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Jahreshauptversammlung, Weihnachtsfeier, Neujahr: den Vereinskalender früh planen
Dispoly Team
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Im November fragt die Jugendabteilung nach dem Vereinsheim für ihre Weihnachtsfeier. Die Senioren wollen denselben Samstag. Und einem Mitglied wurde der Raum für einen runden Geburtstag schon vor Wochen zugesagt, per Zuruf nach dem Training.
Niemand hat etwas falsch gemacht, der Termin stand nur nirgends.
Jetzt, Mitte September, ist davon noch nichts passiert. Deshalb ist jetzt der richtige Zeitpunkt, den Kalender bis ins neue Jahr zu füllen.
Warum der Dezember knapper ist, als er aussieht
Zählt einmal die Samstage. Der Dezember 2026 hat vier: den 5., 12., 19. und 26. Der letzte ist der zweite Weihnachtsfeiertag und fällt für Vereinsfeiern praktisch weg. Bleiben drei Samstage im Dezember und der 28. November, also vier Abende für alle Weihnachtsfeiern, Jahresabschlüsse und privaten Feiern, die es in eurem Verein gibt.
Wer zwei Abteilungen hat, kommt damit aus. Wer fünf hat und das Vereinsheim auch an Mitglieder vermietet, nicht mehr. Dann entscheidet, wer zuerst fragt, und das ist selten die fairste Lösung.
Fünf Termine, die jetzt in den Kalender gehören
1. Jahreshauptversammlung
Die Einladung nennt Ort und Uhrzeit, und wie viele Wochen vorher sie rausgehen muss, steht in eurer Satzung. Der Raum muss also feststehen, bevor die Einladung verschickt wird, nicht erst danach.
Wenn eure Versammlung im Frühjahr liegt, klingt das weit weg. Aber rechnet von der Einladungsfrist zurück, dann liegt die Raumfrage schnell mitten in den Wochen zwischen Weihnachten und Neujahr, in denen niemand erreichbar ist.
2. Weihnachtsfeiern aller Abteilungen
Fragt jetzt jede Abteilung nach ihrem Wunschtermin, mit einer Frist bis Ende Oktober. Was bis dahin eingetragen ist, gilt. Wenn zwei Abteilungen denselben Samstag wollen, habt ihr noch sechs Wochen Zeit, das in Ruhe zu klären, statt es im Dezember zwischen Tür und Angel zu tun.
Wie ihr knappe Zeiten nach festen Kriterien verteilt statt danach, wer zuerst fragt, steht im Beitrag zur Hallenbelegung nach den Sommerferien. Er ist für Trainingszeiten geschrieben, aber der Gedanke dahinter passt auch auf die Samstage im Dezember.
3. Neujahrsempfang
Der Neujahrsempfang liegt meist in den ersten Januarwochen, also direkt hinter der Zeit, in der Vorstand und Mitglieder im Urlaub sind. Wer ihn erst nach den Feiertagen organisiert, hat dafür nur noch wenige Tage. Klärt Termin und Raum, bevor die Feiertage kommen.
4. Aufbau, Abbau, Reinigung
Eine Feier am Samstagabend braucht den Samstagnachmittag oder Freitagabend zum Aufbauen und den Sonntagvormittag zum Aufräumen. Wenn nur „Samstag 18 bis 23 Uhr“ im Kalender steht, bucht jemand anderes den Sonntagmorgen, und die Tische vom Vorabend stehen noch.
Dispoly legt keinen automatischen Puffer zwischen zwei Buchungen. Bucht den Raum deshalb so lange, wie ihr ihn wirklich braucht, also von Aufbau bis Reinigung. Dann sieht jeder, dass er in dieser Zeit belegt ist.
5. Schließzeit zwischen den Jahren
Der Hausmeister ist im Urlaub, die Heizung läuft auf Sparflamme, die Halle ist abgeschlossen. Das weiß im Verein jeder, der schon länger dabei ist. Wer neu ist, weiß es nicht und bucht.
Tragt die Schließzeit als ganztägige Sperrzeit ein, für alle betroffenen Räume auf einmal. Wie das geht, steht Schritt für Schritt im Beitrag zu wiederkehrenden Sperrzeiten, eine einmalige Sperrzeit legt ihr genauso an, nur ohne Wiederholung.
Buchung oder Sperrzeit?
Nicht jeder Termin wird gleich eingetragen. Die Faustregel aus dem Sperrzeiten-Beitrag hilft auch hier: Wenn die Frage „Wer hat gebucht?“ keine sinnvolle Antwort hat, ist es eine Sperrzeit.
- Sperrzeit: Schließzeit zwischen den Jahren, Jahreshauptversammlung, alles, was der Verein als Ganzes belegt und niemand verschieben soll. Im Feld Grund steht dann „Jahreshauptversammlung“, und die Zeit ist auf der Buchungsseite als gesperrt markiert.
- Buchung: Weihnachtsfeier der Jugend, Adventskaffee der Senioren, private Feiern. Hier gibt es eine Person, die verantwortlich ist, den Schlüssel abholt und angesprochen wird, wenn am Montag die Spülmaschine voll ist. Die steht mit Namen an der Buchung.
Freigabe für den Dezember einschalten
In ruhigen Monaten kann das Vereinsheim ohne Freigabe buchbar sein: Wer frei sieht, bucht, und fertig. Im Herbst lohnt es sich, das umzustellen, weil sonst der schnellste Samstag gewinnt statt der sinnvollste.
Die Freigabe stellt ihr an zwei Stellen ein:
- An der Kategorie mit „Admin-Freigabe für Reservierungen erforderlich“. Das gilt für alle Ressourcen darin.
- An der einzelnen Ressource mit „Genehmigung immer erforderlich“ oder „Automatisch genehmigen“. Das überschreibt die Einstellung der Kategorie, etwa wenn nur das Vereinsheim eine Freigabe braucht, der Bollerwagen aber nicht.
Anfragen landen dann als ausstehend beim Vorstand, und wer angefragt hat, bekommt eine E-Mail, sobald entschieden ist.
Die Einstellung gilt nur für neue Anfragen, bereits bestätigte Buchungen bleiben bestätigt. Und sie hat kein Datum: Wenn ihr im Januar wieder ohne Freigabe arbeiten wollt, stellt ihr sie selbst zurück. Ein Eintrag im Vorstandskalender für Anfang Januar erledigt das.
Damit am Tag selbst niemand fragt
Früh eingetragene Termine haben einen Nachteil: Bis Dezember hat sie jeder vergessen. Dagegen helfen zwei Einstellungen.
- Erinnerung per E-Mail. 24 Stunden vor Beginn einer bestätigten Buchung bekommt die Person, die gebucht hat, automatisch eine Erinnerung. Wer die Weihnachtsfeier im September einträgt, wird also am Tag davor daran erinnert.
- Kalender-Feed für den Vorstand. Für jede Ressource lässt sich ein eigener Feed einschalten, den ihr in Google, Outlook oder Apple Kalender abonniert. Dann steht der Dezember auch dort, wo ihr ohnehin schaut. Die Einrichtung steht im Beitrag zum Kalender-Sync.
Wenn zur Feier noch Grill, Zelt oder Pavillon gehören, plant die gleich mit. Wie das bei einem großen Fest aussieht, steht im Beitrag zum Sommerfest. Im Dezember ist es eben der Glühweintopf.
Fazit
Wer im September einträgt, muss im November nicht verhandeln. Fünf Termine, eine Frist für die Abteilungen und eine umgestellte Freigabe reichen, damit der Dezember nicht nach dem Prinzip „wer zuerst fragt“ vergeben wird.
Wie Dispoly das für Vereine löst, steht auf der Lösungsseite für Vereine.
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