Das Fahrtenbuch für Poolfahrzeuge, das sich aus den Buchungen füllt.
Wer wann welches Fahrzeug gebucht hat, steht schon in der Buchung. Bei Übernahme und Rückgabe kommt der Kilometerstand dazu, eingetragen im Browser auf dem Handy. Dispoly rechnet die Kilometer je Fahrt und Monat, hält Fahrer/in und Fahrtzweck fest und exportiert das Logbuch nach Excel.
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Alltag mit dem Heft im Handschuhfach
Heft und Liste sind nie vollständig
Drei Fahrten fehlen, zwei Einträge sind unleserlich, und der Kilometerstand von heute passt nicht zu dem von letzter Woche.
Der Schlüssel wandert, der Eintrag nicht
Gebucht hat die Kollegin, gefahren ist der Azubi, und zur Werkstatt hat den Transporter jemand ganz ohne Buchung gebracht. Im Heft steht davon nichts.
Am Monatsende wird rekonstruiert
Wer wie viel gefahren ist, setzt die Verwaltung aus Kalender, Tankbelegen und Erinnerung zusammen. In Excel, von Hand.
Die Lösung
So führen Teams ihr Fahrtenbuch mit Dispoly
Kilometerstand bei Übernahme und Rückgabe
Die Buttons „Übernahme“ und „Rückgabe“ sitzen an der Buchung. Bei der Übernahme ist der letzte bekannte Stand vorbelegt, bei der Rückgabe siehst du die Differenz schon beim Tippen, etwa +55 km. Der Stand läuft von Buchung zu Buchung weiter, die Kilometer je Fahrt und Monat rechnet Dispoly selbst.
Fahrer/in, Fahrtzweck, Tankfüllung
Die Vorlage „Fahrtenbuch“ bringt Kilometerstand, Fahrer/in, Fahrtzweck, Tankfüllung, „Getankt?“ und Schäden/Bemerkungen mit. Du legst fest, was bei Übernahme, Rückgabe oder beidem gefragt wird und was Pflicht ist. Erfassen darf jedes Mitglied, denn oft fährt nicht, wer gebucht hat; Fahrer/in ist mit dem Namen der erfassenden Person vorbelegt.
QR-Schnellerfassung, mit und ohne Buchung
Ein A4-Aushang mit QR-Code im Fahrzeug, gescannt wird ohne Login. Ist bei einer Buchung gerade Übernahme oder Rückgabe fällig, bietet der Aushang genau diese an, und der Eintrag zählt für die Buchung. Angezeigt wird nur der Zeitraum, nicht wer gebucht hat. Für Fahrten ohne Buchung gibt es „Ohne Buchung“ mit Anlass (Einsatz, Werkstatt, Korrektur, Sonstiges). Ein Name gehört immer dazu, Pflichtfelder wie der Kilometerstand sind markiert.
Erinnerung, wenn die Rückgabe fehlt
Die Verbindlichkeit wählst du pro Fahrzeug. Bei „Erinnern“ werden fehlende Einträge markiert und im Tab „Übergaben“ gelistet, und fehlt die Rückgabe zwei Stunden nach Buchungsende noch, bekommt die buchende Person eine E-Mail. Bei „Erzwingen“ schreibt Dispoly zusätzlich der Kontaktperson des Fahrzeugs, wenn die Rückgabe nach drei Tagen noch fehlt.
Übersicht und Logbuch je Fahrzeug
Der Tab „Übergaben“ zeigt, was heute abgeholt wird, was unterwegs ist und wo Übernahme oder Rückgabe fehlt; Admins erfassen dort auch stellvertretend. Das Logbuch zeigt je Monat den Stand am Monatsende, die gefahrenen Kilometer und die Zahl der Fahrten. Korrekturen und Nachträge sind markiert.
Excel-Export für die Buchhaltung
Das Logbuch als CSV oder Excel, je Fahrzeug oder für alle, je Monat. Eine Zeile je Buchung mit Übernahme, Rückgabe, Differenz und Fahrer/in, dazu Zeilen für Einträge ohne Buchung. Zahlen bleiben Zahlen, auch im deutschen Excel.
Mehr zum Thema: Kilometerstand & Zählerstände erfassen · Übergabe- & Rückgabeprotokoll · Fuhrparks & Poolfahrzeuge · Fahrtenbuch-Vorlage (kostenlos)
Kein Aufpreis, kein Gerät im Fahrzeug
Übernahme & Rückgabe mit Logbuch, QR-Schnellerfassung und Export gehört zu jedem Tarif, auch zum Starter-Tarif. Erfasst wird im Browser: keine App zum Installieren, keine Telematik, kein GPS, nichts zum Einbauen. Dispoly weiß nur, was gebucht und eingetragen wurde.
Vom Heft im Handschuhfach zum digitalen Fahrtenbuch, in vier Schritten
Eingerichtet wird pro Fahrzeug, auf der Detailseite der Ressource. Keine Hardware, kein Rollout, und gebucht wird weiter wie bisher.
Vorlage „Fahrtenbuch“ wählen
Öffne das Fahrzeug, geh zum Abschnitt „Übernahme & Rückgabe“ und starte mit der Vorlage „Fahrtenbuch“. Für Aggregate und Maschinen gibt es die Vorlage „Betriebsstunden“. Beim nächsten Fahrzeug reicht „Von Ressource kopieren“.
Felder und Anfangsstand festlegen
Entscheide je Feld, ob es bei Übernahme, Rückgabe oder beidem abgefragt wird und ob es Pflicht ist. Trag beim Einrichten den aktuellen Kilometerstand als Anfangsstand ein, dann ist er schon bei der ersten Übernahme vorbelegt. Möglich sind bis zu 20 Felder pro Fahrzeug, davon bis zu 8 Zähler.
Verbindlichkeit wählen
„Optional“ heißt: Buttons und Logbuch, niemand wird erinnert. „Erinnern“ markiert fehlende Einträge und schickt zwei Stunden nach Buchungsende eine E-Mail, wenn die Rückgabe fehlt. „Erzwingen“ schreibt zusätzlich der Kontaktperson des Fahrzeugs, wenn die Rückgabe nach drei Tagen noch fehlt. Gesperrt wird in keiner Stufe etwas.
Aushang drucken und losfahren
Druck den A4-Aushang mit dem QR-Code aus und häng ihn ins Fahrzeug. Ab dann erfasst, wer fährt: Mitglieder über den Button an der Buchung, Gäste über den Link in ihrer Buchungs-E-Mail, und alle direkt am Fahrzeug über den QR-Code. Der bietet die fällige Übernahme oder Rückgabe an und nimmt auch Fahrten ohne Buchung auf.
Eine Woche mit vier Poolfahrzeugen
Ein Kombi, zwei Kleinwagen, ein Transporter, und niemand, dessen Job das Fahrtenbuch ist. Es entsteht nebenbei, weil zu jeder Buchung zwei Zahlen gehören.
Montag, 07:40
Eine Kollegin aus dem Vertrieb holt den Kombi. An ihrer Buchung tippt sie auf „Übernahme“, der letzte bekannte Kilometerstand ist schon eingetragen. Sie bestätigt ihn, wählt die Tankfüllung und fährt los. Am Nachmittag trägt sie bei der Rückgabe den neuen Stand ein und sieht sofort: +55 km.
Mittwoch, 16:10
Der Transporter musste zur Werkstatt, gebucht hat ihn dafür niemand. Zurück auf dem Hof scannt der Kollege den Aushang, wählt den Anlass „Werkstatt“ und trägt Stand und Namen ein. Die Kilometer stehen im Logbuch als Eintrag „Ohne Buchung“ mit Anlass und Namen, nicht als Lücke, die später jemand erklären muss.
Freitag, 18:30
Die Buchung für einen Kleinwagen endete um halb fünf. Die Übernahme ist erfasst, die Rückgabe nicht, obwohl der Wagen längst auf dem Hof steht. Weil das Fahrzeug auf „Erinnern“ eingestellt ist, geht jetzt, zwei Stunden nach Buchungsende, eine E-Mail an den Kollegen, der gebucht hatte. Im Tab „Übergaben“ steht die Fahrt unter „Überfällig“, bis er den Stand am Montag nachträgt.
Monatsende
Die Verwaltung exportiert das Logbuch des Monats als Excel-Datei für die Buchhaltung: eine Zeile je Buchung mit Übernahme, Rückgabe, Differenz und Fahrer/in, dazu die Werkstattfahrt als Zeile ohne Buchung. Beim Kombi stehen 12 km in der Spalte „Differenz ohne Buchung“. Jetzt ist wenigstens klar, wonach man fragen muss.
Was in der Besprechung zuerst kommt
Das erkennt das Finanzamt doch nicht an.
Stimmt, und dafür ist es nicht gebaut. Dispoly ist kein finanzamtkonformes Fahrtenbuch: Einträge lassen sich korrigieren, Reiseziel, Route und Geschäftspartner werden nicht erzwungen, und manipulationssicher ist das Logbuch nicht. Für privat genutzte Dienstwagen, bei denen ihr die 1-%-Regelung vermeiden wollt, braucht ihr ein Fahrtenbuch, das diese Anforderungen erfüllt. Dispoly ist der Nutzungsnachweis für Fahrzeuge, die sich mehrere teilen: Poolfahrzeuge, Vereinsbusse, Feuerwehr- und Rettungsfahrzeuge, kommunale Fuhrparks.
Das trägt bei uns doch keiner ein.
Deshalb hängt die Erfassung an der Buchung und nicht an einem Heft. Der Button steht dort, wo die Leute ohnehin nachsehen, und der letzte Stand ist vorbelegt. Mit „Erinnern“ bekommt die buchende Person eine E-Mail, wenn die Rückgabe fehlt, und die Fahrt bleibt im Tab „Übergaben“ offen, bis sie nachgetragen ist. Ehrlich dazu: Eine Buchungssperre gibt es nicht, und automatisch verschickt Dispoly pro fehlender Rückgabe genau eine Erinnerung.
Wir haben dafür eine Excel-Liste.
Die Liste weiß nicht, wer gebucht hatte, und sie merkt nicht, wenn zwischen zwei Einträgen 40 km fehlen. Dispoly verbindet den Kilometerstand mit der Buchung, rechnet die Differenzen selbst und zeigt Bewegung ohne Buchung als Lücke. Excel bleibt trotzdem im Spiel: Der Monatsexport ist eine Excel-Datei mit echten Zahlen, mit denen ihr weiterrechnen könnt.
Häufig gestellte Fragen
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