Die Entscheidung ist gefallen, der Zugang steht, und die Schriftführerin hat abends alle Räume und Fahrzeuge angelegt. Zwei Wochen später fragt trotzdem wieder jemand im Gruppenchat, ob die Halle am Samstag frei ist.
Oft hakt es an der Einführung selbst. Wer alles auf einmal umstellt und dann nur eine Rundmail schreibt, bekommt ein System, das gut aussieht und leer bleibt.
Ist die Auswahl noch offen, helfen die Kriterien in Buchungssystem für Vereine auswählen.
Mit einer Ressource anfangen
Nehmt die Ressource, um die es am häufigsten Streit oder Nachfragen gibt. Meistens ist das der große Raum im Vereinsheim, der Bus oder die Halle.
Bei dieser einen Ressource merkt jeder sofort, dass sich etwas geändert hat. Wer mit dem Beamer anfängt, den im Jahr vier Leute brauchen, beweist damit niemandem etwas.
Die übrigen kommen dazu, wenn diese eine läuft. Auch wenn schon alles angelegt ist: Auf die Buchungsseite und in die Ankündigung kommt erst einmal nur diese eine. Wie das beim Vereinsheim im Alltag aussieht, zeigt Vereinsheim-Buchung organisieren.
Was ihr am Anfang bewusst weglasst
In den ersten Wochen lasst ihr alles weg, was das Buchen umständlicher oder die Einrichtung länger macht:
- Zusatzfelder auf der Buchungsseite, die ihr „später vielleicht mal auswerten“ wollt.
- Gebühren und Bezahlung, solange die Buchung selbst noch neu ist.
Beides könnt ihr später ergänzen, nur neue Zusatzfelder gibt es nach der Testphase erst ab dem Team-Tarif. Umgekehrt geht es schlechter: Wer beim ersten Buchen durch ein langes Formular muss, ruft beim nächsten Mal wieder an.
Die Leute zuerst, die den Kalender bisher führen
In jedem Verein gibt es ein oder zwei Personen, die im Kopf haben, wer wann was nutzt. In der Wehr ist das oft der Gerätewart.
Sprecht sie an, bevor ihr irgendetwas ankündigt, und fragt: Was davon nimmt dir Arbeit ab, und wo siehst du ein Problem?
So erfahrt ihr die Sonderfälle, die in keiner Tabelle stehen, etwa dass der Männerchor den Saal immer schon ab 18 Uhr braucht, weil der Aufbau dauert. Und die Person, die bisher gefragt wurde, behält ihre Rolle. Sie muss nur nicht mehr jede Nachfrage selbst beantworten.
Wer dagegen nur erfährt, dass die eigene Liste jetzt überflüssig ist, erzählt am Stammtisch, dass das alte System besser war.
Ab Werk läuft jede Buchung über eine Freigabe: Bei neuen Kategorien ist „Admin-Freigabe für Reservierungen erforderlich“ schon angehakt, auch bei denen, die der Import anlegt. Für den Start passt das, der Vorstand entscheidet wie bisher, nur eben nicht mehr im Chat.
Macht die Person deshalb auch in Dispoly zur Anlaufstelle: Legt sie unter „Einstellungen“ über „Ansprechpartner hinzufügen“ mit E-Mail-Adresse an und wählt sie an der Ressource im Feld „Ansprechpartner“ aus. Dann landen neue Anfragen in ihrem Postfach. Soll sie Anfragen auch selbst bestätigen, braucht sie ein Konto mit der Rolle „Administrator“.
Ohne Adresse beim Ansprechpartner geht keine Mail raus, auch nicht an den „Standard-Ansprechpartner“. Das passiert leicht bei Ansprechpartnern, die der Ressourcen-Import anlegt, denn die haben nur einen Namen, bis ihr die Adresse nachtragt.
Macht mit der Person aus, wie schnell Anfragen beantwortet werden und wer im Urlaub einspringt, denn die Mail bekommt nur sie. Eine offene Anfrage hält den Termin für alle anderen fest, läuft nicht von selbst ab, und Dispoly erinnert nicht daran. Wer drei Tage auf eine Antwort wartet, fragt wieder im Chat.
Den Stand übernehmen, den ihr habt
Was in der Tabelle zu dieser Ressource steht, gehört ins System, mindestens das laufende und das kommende Jahr. Ab dem Tag des Imports nehmt ihr die alte Liste aus dem Umlauf. Sonst tragen die Leute weiter an beiden Stellen ein, und keiner weiß mehr, was gilt.
In Dispoly geht das per Import aus einer CSV- oder Excel-Datei (.xlsx), erst die Ressourcen, danach die Reservierungen. Steht die Ressource schon in Dispoly, reicht der zweite Schritt, solange sie in der Tabelle genauso heißt. Ob in der alten Tabelle schon Überschneidungen stecken, zeigt euch vorher der kostenlose Belegungs-Check.
Termine, hinter denen keine einzelne Buchung steht, tragt ihr als Sperrzeit ein: Trainingszeiten, Schließzeiten, den Übungsdienst im Schulungsraum. Für Serien gibt es eine eigene Anleitung: Wiederkehrende Sperrzeiten anlegen.
Legt die Sperrzeiten vor dem Import der Reservierungen an, denn später warnt Dispoly nicht vor Buchungen, die hineinfallen. Sind sie schon angelegt, überspringt der Import solche Buchungen und listet sie mit „Liegt in einem gesperrten Zeitraum“ auf. Über „Übersprungene Zeilen herunterladen“ bekommt ihr sie zum Klären als Datei.
Achtet in eurer Tabelle auf die Spalte „Status“. Bleibt sie leer, werden künftige Termine zu offenen Anfragen, weil die Freigabe ab Werk an ist. Tragt bei allem, was schon zugesagt ist, „bestätigt“ ein. Sonst bestätigt ihr jeden Termin einzeln nach, und jedes Mal geht eine Mail an die importierte Adresse.
Ein Import lässt sich nicht rückgängig machen. Übernommene Reservierungen könnt ihr hinterher nur einzeln stornieren oder ablehnen, auch das jeweils mit Mail. Prüft die Vorschau also in Ruhe, bevor ihr auf „… Zeilen importieren“ klickt. Die ganze Anleitung steht in Von Excel zum Belegungsplan.
Den Link dorthin bringen, wo gefragt wird
Den Link gibt es erst, wenn ein Administrator unter „Buchungsseiten“ eine Seite anlegt und die Ressource auswählt. Dort holt ihr euch den Link, den Code zum Einbetten und das PDF mit den QR-Codes. Mitglieder buchen darüber ohne Konto.
Bevor ihr den Link verteilt, bucht die Person, die bisher den Kalender führt, einmal selbst über die Seite. So seht ihr, was Mitglieder sehen, und ob die Anfrage-Mail bei ihr ankommt. Die Testanfrage lehnt ihr danach mit dem Grund „Test“ ab.
Google listet die Seite nicht, also kommt nur hin, wer den Link hat. Bringt ihn deshalb an die Stellen, an denen bisher gefragt wurde:
- In den Gruppenchat, als angepinnte Nachricht.
- Auf die Vereinswebsite, direkt als eingebettete Buchungsseite statt als Link, den man erst suchen muss.
- An die Tür des Raums oder an den Schlüsselkasten des Fahrzeugs, als QR-Code zum Ausdrucken.
Fragt trotzdem jemand im Chat, ob Samstag frei ist, antwortet ihr mit dem Link statt mit „ja“. Das gilt vor allem für die Person, die bisher gefragt wurde. Solange die Antwort im Chat kommt, hat niemand einen Grund, selbst nachzuschauen.
Die Ankündigung zum Kopieren
In die Ankündigung gehört, was sich für die Leute ändert: wo sie nachsehen, ob frei ist, und wie sie anfragen. Ein Vorschlag zum Anpassen:
Ab sofort seht ihr online, wann das Vereinsheim frei ist, und könnt es direkt anfragen: [Link]
Kein Konto, keine App. Name und E-Mail eintragen, die Anfrage mit dem Code oder Link aus der Mail bestätigen, fertig. Die Zusage kommt wie bisher vom Vorstand, jetzt per Mail.
Wer lieber anruft, ruft weiter an. Wir tragen es dann für euch ein.
Den Satz zum Anrufen solltet ihr nicht streichen. Er nimmt den Druck raus, und nach ein paar Wochen ruft ohnehin kaum noch jemand an.
Solche Anrufe tragt ihr in Dispoly über „Reservieren“ an der Ressource ein, mit dem Namen der anrufenden Person in der Notiz. Die Buchung läuft über euer Konto, Bestätigung und Erinnerung gehen also an euch. Solange die Ressource eine Freigabe verlangt, müsst ihr auch den eigenen Eintrag erst bestätigen.
Um Erinnerungen müsst ihr euch sonst nicht kümmern. 24 Stunden vor Beginn jeder bestätigten Buchung bekommt die buchende Person eine Mail. Nur wer weniger als 24 Stunden vorher bucht, bekommt keine.
Nach vier Wochen nachziehen
Den Tarif solltet ihr nicht bis dahin aufschieben. Die Testphase läuft 30 Tage ab dem Anlegen eurer Organisation, nicht ab der Ankündigung. Endet sie ohne Tarif, nimmt die Buchungsseite keine Buchungen mehr an, und auch in Dispoly selbst kann niemand mehr buchen oder Anfragen bestätigen.
Sobald die Leute über den Link buchen, zieht ihr nach:
- Weitere Ressourcen dazunehmen, jetzt auch die selteneren, und auf der Buchungsseite mit auswählen. Was nie strittig war, etwa Bierzeltgarnitur oder Beamer, stellt ihr an der Ressource im Feld „Genehmigung erforderlich“ auf „Automatisch genehmigen“ um, der Saal behält die Freigabe. Für die neuen QR-Codes ladet ihr das PDF einmal neu herunter.
- Den Kalender-Feed abonnieren, damit der Vorstand die Buchungen im eigenen Kalender sieht. Ein Administrator schaltet ihn an jeder Ressource einzeln mit „Kalender-Feed aktivieren“ frei, mehr dazu in Kalender-Sync einrichten. Sperrzeiten stehen nicht darin. Wer den Feed-Link hat, sieht alle Buchungen mit Namen, er gehört also nicht in den Gruppenchat.
Woran ihr merkt, dass es funktioniert
Achtet auf zwei Dinge: ob die Frage „Ist Samstag frei?“ aus dem Gruppenchat verschwindet und ob Leute buchen, die nie im Vorstand waren. Unter „Reservierungen“ seht ihr, wer gebucht hat.
Wenn nach vier Wochen immer noch dieselben zwei Personen alles eintragen, ist der Link zu schwer zu finden, oder Anfragen bleiben zu lange liegen. Beides lässt sich an einem Abend ändern: den Link an eine sichtbarere Stelle bringen und neu ausmachen, wer Anfragen bis wann beantwortet.
Die Kurzfassung
Fangt mit einer Ressource an, redet vorher mit denen, die sich bisher gekümmert haben, und macht sie zu Ansprechpartnern. Übernehmt den bisherigen Stand und nehmt die alte Liste aus dem Umlauf. Bringt den Link dorthin, wo bisher gefragt wurde, und lasst in der Ankündigung den Satz zum Anrufen stehen. Weitere Ressourcen und lockerere Freigaben kommen nach vier Wochen.
Was Dispoly sonst für Vereine kann, zeigt die Lösungsseite für Vereine.
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