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Reifenwechsel, Inspektion, HU: Werkstatttermine für Poolfahrzeuge einplanen
Dispoly Team
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Anfang November ruft die Werkstatt zurück: Reifenwechsel für den Caddy am Donnerstag, Abgabe um 8 Uhr, Abholung ab 15 Uhr. Wer den Termin vereinbart hat, schreibt ihn in den eigenen Kalender. Im Buchungsplan steht er nicht. Am Donnerstag um 7:30 Uhr steht ein Kollege mit seiner Buchung am Schlüsselkasten, und der Schlüssel ist schon weg.
Werkstatttermine sind planbar. Sie kommen jedes Jahr wieder, die meisten kennt ihr Wochen vorher. Sie verursachen trotzdem einen guten Teil der Ausfälle im Fahrzeugpool, weil sie in einem anderen Kalender stehen als die Buchungen. Dieser Beitrag zeigt, welche Termine bei einem Poolfahrzeug anfallen, wie ihr sie bündelt und wie sie in den Plan kommen, aus dem gebucht wird.
| Termin | Rhythmus | Grundlage |
|---|---|---|
| Reifenwechsel | zweimal im Jahr, im Herbst und im Frühjahr | Winterreifen bei winterlichen Straßenverhältnissen, § 2 Abs. 3a StVO |
| Inspektion | nach Serviceplan des Herstellers, meist jährlich oder nach Kilometern | Herstellerangaben, oft Bedingung für Garantie und Leasing |
| Hauptuntersuchung (HU) | bei Pkw alle 24 Monate, beim Neuwagen erstmals nach 36 Monaten | § 29 StVZO |
| UVV-Prüfung | mindestens einmal im Jahr | DGUV Vorschrift 70, § 57 |
| Reinigung, Aufbereitung | nach eurer Regel, etwa wöchentlich | intern |
Dazu kommen die Termine, die niemand plant: der Steinschlag in der Scheibe, die Warnleuchte, der Schaden nach einer Fahrt. Wie ihr den meldet und der richtigen Fahrt zuordnet, steht im Beitrag zum Schaden am Poolfahrzeug.
Winterreifen. Eine feste Pflicht ab einem Datum gibt es nicht. Bei Glatteis, Schneeglätte, Schneematsch, Eis- oder Reifglätte darf nur fahren, wer Reifen mit dem Alpine-Symbol (Bergpiktogramm mit Schneeflocke) drauf hat. Reifen nur mit M+S-Kennzeichnung reichen seit dem 1. Oktober 2024 nicht mehr. Bei einem Poolfahrzeug trifft das nicht nur die Person am Steuer. Auch der Halter darf die Fahrt nicht zulassen, und das ist der Betrieb. Die Faustregel „von O bis O“, also Oktober bis Ostern, ist deshalb für einen Pool der praktische Weg.
UVV-Prüfung. Die DGUV Vorschrift 70 verlangt, dass Fahrzeuge, die Beschäftigte im Betrieb fahren, mindestens einmal im Jahr von einer sachkundigen Person auf ihren betriebssicheren Zustand geprüft werden. Viele Werkstätten bieten das an. Das Ergebnis wird schriftlich festgehalten.
Jeder Werkstatttermin kostet zweimal: die Zeit in der Werkstatt und die Fahrten hin und zurück. Wer bündelt, nimmt das Fahrzeug seltener aus dem Pool.
Ein Werkstatttermin, der nur im Kalender der Person steht, die ihn vereinbart hat, schützt das Fahrzeug nicht. Er muss in den Plan, in dem die anderen buchen. Dort sollte er den Zeitraum sperren und nicht bloß als Notiz danebenstehen.
Großzügig eintragen. Die Werkstatt sagt „Abholung ab 15 Uhr“. Das heißt in der Praxis oft 16 Uhr, und dann muss noch jemand hinfahren. Sperrt beim Reifenwechsel lieber den ganzen Tag. Wer weiß, dass die eigene Werkstatt pünktlich ist, sperrt bis zum frühen Nachmittag.
Den Grund dazuschreiben. „Werkstatt: Reifenwechsel“ erklärt allen, warum der Wagen fehlt, und beantwortet die Nachfrage, bevor sie kommt. Schreibt nichts hinein, was nicht alle lesen sollen. Der Grund ist für jeden sichtbar, der buchen will.
Wiederkehrendes als Serie. Die Wäsche am Freitagnachmittag oder die Innenreinigung am Montagmorgen tragt ihr einmal als wiederkehrenden Termin ein, nicht jede Woche neu.
Wer schon gebucht hat. Den Termin für den Reifenwechsel bekommt ihr selten zu einem Zeitpunkt, an dem das Fahrzeug frei ist. Schaut vor dem Eintragen nach, wer in dem Zeitraum gebucht hat, und meldet euch bei der Person, bevor sie am Schlüsselkasten steht. Am besten mit einem Ersatz: „Der Caddy ist Donnerstag in der Werkstatt, du kannst den Golf haben.“
Ein Buchungsplan zeigt, wann ein Fahrzeug weg ist. Wann die nächste HU fällig ist, weiß er nicht von selbst. Dafür reicht eine kurze Liste, eine Zeile je Fahrzeug:
| Fahrzeug | HU fällig | UVV fällig | Nächste Inspektion | Reifen eingelagert bei |
|---|---|---|---|---|
| Caddy HB-XY 123 | 05/2027 | 11/2026 | 60.000 km oder 03/2027 | Autohaus Meyer |
Die HU steht auf der Plakette am hinteren Kennzeichen und im Fahrzeugschein, die Inspektion im Serviceheft oder im Bordcomputer. Legt die Liste dorthin, wo ihr auch die Fahrzeugdaten pflegt, und geht sie einmal im Monat durch. Die Inspektion nach Kilometern erwischt ihr nur, wenn ihr den aktuellen Kilometerstand kennt. Bei einem Fahrzeug, das jeden Tag jemand anderes fährt, kennt den meistens niemand.
Sperrzeit statt Notiz. Unter „Sperrzeiträume“ legt ihr den Werkstatttermin mit „Sperrzeitraum hinzufügen“ an: Fahrzeug unter „Ressourcen auswählen“ wählen, Zeitraum eintragen, auf Wunsch „Ganztägig“. Ins Feld „Grund“ schreibt ihr „Werkstatt: Reifenwechsel“. Ein Sperrzeitraum kann mehrere Fahrzeuge zugleich sperren, das ist praktisch, wenn zwei Wagen am selben Tag zum Wechsel gehen.
Was die Sperrzeit bewirkt. In dem Zeitraum lässt sich das Fahrzeug nicht mehr buchen, weder von Mitgliedern in Dispoly noch von Gästen über eine Buchungsseite. Wer es versucht, sieht „Der Zeitraum fällt in eine Sperrzeit“ und den Grund dazu. Offene Anfragen, die in den Zeitraum fallen, tragen den Hinweis „Fällt in eine Sperrzeit“ und lassen sich nicht freigeben, solange die Sperre besteht.
Bestehende Buchungen bleiben stehen. Eine Sperrzeit storniert nichts und warnt beim Anlegen nicht vor Buchungen im selben Zeitraum. Schaut deshalb vorher unter „Reservierungen“ oder in der Wochenansicht nach, wer das Fahrzeug an dem Tag hat, und klärt das mit der Person.
Wöchentliches als Serie. Für die Reinigung jeden Freitag stellt ihr unter „Wiederholung“ auf „Wöchentlich“, wählt den Wochentag und setzt „Wiederholen bis“, höchstens zwei Jahre im Voraus. Mehr dazu im Beitrag Wiederkehrende Sperrzeiten anlegen. Eine Wiederholung im Jahres- oder Zweijahresrhythmus gibt es nicht, HU und UVV-Prüfung tragt ihr deshalb als einzelne Sperrzeiten ein, sobald der Termin steht.
Die Fahrt zur Werkstatt. Wer das Fahrzeug während der Sperrzeit zur Werkstatt bringt, fährt ohne Buchung. Erfasst ihr den Kilometerstand bei Übernahme und Rückgabe, zeigt das Logbuch die Strecke danach als Kilometer ohne Buchung. Mit „Eintrag ohne Buchung“ und dem Anlass „Werkstatt“ tragt ihr den Stand nach, auch über den QR-Aushang im Fahrzeug. Dann ist die Lücke erklärt, und der aktuelle Kilometerstand für die nächste Inspektion steht im Logbuch. Wie die Erfassung funktioniert, steht im Beitrag Kilometerstand per QR-Code erfassen.
Wie ein Pool insgesamt aufgesetzt wird, von den Regeln bis zur Einführung, steht im Leitfaden Poolfahrzeuge organisieren. Wer den Zustand bei jeder Übergabe festhalten will, nimmt das kostenlose Übergabeprotokoll. Wer gerade erst von Excel oder Zuruf weg will, fängt bei Poolfahrzeuge verwalten an. Die Funktionen im Überblick zeigt die Lösungsseite Fuhrpark.
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