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Was in eurer Buchungsliste steckt: Doppelbuchungen, Auslastung und die Zeilen, die nicht stimmen
Dispoly Team
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Die Liste gibt es längst. Sie heißt Belegung_2026.xlsx oder steht als Kalender in Outlook, jemand pflegt sie seit Jahren, und alle finden sich darin zurecht.
Was niemand gemacht hat: sie einmal auswerten. Dabei steht in diesen Zeilen, wo sich Buchungen überschneiden, welche Ressource kaum jemand nutzt und an welchem Wochentag alles gleichzeitig passiert.
Dieser Beitrag zeigt, was ihr aus einer vorhandenen Liste herausholt, bevor ihr irgendetwas umstellt. Wie ihr Doppelbuchungen künftig verhindert, steht in Doppelbuchungen vermeiden. Hier geht es um den Blick zurück.
Eine Zeile je Buchung, darin mindestens die Ressource, der Beginn und das Ende. Eine Kopfzeile hilft, Pflicht ist sie nicht. Der Check erkennt die Spalten selbst und zeigt euch, was er als Ressource, Beginn und Ende gelesen hat. Stimmt etwas nicht, ordnet ihr die Spalte neu zu.
Für die Auswertung selbst gibt es den Belegungs-Check, kostenlos und ohne Anmeldung. Zeilen aus Excel oder Google Sheets kopieren und einfügen, oder die Datei importieren: .xlsx, CSV, Text oder der CSV-Export aus dem Outlook-Kalender, bis 5 MB und 2.000 Zeilen je Durchlauf. Die Auswertung läuft im Browser, hochgeladen wird nichts.
Wer lieber selbst rechnet, kann alles Folgende auch in Excel bauen. Es dauert nur länger.
Der offensichtliche Fall, und der unangenehmste: zwei Buchungen auf derselben Ressource zur selben Zeit. In einer gewachsenen Liste finden sich fast immer welche, meist aus Wochen, in denen zwei Personen parallel eingetragen haben. Endet die eine Buchung genau dann, wenn die andere beginnt, zählt das nicht als Überschneidung.
Interessant ist weniger die Zahl als das Muster. Häufen sich die Überschneidungen bei einer Ressource, ist sie entweder knapp oder die Zuständigkeit dafür ist unklar.
Der Check teilt je Ressource die belegte Zeit durch die verfügbare. Überschneidungen zählen dabei nur einmal, die Auslastung kann also nicht über 100 Prozent liegen. Ihr müsst entscheiden, was „verfügbar“ heißt: rund um die Uhr, oder nur werktags. Die Voreinstellung für Werktage ist Montag bis Freitag, 7 bis 19 Uhr.
Der Unterschied ist groß. Dieselben Buchungen ergeben rund um die Uhr vielleicht 9 Prozent Auslastung und werktags 25 Prozent. Für einen Seminarraum ist die zweite Zahl die ehrlichere, für ein Feuerwehrfahrzeug die erste.
Vergleicht die Zahlen deshalb nie mit fremden Werten, sondern nur untereinander: welche eurer Ressourcen läuft, welche steht.
Wenn der Transporter dienstags dreifach gefragt ist und freitags leer steht, braucht ihr kein zweites Fahrzeug, sondern eine andere Verteilung. Bei Hallen und Räumen ist das dasselbe Thema wie bei den Trainingszeiten.
Über die Monate seht ihr außerdem, ob eure Saison wirklich so läuft, wie alle annehmen.
Jede Liste hat sie: ein Ende vor dem Beginn, eine Buchung ohne Ressource, ein Tippfehler im Jahr, dieselbe Buchung zweimal eingetragen. Der Check meldet solche Zeilen mit einem Hinweis und zählt sie nicht mit. Einträge ohne Uhrzeit behandelt er als ganzen Tag, von 0 bis 24 Uhr. Der Filter „Nur Auffälligkeiten“ zeigt nur die Zeilen, die ihr klären müsst.
Das klingt nach Kleinkram. An genau diesen Zeilen scheitert aber später der Import in ein neues System.
Drei Einschränkungen, die ihr mitdenken solltet.
Die Liste kennt nur, was eingetragen wurde. Wer den Transporter spontan nimmt und nichts notiert, taucht nicht auf. Eine niedrige Auslastung kann also auch bedeuten, dass an der Liste vorbei gearbeitet wird.
Wenig genutzt heißt nicht überflüssig. Der Anhänger, der viermal im Jahr gebraucht wird, ist beim fünften Mal trotzdem Gold wert. Die Zahl ist ein Anlass zum Nachfragen, keine Entscheidung.
Fünf Zeilen sind keine Statistik. Für eine belastbare Aussage braucht ihr mindestens ein halbes Jahr.
Bevor ihr über ein neues System nachdenkt, lohnt sich ein Blick in das, was ihr schon habt. Die Prüfung kostet zwei Minuten, und sie liefert die Argumente, die ihr im Vorstand oder in der Verwaltung ohnehin braucht.
Wenn ihr danach umstellt, verschwindet zumindest ein Punkt von allein: In einem Belegungsplan kann dieselbe Ressource nicht zweimal zur selben Zeit gebucht werden. Welche Fragen ihr vor der Auswahl klären solltet, steht in Buchungssystem auswählen. Weitere Rechner und Vorlagen findet ihr bei den kostenlosen Tools.
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