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Mittwochmorgen, der Caddy steht auf dem Hof, am hinteren Stoßfänger eine Delle. Seit Montag war er dreimal gebucht. Die erste Fahrerin sagt, die Delle war schon da. Der zweite hat nicht hingeschaut. Der dritte hat den Wagen im Dunkeln abgestellt. Gemeldet hat niemand etwas, und jetzt soll jemand entscheiden, ob die Werkstatt auf Firmenkosten geht.
Bei einem Dienstwagen mit festem Fahrer stellt sich die Frage nicht. Beim Poolfahrzeug ist sie der Normalfall. Dieser Beitrag erklärt, woher die Pflicht kommt, Schäden zu melden, wie ihr einen Schaden der richtigen Fahrt zuordnet, wer am Ende zahlt und was bei einem Unfall zu tun ist. Am Ende steht eine Schadensmeldung zum Kopieren. Das hier ist allgemeine Information, keine Rechtsberatung.
Ein Poolfahrzeug gehört allen, also kümmert sich niemand. Kleine Schäden werden nicht gemeldet, weil man sich nicht verdächtig machen will oder weil man annimmt, der Vorgänger habe es schon getan. Der nächste sieht die Delle, denkt „war schon so“ und fährt los. Nach zwei Wochen weiß keiner mehr, wann sie kam.
Das kostet auf drei Wegen. Ein Steinschlag in der Scheibe wird zum Riss, eine Schramme rostet. Mängel, die die Sicherheit betreffen, fallen erst bei der Prüfung oder in der Werkstatt auf. Und bei geleasten Fahrzeugen landet alles, was über normale Abnutzung hinausgeht, auf der Abrechnung bei der Rückgabe, Monate nachdem es passiert ist.
Für Fahrzeuge, die Beschäftigte im Betrieb fahren, gilt die Unfallverhütungsvorschrift DGUV Vorschrift 70. Ihr § 36 enthält zwei Pflichten für die Person am Steuer:
Für das Poolfahrzeug heißt das: Die Meldung an die nächste Person ist ausdrücklich vorgesehen. Bei einem Pool ohne persönliche Übergabe geht das nur über etwas, das die nächste Person auch sieht. Zettel unter dem Scheibenwischer, Eintrag im Fahrzeugheft oder an der Buchung.
Damit die Meldung ankommt, braucht es zwei Festlegungen, die ihr einmal trefft: an wen gemeldet wird (eine benannte Person mit Vertretung, nicht „die Verwaltung“) und wie (Telefon bei allem, was die Fahrt verhindert, sonst schriftlich). Beides gehört in die Nutzungsvereinbarung. Im kostenlosen Muster der Nutzungsvereinbarung für Poolfahrzeuge steht es in § 8, mit einem Feld für die Ansprechperson.
Wer einen Schaden verursacht hat, lässt sich im Nachhinein selten beweisen. Wann er entstanden ist, schon. Das Prinzip ist einfach: Der Schaden ist zwischen der letzten Übergabe, bei der er nicht notiert war, und der ersten, bei der er notiert ist, entstanden. Je enger diese beiden Zeitpunkte zusammenliegen, desto klarer ist die Zuordnung.
Dafür braucht es bei jeder Übernahme einen kurzen Blick ums Fahrzeug. Eine Minute reicht: einmal herumgehen, Stoßfänger, Türen, Spiegel, Scheiben, Reifen. Was auffällt und noch nicht bekannt ist, wird vor der Abfahrt notiert, mit Ort („Delle Stoßfänger hinten rechts“) und am besten mit einem Handyfoto. Wer das unterlässt, übernimmt den Schaden auf dem Papier.
Damit niemand jede alte Schramme neu aufschreiben muss, führt ihr die bekannten Schäden einmal pro Fahrzeug: eine Liste im Fahrzeugordner oder als Notiz an der Ressource. Bei der Übergabe wird nur Neues notiert. Wird ein Schaden repariert, fliegt er von der Liste.
Was die Übergabe sonst festhalten sollte, steht in der Checkliste zum Übergabeprotokoll. Als Blatt zum Ausdrucken, mit Skizze zum Ankreuzen, gibt es das Übergabeprotokoll als Vorlage.
Ein Unfall ist mehr als ein Schaden am Fahrzeug, weil oft Dritte beteiligt sind. Für die Person am Steuer gilt:
Die Organisation meldet den Schaden dann bei der Kfz-Versicherung. Die Fristen dafür stehen in den Versicherungsbedingungen. Wer zu spät meldet, riskiert Ärger mit der Regulierung. Deshalb gehört die Meldung an die Ansprechperson an denselben Tag, nicht an den nächsten Montag.
Für Schäden, die Beschäftigte bei einer betrieblichen Fahrt verursachen, gelten die Grundsätze des innerbetrieblichen Schadensausgleichs, die das Bundesarbeitsgericht entwickelt hat. Sie richten sich nach dem Grad des Verschuldens:
| Verschulden | Beispiel | Wer trägt den Schaden |
|---|---|---|
| Leichte Fahrlässigkeit | beim Rangieren den Poller übersehen, wie es jedem passieren kann | die Organisation |
| Mittlere Fahrlässigkeit | zu dicht aufgefahren, Ablenkung im Verkehr | in der Regel geteilt, abgewogen im Einzelfall |
| Grobe Fahrlässigkeit, Vorsatz | rote Ampel bewusst überfahren, Fahrt unter Alkohol | in der Regel die fahrende Person, bei einem krassen Missverhältnis zum Gehalt auch begrenzt |
Davon lässt sich vertraglich nicht zum Nachteil der Beschäftigten abweichen. Das BAG hat 2004 eine Klausel gekippt, nach der ein Mitarbeiter bis zur Selbstbeteiligung auch bei leichtester Fahrlässigkeit haften sollte (Urteil vom 5. Februar 2004, 8 AZR 91/03). Eine pauschale Selbstbeteiligung für jeden Schaden ist deshalb keine gute Idee. Wer eine vereinbaren will, beschränkt sie auf grob fahrlässig verursachte Schäden. So ist sie im Muster der Nutzungsvereinbarung angelegt. Für Beamtinnen und Beamte gilt § 48 Beamtenstatusgesetz, im Ergebnis ebenfalls Haftung nur bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit.
Und jetzt der Punkt, der beim Poolfahrzeug den Ausschlag gibt: Beweisen muss die Organisation. Nach § 619a BGB haftet ein Arbeitnehmer nur, wenn er die Pflichtverletzung zu vertreten hat, und das muss der Arbeitgeber darlegen. Lässt sich nicht klären, auf wessen Fahrt die Delle entstanden ist, bleibt der Schaden bei euch. Die Zuordnung aus dem vorigen Abschnitt ist also keine Bürokratie, sondern die Voraussetzung dafür, dass die Haftungsregeln überhaupt greifen.
Gibt es einen Betriebsrat, redet er bei Nutzungsregeln und Kontrollen mit. Bei konkreten Haftungsfragen fragt eine Fachanwältin oder einen Fachanwalt für Arbeitsrecht.
Eine Meldung pro Schaden. Sie passt auf ein Blatt im Fahrzeugordner, in ein Formular oder als Vorlage in eine E-Mail an die Ansprechperson.
| Feld | Eintrag |
|---|---|
| Fahrzeug (Kennzeichen) | |
| Datum und Uhrzeit, an dem der Schaden entdeckt wurde | |
| Entdeckt von | |
| Entdeckt bei | Übernahme / Rückgabe / während der Fahrt / auf dem Hof |
| Ort am Fahrzeug | z. B. Stoßfänger hinten rechts |
| Beschreibung | |
| Fotos gemacht? | ja / nein |
| Unfall mit Beteiligung Dritter? | ja / nein, wenn ja: Polizei, Aktenzeichen, Beteiligte |
| Fahrzeug weiter fahrbereit? | ja / nein, wenn nein: Fahrzeug gesperrt ab |
| Gemeldet an, am | |
| Erledigt (Reparatur, Versicherung, Klärung) |
Die letzte Zeile ist für die Ansprechperson. Eine Meldung ohne „erledigt“ ist ein offener Fall, und offene Fälle sammeln sich sonst unbemerkt im Ordner.
Dispoly verwaltet keine Schadensfälle und spricht nicht mit eurer Versicherung. Es sorgt dafür, dass die beiden Zeitpunkte, zwischen denen ein Schaden entstanden ist, an der Buchung stehen, mit Namen.
Schadensfrage bei Übernahme und Rückgabe. Unter „Übernahme & Rückgabe“ richtet ihr am Fahrzeug die Vorlage „Fahrtenbuch“ ein. Sie bringt das Feld „Schäden / Bemerkungen“ mit. Damit die Frage nicht übersprungen wird, legt ihr zusätzlich ein Feld vom Typ „Auswahl“ an, etwa „Neuer Schaden?“ mit Ja und Nein, setzt „Pflichtfeld“ und lasst es bei „Übernahme & Rückgabe“ abfragen. Ein Nein bei der Übernahme ist dann die schriftliche Aussage, dass beim Losfahren nichts Neues zu sehen war. Die anderen Fahrzeuge übernehmen das mit „Von Ressource kopieren“.
Logbuch statt Zettel. Jeder Eintrag steht im Logbuch des Fahrzeugs, mit dem Namen der Person, die eingetragen hat, und der Uhrzeit. Das Logbuch sehen alle Mitglieder eurer Organisation. Admins exportieren es über „Logbuch exportieren…“ als CSV oder Excel, eine Zeile pro Buchung mit „Fahrer/in“, „Übernommen am“ und der Antwort auf eure Schadensfrage. Wenn ihr eine Delle zuordnen wollt, sucht ihr dort die erste Rückgabe mit Ja.
Schaden ohne Buchung. Fällt ein Schaden auf dem Hof auf, ohne dass jemand gebucht hat, tragt ihr ihn als „Eintrag ohne Buchung“ ein oder über den QR-Aushang am Fahrzeug, mit Anlass „Sonstiges“ und einer Notiz.
Fahrzeug aus dem Verkehr ziehen. Muss der Wagen in die Werkstatt, legt ihr einen Sperrzeitraum mit Grund an, etwa „Werkstatt, Delle hinten rechts“. In der Zeit kann ihn niemand buchen, und wer es versucht, sieht den Grund.
Die Regeln, die vor dem ersten Schaden feststehen sollten, stellt ihr mit der Nutzungsvereinbarung für Poolfahrzeuge zusammen. Wer fahren darf, klärt der Beitrag Führerscheinkontrolle bei Poolfahrzeugen. Wie aus einzelnen Dienstwagen ein funktionierender Pool wird, beschreibt Firmenwagen im Team teilen. Die Funktion im Überblick zeigt die Lösungsseite zum Übergabeprotokoll.
Übernahme & Rückgabe ist in allen Tarifen enthalten, auch im Starter, ohne Aufpreis. Ausprobieren kostet nichts: kein Vertrag, keine Einrichtungsgebühr, 30 Tage kostenlos testen.