlagen im Netz sehen Unterschriften beider Seiten und Fotos der Schäden vor. Bei der Vermietung an Externe oder bei der Leasingrückgabe ist das sinnvoll, weil dort zwei Parteien am Fahrzeug stehen. Beim Poolfahrzeug liegt der Schlüssel oft im Kasten, und niemand zeichnet gegen. Dort sind Name und Zeitpunkt der Nachweis, den ihr realistisch bekommt. Führerscheinkontrolle und Fahrerunterweisung stehen in manchen Vorlagen ebenfalls. Beide betreffen die Person, nicht die einzelne Fahrt. Ein festes Intervall für die Führerscheinkontrolle schreibt das Gesetz nicht vor. Die Empfehlungen für Poolfahrzeuge reichen von zweimal im Jahr bis zu jeder Übergabe, wenn der Kreis der Fahrer nicht feststeht.
| Papierformular | Geteilte Tabelle | An der Buchung | |
|---|---|---|---|
| Wo erfasst wird | am Fahrzeug, im Heft oder auf dem Klemmbrett | meist später am Schreibtisch | am Handy, an der Buchung |
| Wer hatte es? | steht da, wenn jemand schreibt | Abgleich mit dem Kalender | kommt aus der Buchung |
| Differenzen | von Hand | per Formel | rechnet das System |
| Hinweis auf Lücken | keiner | nur selbst gebaut | je nach System |
| Unterschrift, Skizze | möglich | nein | je nach System |
| Kosten | Papier und Kugelschreiber | keine zusätzlichen | Software |
Das Papierformular im Handschuhfach braucht keinen Empfang und keine Einweisung, und es nimmt Unterschrift und Skizze auf. Für ein einzelnes Fahrzeug mit drei Fahrern reicht das. Die Schwäche zeigt sich später. Die Einträge sieht niemand, bevor jemand das Heft aufschlägt, und Lücken fallen erst am Quartalsende auf, wenn jemand die Monatskilometer von Hand addiert.
Die geteilte Tabelle in Excel oder als SharePoint-Liste lässt sich auswerten. Eingetragen wird aber selten am Fahrzeug, eher am Schreibtisch und aus dem Gedächtnis. Wer das Fahrzeug hatte, steht im Kalender, der Kilometerstand in der Tabelle, und zusammen bringt die beiden nur, wer sie abgleicht. Externe Entleiher bekommen auf die Tabelle in der Regel keinen Zugriff. Wie der Umstieg von der Liste auf einen Belegungsplan aussieht, beschreibt Von Excel zum Belegungsplan.
Hängt das Protokoll an der Buchung, stehen Name und Zeitraum schon fest, bevor jemand etwas eintippt. Das System kennt den letzten Zählerstand und rechnet die Differenz selbst. Dafür braucht ihr eine Software und ein Handy mit Netz, und den Tacho ablesen muss weiterhin ein Mensch. Vergessen lässt sich die Rückgabe auch hier, das System kann dann wenigstens daran erinnern.
In Dispoly heißt die Funktion „Übernahme & Rückgabe“. Admins richten sie pro Ressource ein, weil der Transporter andere Angaben braucht als der Beamer. Plant für die erste Ressource etwa zehn Minuten ein, jede weitere geht schneller.
An jeder Buchung der Ressource stehen dann die Buttons „Übernahme“ und „Rückgabe“. Erfassen darf jedes Mitglied der Organisation, gespeichert wird der Name der Person, die einträgt. Der Zähler ist mit dem letzten bekannten Stand vorbelegt, und bei der Rückgabe läuft die Differenz beim Tippen mit, etwa „+55 km“. Wer ohne Konto über eure öffentliche Buchungsseite gebucht hat, etwa ein Vereinsmitglied, bekommt einen Link per E-Mail und erfasst im Browser, ohne App und ohne Login.
Fahrten ohne Buchung, etwa in die Werkstatt, tragt ihr in der App als „Eintrag ohne Buchung“ ein oder über die QR-Schnellerfassung, einen A4-Aushang, der das Formular ohne Buchung und ohne Login öffnet. Ist gerade eine Buchung fällig, bietet derselbe Aushang deren Übernahme oder Rückgabe an, ohne anzuzeigen, wer gebucht hat. Alles landet im Logbuch der Ressource, mit Differenzen je Fahrt und je Monat, exportierbar als CSV oder Excel. Offene Übergaben sammelt der Tab „Übergaben“ in den Reservierungen.
Wie Übernahme und Rückgabe für Fahrzeuge, Geräte und Gäste zusammenspielen, zeigt die Lösungsseite zum Übergabeprotokoll. Für Wehren mit Einsatzfahrten ohne Buchung gibt es den Beitrag Fahrtenbuch in der Feuerwehr ohne Zettel, für Vereine die Seite für Vereine. Alle Details zur Funktion stehen im Release vom September.
Übernahme & Rückgabe ist in allen Tarifen enthalten, auch im Starter, ohne Aufpreis. Ausprobieren kostet nichts: kein Vertrag, keine Einrichtungsgebühr, 30 Tage kostenlos testen.