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Wer nach dem Preis für eine Software zur Verwaltung von Poolfahrzeugen fragt, bekommt selten eine Zahl. Meist bekommt man eine Formel: so viel pro Fahrzeug, so viel pro Nutzer, dazu Hardware, Einrichtung und Laufzeit. Zwei Angebote mit 5 € und 49 € im Monat können am Ende fast gleich viel kosten oder um das Zehnfache auseinanderliegen.
Dieser Beitrag sortiert die gängigen Preismodelle, rechnet sie an einem Fuhrpark mit 15 Poolfahrzeugen durch und nennt Zahlen nur dort, wo ein Anbieter sie öffentlich angibt. Dazu gehört auch die Variante, die angeblich nichts kostet: Excel und Outlook.
Hinter „Fuhrpark-Software“ stecken drei sehr verschiedene Produkte, und der Preis hängt vor allem daran, welches ihr braucht:
Für einen Pool von 5 bis 30 Fahrzeugen ohne eigene Fuhrparkabteilung reichen meist die ersten beiden. Telematik ist ein eigenes Produkt mit eigenen Kosten, dazu weiter unten mehr.
Die Tabelle auf dem Laufwerk oder der geteilte Outlook-Kalender kosten keine Lizenz. Die Kosten stecken woanders:
Bei drei Fahrzeugen und einem kleinen Team ist Excel trotzdem oft die richtige Antwort. Ab etwa fünf Fahrzeugen und Leuten, die sich nicht täglich sehen, kippt es. Wie oft es in eurer Liste schon Überschneidungen gab, zeigt der kostenlose Belegungs-Check: Excel-Liste oder Outlook-Export einfügen, Doppelbuchungen und Auslastung je Fahrzeug sehen, bevor ihr irgendetwas kauft.
Ihr zahlt für jedes buchbare Fahrzeug einen festen Betrag im Monat. Die Rechnung ist einfach: Fahrzeuge mal Preis.
Ein Beispiel mit öffentlichen Preisen ist anny. Dort kostet eine Ressource je nach Tarif 5 €, 10 € oder 15 € im Monat, bei jährlicher Zahlung 4 €, 8 € oder 12 €, jeweils zuzüglich Mehrwertsteuer. Bis zu fünf Ressourcen sind im Starter-Tarif kostenlos (Quelle: Preisseite von anny, Stand Oktober 2026). 15 Poolfahrzeuge kosten damit bei monatlicher Zahlung zwischen 75 € und 225 € im Monat.
Passt gut, wenn ihr wenige Fahrzeuge habt und die Zahl stabil bleibt. Unter einer Freigrenze kann es sogar kostenlos sein.
Achtet darauf, ob Räume, Anhänger und Ladeplätze genauso zählen wie Fahrzeuge, ob es Sonderpreise für Untereinheiten gibt und ab welcher Zahl ein individuelles Angebot nötig wird. Jedes neue Fahrzeug erhöht den Preis.
Wie das im direkten Vergleich mit einem Pauschaltarif aussieht, rechnet Dispoly vs. anny durch.
Ihr zahlt für jede Person mit Zugang. Bei Fuhrparks ist das selten ideal, weil die Zahl der Fahrenden fast immer viel größer ist als die Zahl der Fahrzeuge. 40 Beschäftigte, die sich 10 Fahrzeuge teilen, sind 40 Lizenzen.
Passt gut, wenn nur wenige Leute buchen, etwa eine Disposition, die für alle anderen einträgt.
Achtet darauf, wer genau als Nutzer zählt: jede Person, die einmal im Jahr bucht, oder nur die, die verwaltet? Können Gelegenheitsfahrer ohne Konto buchen? Sonst wächst der Preis mit jeder Einstellung.
Ihr zahlt einen festen Monatspreis für einen Tarif mit Obergrenzen, etwa für die Zahl der Ressourcen, Standorte und Konten. Innerhalb der Grenze kostet ein zusätzliches Fahrzeug nichts.
So rechnet Dispoly ab:
| Tarif | Preis pro Monat | bei jährlicher Zahlung | Ressourcen | Standorte | Mitglieder |
|---|---|---|---|---|---|
| Starter | 19 € | 16 € pro Monat (190 € im Jahr) | 25 | 1 | 50 |
| Team | 49 € | 41 € pro Monat (490 € im Jahr) | 50 | 5 | 200 |
| Business | 99 € | 83 € pro Monat (990 € im Jahr) | 250 | 25 | 1.000 |
| Enterprise | individuell | unbegrenzt | unbegrenzt | unbegrenzt |
Mitglieder sind Konten in eurer Organisation. Wer über den Buchungslink oder den QR-Code am Schlüsselkasten bucht, braucht kein Konto und zählt nicht mit.
Passt gut, wenn ihr mehr als eine Handvoll Ressourcen habt oder Fahrzeuge, Räume und Geräte zusammen verwalten wollt.
Achtet darauf, wo die Grenzen liegen und was beim Sprung in den nächsten Tarif passiert. Bei Dispoly ist das der zweite Standort, die 26. Ressource oder das 51. Konto: Dann geht es von 19 € auf 49 €.
Hier wird in jedes Fahrzeug ein Gerät eingebaut oder in die OBD-Buchse gesteckt. Es zeichnet Fahrten automatisch auf, oft mit Position und Strecke. Abgerechnet wird meist pro Fahrzeug und Monat, dazu kommen Hardware, gegebenenfalls Einbau und eine Vertragslaufzeit. Viele Anbieter nennen ihre Preise nur auf Anfrage, deshalb steht hier keine Spanne.
Passt gut, wenn ihr Fahrten automatisch aufzeichnen müsst, etwa für Fahrzeuge mit Privatnutzung, oder wenn ihr Standorte in Echtzeit braucht, etwa in der Disposition von Servicefahrzeugen.
Achtet darauf, dass Ortung von Fahrzeugen, die Beschäftigte fahren, ihr Verhalten überwachen kann. Gibt es einen Betriebsrat, hat er nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG mitzubestimmen. Und eine Box zeigt, wo ein Auto ist, aber nicht, wer es nächsten Dienstag braucht. Für die Buchung braucht ihr meist trotzdem einen Kalender.
| Modell | Was zählt | 15 Fahrzeuge, ein Standort |
|---|---|---|
| Excel, Outlook | nichts | keine Lizenz, dafür Arbeitszeit und kein Nachweis |
| Pro Ressource | jedes Fahrzeug | Beispiel anny: 75 € bis 225 € im Monat |
| Pro Nutzer | jede Person mit Konto | hängt an der Zahl der Fahrenden, nicht der Fahrzeuge |
| Pauschal | Tarif nach Größe | Beispiel Dispoly Starter: 19 € im Monat |
| Telematik | jedes Fahrzeug plus Hardware | meist auf Anfrage |
Die Zahlen sagen nichts über den Funktionsumfang. Sie zeigen, wie verschieden die Modelle bei derselben Flotte ausfallen.
In jedem Tarif, auch im Starter: Echtzeit-Kalender ohne Doppelbuchungen, Buchung per Link und QR-Code ohne Konto, Freigabe-Workflow, Sperrzeiten, Kalender-Feeds für Google, Outlook und Apple, Import und Export als CSV und Excel. Dazu „Übernahme & Rückgabe“ mit Kilometerstand: Der letzte Stand ist vorbelegt, die gefahrene Strecke rechnet Dispoly selbst aus, und das Logbuch zeigt je Fahrzeug und Monat Kilometer und Fahrten. Fehlt eine Rückgabe, erinnert Dispoly auf Wunsch per E-Mail.
Ab dem Team-Tarif kommen eigene Buchungsfelder dazu, etwa Kostenstelle oder Auftragsnummer.
Den direkten Vergleich mit einem Anbieter, der pro Ressource abrechnet, findet ihr in Dispoly vs. anny. Wie der Umstieg von Excel und Schlüsselbrett aussieht, steht in Poolfahrzeuge verwalten, wer fahren darf, in Führerscheinkontrolle bei Poolfahrzeugen. Die Funktionen zeigt die Lösungsseite für Fuhrparks, alle Tarife die Preisseite.
Übernahme & Rückgabe ist in allen Tarifen enthalten, auch im Starter, ohne Aufpreis. Ausprobieren kostet nichts: kein Vertrag, keine Einrichtungsgebühr, 30 Tage kostenlos testen.