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Poolfahrzeug in Outlook buchen: Ressourcenpostfach einrichten und wo es aufhört
Dispoly Team
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Fast jedes Büro hat Outlook, also landet das Poolfahrzeug irgendwann dort. Meist als geteilter Kalender, in den jeder „Caddy, Kunde Meier“ einträgt. Der zeigt Termine, verhindert aber nichts: Zwei Einträge für denselben Vormittag stehen friedlich nebeneinander, und wer zuerst am Schlüsselkasten ist, fährt.
Es geht besser, und zwar mit Bordmitteln. Microsoft 365 kennt Ressourcenpostfächer, die Buchungen selbst annehmen oder ablehnen. Dieser Beitrag zeigt, wie ihr ein Fahrzeug so anlegt, welche Voreinstellungen bei Fahrzeugen stören und wo Outlook für einen Fuhrpark an seine Grenzen kommt.
Ein geteilter Kalender ist ein normaler Kalender, auf den mehrere Leute Schreibrechte haben. Er prüft nichts. Jeder Eintrag ist gleich gültig, auch der doppelte.
Ein Ressourcenpostfach ist ein eigenes Postfach für das Fahrzeug. Ihr ladet es zu einem Termin ein wie eine Kollegin, und es antwortet selbst: Ist der Zeitraum frei, nimmt es an. Ist er belegt, lehnt es ab. Exchange unterscheidet zwei Arten: Raumpostfächer für Besprechungsräume und Ausstattungspostfächer für alles, was keinen festen Ort hat. Microsoft nennt als Beispiel ausdrücklich den Firmenwagen. Für ein Poolfahrzeug ist das Ausstattungspostfach richtig.
Das Postfach selbst braucht keine eigene Lizenz. Buchen kann aber nur, wer ein Postfach in eurem Microsoft 365 hat. Darauf kommen wir weiter unten zurück.
Das macht, wer bei euch Microsoft 365 verwaltet, im Exchange Admin Center:
Gebucht wird danach in Outlook wie ein Termin: neuen Termin anlegen, Zeitraum eintragen, das Fahrzeug über seinen Namen als Teilnehmer einladen, senden. Die Antwort kommt nach wenigen Sekunden als Zusage oder Absage. Die Raumsuche hilft dabei nicht, sie zeigt nur Räume.
Ressourcenpostfächer sind für Besprechungsräume gebaut. Drei Standardwerte passen deshalb nicht zu Fahrzeugen.
Höchstdauer 24 Stunden. Eine Buchung darf ab Werk höchstens einen Tag dauern. Die Dienstreise von Montag bis Mittwoch wird automatisch abgelehnt, ohne dass jemand versteht, warum. Setzt die maximale Dauer auf einen Wert, der zu euren längsten Fahrten passt.
Betreff und Text werden gelöscht. Nimmt das Postfach eine Anfrage automatisch an, ersetzt es den Betreff im Fahrzeugkalender durch den Namen der buchenden Person und entfernt den Text der Einladung. Aus „Baustelle Oldenburg, Material abholen“ wird „Jana Krüger“. Wohin die Fahrt geht, sieht im Fahrzeugkalender danach niemand mehr. Das lässt sich nur per PowerShell abschalten:
Set-CalendarProcessing -Identity "caddy@eure-firma.de" -AddOrganizerToSubject $false -DeleteSubject $false -DeleteComments $false -MaximumDurationInMinutes 4320
Die 4320 Minuten im Beispiel sind drei Tage. Damit die Kolleginnen den Betreff auch sehen, braucht der Fahrzeugkalender außerdem eine Freigabe, die mehr als nur „frei/gebucht“ zeigt. Ab Werk sehen andere nur die Verfügbarkeit.
180 Tage im Voraus. Weiter in der Zukunft nimmt das Fahrzeug nichts an. Für die meisten Fuhrparks ist das in Ordnung. Wer den Transporter für das Sommerfest im nächsten Juli blocken will, muss das Buchungsfenster vergrößern.
Für den Kleinwagen reicht die automatische Annahme. Für den Transporter, den nur bestimmte Leute fahren sollen, tragt ihr einen Buchungsdelegaten ein. Dann geht jede Anfrage an diese Person, und sie nimmt an oder lehnt ab. Bei mehreren Delegaten reicht die Antwort von einem.
Exchange kann auch festlegen, dass nur bestimmte Personen oder Gruppen ein Fahrzeug buchen dürfen. Das ist per PowerShell möglich und eine echte Stärke von Outlook: Ein Fahrzeug, das nur der Bautrupp nutzen soll, lehnt Anfragen von allen anderen ab.
Das Ressourcenpostfach löst das Problem der Doppelbuchung. Für den Rest des Fuhrparks ist es nicht gebaut.
Wenn euch nur Doppelbuchungen stören und alle Fahrerinnen und Fahrer ein Postfach haben, reicht Outlook. Ein Ressourcenpostfach ist in zehn Minuten angelegt und kostet nichts extra.
Dispoly ersetzt das Ressourcenpostfach, nicht Outlook. Gebucht wird in Dispoly, angezeigt wird weiter im eigenen Kalender.
Buchen ohne Postfach. Mitglieder eurer Organisation buchen in Dispoly. Wer kein Konto hat, bucht über eine Buchungsseite oder den QR-Code am Schlüsselkasten. Eine Lizenz pro Person gibt es nicht, die Preise sind pauschal.
Keine Doppelbuchung. Dispoly lehnt eine zweite Buchung auf einem belegten Zeitraum ab, wie das Ressourcenpostfach. Eine Buchung darf bis zu 90 Tage dauern und bis zu zwei Jahre im Voraus liegen, die Dienstreise über drei Tage geht also ohne Umstellung durch.
Freigabe. Neue Kategorien sind mit „Admin-Freigabe für Reservierungen erforderlich“ angelegt. Pro Fahrzeug lässt sich das unter „Genehmigung erforderlich“ übersteuern, etwa „Automatisch genehmigen“ für den Kleinwagen. Buchungsrechte nur für eine bestimmte Gruppe, wie Exchange sie kann, gibt es in Dispoly nicht. Jedes Mitglied kann jedes Fahrzeug anfragen, gesteuert wird über die Freigabe.
Kilometerstand bei Übernahme und Rückgabe. Unter „Übernahme & Rückgabe“ legt ihr fest, was beim Abholen und Zurückbringen abgefragt wird: den Kilometerstand und eigene Felder wie Tankstand, Schäden oder wer tatsächlich gefahren ist. Im Logbuch-Export steht die fahrende Person in einer eigenen Spalte „Fahrer/in“, getrennt von „Gebucht von“. Wer am Fahrzeug den QR-Code scannt, trägt den Zählerstand ohne Anmeldung ein. Wie das im Alltag aussieht, steht im Beitrag Kilometerstand per QR-Code erfassen.
Weiter in Outlook sehen. Jedes Fahrzeug hat einen Kalender-Feed. Auf der Detailseite „Kalender-Feed aktivieren“, den Link kopieren und in Outlook über Kalender hinzufügen und Aus dem Internet abonnieren einfügen. Die Daten fließen nur in diese Richtung: Ein Termin, den jemand in Outlook anlegt, landet nicht in Dispoly. Outlook aktualisiert abonnierte Kalender mehrmals am Tag, nicht sofort. Die Einzelheiten stehen im Beitrag Kalender-Sync einrichten.
Umzug. Die bisherigen Buchungen könnt ihr aus dem klassischen Outlook für Windows als CSV exportieren und im Belegungs-Check prüfen. Der erkennt die Spalten aus dem Outlook-Export, zeigt Doppelbuchungen und legt ein Blatt „Dispoly-Import“ an, das ihr unter „Reservierungen importieren“ hochladet.
Wer noch zwischen Excel, Outlook und einer eigenen Lösung abwägt, fängt bei Poolfahrzeuge verwalten an. Was eine Software für den Fuhrpark kosten darf, rechnet der Beitrag Was kostet Poolfahrzeug-Software? durch. Wer festhalten will, wer fahren darf, findet die Nutzungsvereinbarung für Poolfahrzeuge als Vorlage. Die Funktionen im Überblick zeigt die Lösungsseite Fuhrpark.
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