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„Wir brauchen den Anhänger am Samstag doch nicht.“ Der Kunde ruft an, während ihr gerade jemandem an der Theke helft. Ihr sucht die Buchung, streicht den Termin und schickt eine Bestätigung. Beim Vereinsheim landet dieselbe Absage auf dem privaten Handy der Person, die den Kalender führt.
In Dispoly können Gäste ihre Buchung selbst absagen. Der Link steht in der Bestätigungsmail. Ihr legt pro Buchungsseite fest, wie lange das möglich ist und ob Gäste auch online bezahlte Buchungen stornieren dürfen.
Für eine bestätigte Buchung läuft es so:
Der Gast braucht dafür kein Konto und muss keine App installieren. Nach dem Storno steht auf der Seite „Buchung wurde storniert“, die Bestätigung kommt per E-Mail. Der Zeitraum wird frei, soweit ihn keine andere Buchung oder Sperrzeit belegt.
Die zuständige Kontaktperson bekommt ebenfalls eine E-Mail. Dafür muss an der Ressource oder in den Organisationseinstellungen eine Kontaktperson mit E-Mail-Adresse hinterlegt sein. Prüft das beim Einrichten, damit die Absage auch bei jemandem ankommt.
Öffnet unter Buchungsseiten die gewünschte Seite zum Bearbeiten. Dort findet ihr Gäste dürfen selbst stornieren.
Wenn ihr noch keine eigene Stornoregel gespeichert habt, dürfen Gäste Buchungen ohne Online-Zahlung bis zum Beginn selbst absagen. Online bezahlte Buchungen sind davon zunächst ausgenommen.
Mit dem Häkchen schaltet ihr das Selbststornieren ein oder aus. Darunter legt ihr unter Stornieren möglich bis die Zahl der Stunden vor Beginn fest. Bei einer Buchungsseite mit Online-Zahlung gibt es zusätzlich Auch bezahlte Buchungen. Speichert die Seite nach der Änderung.
Die Einstellung gilt für die ganze Buchungsseite. Für unterschiedliche Regeln könnt ihr getrennte Seiten anlegen, etwa eine für frei buchbare Vereinsgeräte und eine für die Saalvermietung. Wie ihr eine Buchungsseite in eure eigene Website einsetzt, steht im Beitrag zum Einbetten des Belegungsplans.
Überlegt, was bei einer Absage noch umgeplant werden muss. Für den Vereinsbeamer ist vielleicht kaum Vorbereitung nötig. Beim vermieteten Saal habt ihr womöglich schon jemanden für die Schlüsselübergabe eingeteilt.
Auf der Verwaltungsseite der Buchung sieht der Gast die konkrete Frist. Ist sie abgelaufen, fordert die Seite ihn auf, sich an die Organisation zu wenden. Ihr könnt die Absage dann selbst klären und die Buchung als Admin stornieren.
Diese Einstellung regelt, wie lange Gäste den Storno selbst auslösen können. Eine kürzere Frist richtet keine Stornogebühr ein.
Aktiviert ihr Auch bezahlte Buchungen, stößt Dispoly beim Storno die vollständige Erstattung der Online-Zahlung an. Unseren Anteil an der Transaktion erstatten wir mit. Bis die Gutschrift beim Gast ankommt, kann es je nach Bank einige Tage dauern.
Die ursprüngliche Bearbeitungsgebühr von Stripe trägt eure Organisation. Stripe gibt diese Gebühr bei einer Erstattung nicht zurück; das beschreibt auch die Stripe-Dokumentation zu Erstattungen. Rechnet sie deshalb mit ein, bevor ihr das Selbststornieren für bezahlte Buchungen freigebt.
Lasst ihr das Häkchen aus, wendet sich ein Gast nach der Online-Zahlung für eine Absage an euch. Bei Zahlung vor Ort löst Dispoly keine Online-Erstattung aus. Bereits bar bezahltes Geld gebt ihr selbst zurück, wenn ihr das so vereinbart habt.
Die automatische Erstattung bei einem Gaststorno ist vollständig. Teilbeträge oder gestaffelte Stornogebühren stellt ihr hier nicht ein. Mehr zur Bezahlung bei der Vermietung steht im Beitrag über Nutzungsgebühren fürs Vereinsheim.
Solange der Gast seine E-Mail-Adresse noch nicht bestätigt hat, kann er die Anfrage jederzeit zurückziehen. Dispoly löscht sie dann, und die Organisation bekommt keine Nachricht.
Wartet die Anfrage nach der E-Mail-Bestätigung auf eure Freigabe, gelten dagegen eure Stornoregel und die eingestellte Frist. Der Button heißt in diesem Fall Anfrage stornieren.
Nach einer erfassten Übernahme können Gäste nicht mehr selbst stornieren, auch wenn die Stornofrist noch nicht abgelaufen wäre. Bei einem abgeholten Anhänger oder Gerät klärt ihr die Rückgabe direkt mit der Person, die es übernommen hat.
Legt über eure öffentliche Buchungsseite eine eigene Testbuchung ohne Online-Zahlung an. Bestätigt die E-Mail-Adresse und gebt die Buchung bei Bedarf frei. Öffnet dann Buchung verwalten aus der Mail und storniert sie.
Prüft, ob die Frist verständlich ist, die Stornobestätigung ankommt und die Kontaktperson die Absage erhält. Schaut anschließend im Kalender nach, ob der Zeitraum wieder frei ist. So seht ihr den gesamten Ablauf aus Sicht eurer Gäste.
Wenn ihr Dispoly gerade erst einführt, findet ihr einen Text für die Ankündigung und die ersten Schritte im Beitrag Ein Buchungssystem im Verein einführen.
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