Kilometerstand und Zählerstände erfassen, bei jeder Übergabe statt am Monatsende.
Wer ein Fahrzeug oder Gerät übernimmt oder zurückgibt, trägt den Stand am Handy ein: Kilometer, Betriebsstunden, kWh oder eine eigene Einheit. Am Fahrzeug geht das per QR-Code, auch ohne Buchung. Dispoly rechnet die gefahrenen Kilometer je Fahrt und Monat und zeigt, wo zwischen zwei Buchungen Kilometer ohne Buchung liegen.
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Warum Zählerstände selten zusammenpassen
Abgelesen wird aus dem Gedächtnis
Der Stand wird notiert, wenn jemand daran denkt, oft Tage später. Aus 48.312 wird 48.132, und den Zahlendreher bemerkt niemand.
Die Lücke fällt keinem auf
Zwischen der letzten Rückgabe und der nächsten Übernahme liegen 60 km. Werkstatt, vergessene Buchung oder Tippfehler? Auf Papier sieht das niemand, bis die Leasingabrechnung kommt.
Jeder Zähler hat seine eigene Liste
Kilometer im Heft, Betriebsstunden auf einem Zettel am Aggregat, der Stromzähler im Vereinsheim in einer Excel-Datei. Zusammenrechnen muss es am Ende eine Person, von Hand.
Kostenloser Kilometer-Check
Übertrag die Kilometerstände aus eurem Heft oder eurer Excel-Liste. Der Check rechnet die Kilometer je Fahrt aus und zeigt, wo zwischen zwei Einträgen Kilometer fehlen.
Fahrtenbuch einfügen
In Excel oder Google Sheets markieren, kopieren, hier einfügen. Die Prüfung startet sofort.
Excel (.xlsx), CSV oder Text, bis 5 MB. Du kannst die Datei auch auf das Feld ziehen.
Deine Daten bleiben in deinem Browser. Es wird nichts hochgeladen.
Die Lösung
So erfasst ihr Kilometerstand und Zählerstände mit Dispoly
Jeder Zähler, den ihr ablest
Kilometerstand, Betriebsstunden, Stromzähler in kWh, Wasserzähler in m³ oder ein eigener Zähler mit eigener Einheit: bis zu 8 Zähler je Ressource, auf Wunsch mit einer Dezimalstelle. Du legst fest, ob der Stand bei Übernahme, Rückgabe oder beidem abgefragt wird und ob er Pflicht ist.
Vorbelegt, fortgeschrieben, sofort gerechnet
Bei der Übernahme steht der letzte bekannte Stand schon im Feld. Bei der Rückgabe zeigt das Formular die Differenz beim Tippen, etwa +55 km. Liegt ein Stand unter dem Vorwert, muss er bestätigt werden. Gesperrt wird er nie, aber ein Zahlendreher fällt sofort auf.
Per QR-Code direkt am Fahrzeug
Ein A4-Aushang mit QR-Code, gescannt mit der Handykamera und ohne Login. Ist bei einer Buchung gerade Übernahme oder Rückgabe fällig, bietet der Aushang genau diese an und zeigt nur ihren Zeitraum, nicht wer gebucht hat. Alles andere läuft über „Ohne Buchung“ mit Anlass: Einsatz, Werkstatt, Korrektur oder Sonstiges.
Kilometer ohne Buchung werden sichtbar
Liegt die nächste Übernahme über der letzten Rückgabe, weist das Logbuch die Differenz aus, etwa „60 km ohne Buchung“. Im Export steht sie in der Spalte „Differenz ohne Buchung“. Ihr seht die Lücke am Tag danach und nicht erst bei der Leasingrückgabe.
Kilometer je Fahrt und Monat
Das Logbuch zeigt je Zähler den Stand am Monatsende, die Differenz im Monat und die Zahl der Rückgaben. Darunter steht jeder Eintrag mit Namen und Markierungen wie „Korrigiert“, „Nachgetragen“ oder „Per QR-Code“.
Export als CSV oder Excel
Je Ressource oder für alle, je Monat: eine Zeile je Buchung, je Zähler mit Stand bei Übernahme, Stand bei Rückgabe, Differenz und Differenz ohne Buchung, dazu Zeilen für Einträge ohne Buchung. Zahlen bleiben Zahlen, auch im deutschen Excel.
Mehr zum Thema: Fahrtenbuch für Poolfahrzeuge · Übergabe- & Rückgabeprotokoll · Fahrtenbuch-Vorlage (kostenlos)
Abgelesen von Menschen, nicht von einem Gerät
Den Stand trägt ein, wer auf Tacho oder Zähler schaut, im Browser am Handy. Keine Telematik, kein GPS, nichts zum Einbauen und keine App zum Installieren. Übernahme & Rückgabe mit Logbuch, QR-Schnellerfassung und Export gehört zu jedem Tarif, auch zum Starter-Tarif.
Zählerstände erfassen, in vier Schritten
Eingerichtet wird pro Ressource auf ihrer Detailseite, im Abschnitt „Übernahme & Rückgabe“. Gebucht wird weiter wie bisher.
Zähler anlegen
Starte mit der Vorlage „Fahrtenbuch“ für den Kilometerstand oder „Betriebsstunden“ für Aggregate und Maschinen. Strom-, Wasser- oder eigene Zähler kommen über „Zähler hinzufügen“ dazu. Für die nächste Ressource reicht „Von Ressource kopieren“.
Aktuellen Stand eintragen
Trag beim Anlegen im Feld „Aktueller Stand (optional)“ ein, was Tacho oder Zähler heute zeigen. Dann ist schon die erste Übernahme vorbelegt, und die erste Differenz stimmt.
Verbindlichkeit wählen
„Optional“ heißt: erfassen ja, erinnern nein. „Erinnern“ markiert fehlende Einträge und schickt der buchenden Person zwei Stunden nach Buchungsende eine E-Mail, wenn die Rückgabe fehlt. „Erzwingen“ schreibt zusätzlich der Kontaktperson der Ressource, wenn die Rückgabe nach drei Tagen noch fehlt. Gesperrt wird in keiner Stufe etwas.
QR-Aushang aufhängen
Druck den Aushang als A4-PDF und häng ihn ins Fahrzeug oder ans Gerät. Ab dann erfassen Mitglieder an der Buchung, Gäste über den Link in ihrer Buchungs-E-Mail und alle anderen per Scan.
Ein Monat, drei Zähler
Ein Handwerksbetrieb mit zwei Transportern und einem Stromerzeuger. Niemand schreibt Stände ab, sie entstehen bei jeder Übergabe.
Montag, 06:50
Der Geselle holt Transporter 1. Bei der Übernahme steht 48.312 km im Feld, er bestätigt den Stand. Abends trägt er bei der Rückgabe 48.401 ein, und das Formular zeigt +89 km.
Dienstag, 07:15
Transporter 2 zeigt bei der Übernahme 61.870 km, die letzte Rückgabe lag bei 61.810. Im Logbuch steht „60 km ohne Buchung“. Die Meisterin fragt nach: Der Wagen war am Freitag beim Reifenwechsel. Der Kollege trägt die Fahrt als „Eintrag ohne Buchung“ nach, mit Datum, Uhrzeit und Anlass „Werkstatt“, und die Lücke ist erklärt.
Mittwoch, 16:40
Der Stromerzeuger kommt von der Baustelle zurück. Die Rückgabe fragt die Betriebsstunden ab, der Zähler ist mit einer Dezimalstelle angelegt: 1.204,5 h, beim Tippen erscheint +6,5 h. Ins Feld „Schäden / Bemerkungen“ kommt ein Satz zum lockeren Tankdeckel.
Monatsende
Das Logbuch zeigt je Transporter die Kilometer im Monat, beim Stromerzeuger die Stunden. Die Verwaltung exportiert den Monat als Excel-Datei: eine Zeile je Buchung, dazu die Werkstattfahrt als Zeile ohne Buchung. In der Spalte „Differenz ohne Buchung“ steht keine offene Lücke mehr.
Was zuerst gefragt wird
Den Kilometerstand kann doch jeder falsch eintragen.
Stimmt, Dispoly liest keinen Tacho aus. Es sorgt dafür, dass Fehler auffallen: Der letzte Stand ist vorbelegt, die Differenz erscheint beim Tippen, ein Stand unter dem Vorwert muss bestätigt werden, und jede Lücke zwischen zwei Buchungen steht als Kilometer ohne Buchung im Logbuch. Korrekturen sind markiert, der ursprüngliche Wert bleibt sichtbar.
Wir lesen die Stände doch schon am Monatsende ab.
Dann wisst ihr, wie viel im Monat zusammenkam, aber nicht, bei wem. Der Stand an jeder Übergabe ordnet die Kilometer der Buchung und der Person zu, die das Fahrzeug hatte, und macht Bewegung ohne Buchung sichtbar, solange sich noch jemand erinnert. Den Monatswert liefert das Logbuch trotzdem, als Stand am Monatsende.
Häufig gestellte Fragen
Jeder Stand an seiner Buchung.
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