Dispoly Team
Der Kollege aus dem Außendienst hat seit drei Wochen ein Fahrverbot. Gesagt hat er es niemandem, und den Schlüssel für den Caddy holt er sich wie immer aus dem Kasten. Passiert nichts, merkt es keiner. Kracht es, stellt die Polizei zwei Fragen: Wer ist gefahren? Und wer hat ihn fahren lassen?
Die zweite Frage richtet sich an euch. Dieser Beitrag erklärt, woher die Pflicht zur Führerscheinkontrolle kommt, wie oft ihr bei Poolfahrzeugen prüfen solltet, welche Daten ihr dabei festhalten dürft und wie die Kontrolle in den Ablauf kommt, ohne dass jemand eine Liste pflegen muss, die keiner liest. Er ist allgemeine Information, keine Rechtsberatung.
Die Pflicht steht in keinem eigenen Gesetz. Sie folgt aus § 21 des Straßenverkehrsgesetzes. Strafbar macht sich dort nicht nur, wer ohne Fahrerlaubnis fährt, sondern auch der Halter, der „anordnet oder zulässt“, dass jemand ohne die erforderliche Fahrerlaubnis oder trotz Fahrverbot sein Fahrzeug führt.
Wer nie nachgesehen hat, wird sich schwer damit tun, Fahrlässigkeit auszuräumen. Halter eines Firmenfahrzeugs ist das Unternehmen, der Verein oder die Kommune, und für sie handeln Geschäftsführung, Vorstand oder Verwaltungsleitung. Die Aufgabe lässt sich an eine Fuhrparkverantwortliche delegieren. Dann muss die Person zuverlässig sein, die Aufgabe klar beschrieben, und die Leitung muss ab und zu nachsehen, ob kontrolliert wird.
Dazu kommt die Versicherung. Fährt jemand ohne Fahrerlaubnis, zahlt die Kfz-Haftpflicht dem Unfallgegner zwar den Schaden, kann sich aber bis zu 5.000 Euro zurückholen. Die Kasko kann ganz ausfallen. Für den Arbeitsschutz verlangt außerdem die DGUV Vorschrift 70 (§ 35), dass nur geeignete, unterwiesene und vom Unternehmen beauftragte Personen ein Fahrzeug selbstständig führen.
Ein festes Intervall schreibt das Gesetz nicht vor. Verlangt ist, dass ihr so oft prüft, wie es nötig ist, damit euch ein Entzug oder ein Fahrverbot nicht über Monate entgeht. In der Praxis haben sich drei Stufen eingespielt:
| Situation | Übliches Intervall |
|---|---|
| Fester Kreis von Fahrerinnen und Fahrern, alle haben eine Nutzungsvereinbarung unterschrieben | bei der ersten Nutzung, danach alle sechs Monate |
| Wechselnder Kreis, Aushilfen, Ehrenamtliche, Gäste | vor jeder Übergabe |
| Konkreter Anlass: Punkte, Alkohol, Hinweis aus dem Team | sofort und danach enger |
Die halbjährliche Kontrolle ist die verbreitetste Empfehlung für Dienstwagen. Beim Poolfahrzeug ist das Risiko größer, weil der Schlüssel durch viele Hände geht. Wer den Fahrerkreis nicht genau kennt, prüft bei der Übergabe. Zusätzlich gehört in die Nutzungsvereinbarung die Pflicht, einen Entzug oder ein Fahrverbot sofort zu melden. Das ersetzt die Kontrolle nicht, schließt aber die Lücke zwischen zwei Terminen.
Das Original in die Hand nehmen, nicht ein Foto auf dem Handy. Dann vier Punkte:
Ein Sonderfall sind die alten Führerscheine: Papierführerscheine und Kartenführerscheine von vor 2013 werden gestaffelt bis 2033 umgetauscht. Ist die Umtauschfrist verpasst, ist das Dokument ungültig, die Fahrerlaubnis aber nicht. Das kostet ein Verwarngeld und ist kein Fahren ohne Fahrerlaubnis. Weist trotzdem darauf hin, die nächste Polizeikontrolle wird danach fragen.
Ein Führerschein enthält mehr, als ihr braucht, und Schlüsselzahlen können Gesundheitsdaten sein. Haltet deshalb nur fest, was den Nachweis trägt:
Eine Kopie des Führerscheins braucht ihr dafür nicht. Datenschützer halten sie überwiegend für überflüssig, und der Vermerk mit Datum und Unterschrift ist als Nachweis genauso gut. Gibt es einen Betriebsrat, gehört die Kontrolle in eine Regelung mit ihm, weil sie das Ordnungsverhalten im Betrieb betrifft. Im Verein hält ein Vorstandsbeschluss fest, wer kontrolliert.
Die Liste passt in eine Tabelle oder auf ein Blatt im Fuhrparkordner. Eine Zeile pro Kontrolle, nicht pro Person, dann seht ihr den Verlauf.
| Name | Klassen | gültig bis (nur C1/C/D) | Kontrolliert am | Kontrolliert von | Nächste Kontrolle | Unterschrift |
|---|---|---|---|---|---|---|
Damit die Liste nicht einschläft, braucht der nächste Termin einen festen Platz: im Kalender der verantwortlichen Person, als wiederkehrende Aufgabe, zum Beispiel im März und September für alle.
Eine halbjährliche Liste allein wird beim Poolfahrzeug schnell zur Formalie. Wirksamer ist ein Moment, an dem ohnehin jemand das Fahrzeug übernimmt. Drei Wege, von einfach bis verbindlich:
1. Nur wer unterschrieben hat, fährt. Die Nutzungsvereinbarung für Poolfahrzeuge regelt in § 2 die Fahrberechtigung, den Kontrollrhythmus und die Meldepflicht. Im Generator wählt ihr zwischen „Bei der ersten Nutzung und alle 6 Monate“, „Bei jeder Übernahme“ und „Einmal im Jahr“.
2. Buchung nur mit Freigabe. Wenn jede Buchung über die Fuhrparkverantwortliche läuft, sieht sie, wer fährt, und kann bei Unbekannten nachfragen, bevor der Schlüssel rausgeht.
3. Die Frage im Übergabeprotokoll. Bei der Übernahme beantwortet die fahrende Person eine Pflichtfrage wie „Führerschein gültig und dabei?“. Das ersetzt nicht den Blick aufs Original, hält aber pro Fahrt fest, dass gefragt wurde, und fällt auf, wenn jemand Nein antwortet. Eine Vorlage für das ganze Protokoll gibt es als Übergabeprotokoll zum Ausfüllen.
Dispoly prüft keinen Führerschein. Die Kontrolle selbst macht ein Mensch, und die Kontrollliste führt ihr weiter selbst. Dispoly sorgt dafür, dass zwischen zwei Kontrollen niemand unbemerkt fährt.
Freigabe. Neue Kategorien sind mit „Admin-Freigabe für Reservierungen erforderlich“ angelegt, das Häkchen ist also schon gesetzt. Pro Fahrzeug lässt sich das unter „Genehmigung erforderlich“ übersteuern, etwa „Genehmigung immer erforderlich“ für den Transporter über 3,5 Tonnen und „Automatisch genehmigen“ für den Kleinwagen. Eine Regel wie „nur Personen mit Klasse C1 dürfen den Transporter buchen“ gibt es nicht. Die Freigabe ist die Stelle, an der ihr das prüft.
Pflichtfrage bei der Übernahme. Unter „Übernahme & Rückgabe“ legt ihr auf der Detailseite des Fahrzeugs ein Feld vom Typ „Auswahl“ mit den Optionen Ja und Nein an, setzt „Pflichtfeld“ und lasst es bei der „Übernahme“ abfragen. Die anderen Fahrzeuge übernehmen die Einstellung mit „Von Ressource kopieren“. Die Antwort steht danach mit Name und Uhrzeit im Logbuch.
Nachweis. „Logbuch exportieren…“ liefert eine Zeile pro Buchung mit „Gebucht von“, „Fahrer/in“, „Übernommen am“, „Übernommen von“ und einer Spalte für eure Führerscheinfrage. Wenn eine Bußgeldstelle oder Versicherung fragt, wer den Wagen hatte und ob gefragt wurde, steht es dort.
Entzug. Fällt die Fahrerlaubnis weg, entfernt ein Admin die Person aus der Organisation. Ab dann kann sie nicht mehr buchen. Bereits angelegte Buchungen in der Zukunft bleiben bestehen und müssen von Hand storniert werden.
Ob und wann ihr für Poolfahrzeuge ein Fahrtenbuch braucht, klärt der Beitrag Fahrtenbuch fürs Poolfahrzeug. Was sonst bei der Übergabe festgehalten werden sollte, steht in der Checkliste zum Übergabeprotokoll. Wer die Buchungen noch in Excel oder Outlook führt, fängt bei Poolfahrzeuge verwalten an. Die Funktion im Überblick zeigt die Lösungsseite zum Fahrtenbuch.
Übernahme & Rückgabe ist in allen Tarifen enthalten, auch im Starter, ohne Aufpreis. Ausprobieren kostet nichts: kein Vertrag, keine Einrichtungsgebühr, 30 Tage kostenlos testen.